Organiser son travail : comment certaines personnes font en 24h plus que la plupart d’entre nous en une semaine ?

Cet article est une traduction libre d’un article de Suzanne Gelb publié sur le site The Muse.

J’ai pas envie de bosser aujourd’hui, 8 astuces pour vaincre la procrastination

Il y a des jours comme ça, des jours où vous n’avez vraiment pas envie de travailler. Vous êtes devant votre ordinateur bien sûr, mais il est 11h45 et vous avez déjà regardé 29 vidéos sur youtube et toujours pas ouvert votre boîte mail. Évidemment si vous êtes freelance, c’est d’autant plus difficile que personne n’est payé pour vous tirer du lit ou pour vérifier si vous travaillez sur ce projet ultra-urgent que vous auriez dû terminer avant-hier. Alors voici quelques petits trucs à mettre en oeuvre qui devraient vous aider à lutter contre le côté obscur de la force…

1. Si vous êtes fatigué, dormez une heure de plus

Si la raison de votre démotivation est le manque de sommeil, au lieu de snoozer votre réveil toutes les 10 minutes pendant 2h30, accordez-vous une heure de vrai sommeil en plus, ça pourrait bien sauver votre journée.

2. Commencez par vos priorités pour terminer votre journée plus rapidement

Si vous n’avez pas envie de travailler, rien ne sert de vous fixer des objectifs déments. Demandez-vous quelles sont les trois tâches prioritaires à faire impérativement aujourd’hui. Dites-vous qu’une fois ces 3 tâches terminées, vous pourrez partir faire autre chose. Avec un peu de chance, la sensation de productivité générée par l’accomplissement de ces tâches, vous remotivera pour le reste.

3. Commencez par quelque chose que vous avez envie de faire

Commencez par quelque chose qui vous amuse ou au moins qui ne vous rebute pas. Même si ça pourrait attendre la semaine prochaine,  accordez-vous de passer du temps sur quelque chose qui vous fait un minimum plaisir ou au moins qui ne vous demande pas beaucoup d’énergie.

4. Allez faire un tour

Rien ne sert de rester planté devant son ordi si c’est pour traîner sur Facebook ou lire l’intégralité des tweets publiés au cours des deux dernières années. Si vraiment vous n’arrivez pas à vous y mettre, allez faire un tour, lisez un livre, faites du sport, regardez une série, allez déjeuner avec un copain. Ça vous libérera un peu l’esprit et vous serez très probablement plus à même de vous mettre au travail en revenant.

5. Demandez-vous pourquoi vous n’avez pas envie de travailler

Il y a peut-être une raison, trouvez-la et essayez de la relativiser. Si vous êtes fatigués, faites une sieste, dites-vous que le week-end n’est pas loin, si la mission vous embête, dites-vous qu’elle finira bien par se terminer, pensez à ce qu’elle  vous apportera, si c’est une tâche qui vous rebute, débarrassez-en vous très vite et en premier et offrez-vous une récompense quand vous aurez terminé.

6. Allégez votre journée

Parfois on n’a pas envie de travailler parce qu’on est débordé et qu’on ne sait pas par où commencer. Étudiez vos éventuels rendez-vous de la journée, ce que vous aviez prévu de faire et supprimez ce qui n’est pas indispensable, reportez ce que vous pouvez reporter et déléguez ce que vous pouvez déléguer. Repriorisez vos tâches, concentrez-vous sur l’essentiel, sur ce qui va vous apporter d’une manière ou d’une autre et ne perdez pas de temps en actions inutiles.

7. Changez d’environnement de travail

Allez travailler dans une bibliothèque, un espace de coworking ou même un café. Voir des gens travailler autour de vous sera motivant et vous aurez accès à moins de distractions que chez vous.

 8. Partez en vacances.

Quand on est freelance, surtout quand on commence, on a du mal à faire la part entre le privé et le pro, on travaille tout le temps, on ne s’arrête jamais, on travaille le soir, le week-end, les jours fériés, on n’ose jamais rien refuser et on ne prend jamais de vacances. C’est une mauvaise idée. Faire un burn-out au bout de six mois ne va pas vous aider à vous lancer, alors si vous n’arrivez plus à vous motiver, que vous vous sentez fatigué, débordé et que votre motivation a rejoint votre moral dans vos chaussettes, prévoyez des vacances. Prenez votre journée si vous pouvez, mais surtout bloquez-vous deux semaines à la fin de cette mission, prenez des billets, réservez un séjour non annulable. La perspective des vacances, même s’il vous faudra attendre quelques temps vous remotivera.

Et vous ? Vous avez d’autres astuces à proposer ?

8 conseils pour avoir toujours une longueur d’avance dans votre travail

Traduction d’un article que j’ai trouvé très intéressant sur Timemanagementninja.

Être en retard dans son travail n’a rien d’agréable. Louper ses deadlines, arriver à un rendez-vous sans avoir eu le temps de le préparer, voir sa liste de projets inachevés s’agrandir, génère beaucoup de stress au quotidien. On finit par passer plus de temps à stresser sur son retard qu’à travailler pour effectivement le rattraper. Comment faire pour y remédier ?

L’idée c’est de ne pas passer ses journées à réagir à ce qui vous tombe dessus, à enchainer les urgences parce que vous êtes en retard sur tout sans planifier la suite, c’est un cercle vicieux. Pour gagner du temps, il faut commencer par en perdre pour planifier votre travail et anticiper le déroulement de vos journées.

Voilà 8 conseils pour avoir toujours une longueur d’avance sur votre travail :

  1. Planifiez votre journée avant de la commencer
  2. Mettez-vous des deadlines avant la vraie deadline pour chaque projet, de manière à toujours avoir pour objectif d’avoir terminé en avance. 
  3. Tous les matins, prenez votre to-do liste et faites immédiatement une tâche que vous n’avez aucune envie de faire. 
  4. Forcez-vous à accomplir rapidement la première tâche ou étape d’un projet, sans la repousser. C’est la première la plus difficile. 
  5. Faites du sport avant de commencer à travailler. Nous n’aurez jamais le courage après. 
  6. Bloquez vous 1h pour préparer vos rendez-vous la veille du rendez-vous en question. 
  7. Forcez-vous à terminer la semaine en ayant traité 100% de vos emails. 
  8. Quand votre journée vous semble terminée, regardez ce que vous pouvez faire pour avancer votre travail du lendemain. 

Le plus difficile c’est de se lancer, bon courage !

Lire l’article en VO

Crédit photo : Sean MacEntee sur Flickr. 

Les applications indispensables au bon freelance

Article rédigé par Marthe-Camille CHARLES 
Suivez @marthecamille sur Twitter ou allez faire un tour sur  son site. 

marthe_Camille_charles

Depuis que je suis freelance, je suis confrontée à un dilemme : profiter de la liberté de free pour assister à des conférences, des festivals et rencontres dans mon secteur, tout en restant productive et réactive lors des demandes des clients.

J’ai la plupart du temps mon ordinateur avec moi, mais il n’y a pas de réseau WIFI partout, et il faut que je puisse accéder à tout mon matériel pour répondre en un temps trois mouvements. La solution ? Mon Iphone est devenu mon couteau suisse grâce à des applications qui me sont maintenant indispensables.

Emporter son bureau partout avec soi

L’application dont je ne pourrais plus me passer, c’est Dropbox. J’y mets absolument toute ma vie professionnelle, que ça soit les documents clients, les visuels à utiliser, mes aussi mes devis, mes factures, et mes suivis de charges pour être toujours à jour en temps réel. J’utilise en parallèle Excel, Word et Powerpoint (totalement gratuits via l’Apple Store – non négligeable pour les free ;)), pour pouvoir modifier mes documents et faire des updates de dernière minute si j’ai une demande client urgente et que je ne suis pas chez moi.

Lorsque je travaille en coworking ou dans un café, j’ai parfois moins la notion du temps que lorsque je suis bien concentrée chez moi. Je suis toujours la Pomodoro Technique, mais comme je n’ai pas ma fameuse pomme d’or à portée de main, j’utilise l’application Toggl Timer qui me permet de me chronométrer pour mes taches et d’estimer le temps passé pour chaque client.

Et puis parce-que les déplacements en région parisienne sont toujours synonymes de métro et d’attente, j’en profite pour continuer ma veille clients avec mes applications e-réputation Alerti et Mention, mais aussi ma veille perso avec Hootsuite, Tweetdeck, Netvibes et Buzzfeed.

Les applications photo pour booster vos visuels d’un coup de baguette magique

Avant, j’avais toujours une bonne dizaine d’applications photos sur mon Iphone, sans me servir de toutes, mais juste « au cas où ». Lorsque l’on est freelance, on apprend rapidement à optimiser son temps et la notion de productivité prend alors tout son sens. Aujourd’hui je n’ai conservé que 5 applications, mais je les utilise quotidiennement !

Photoshop (ici aussi gratuit sur l’Apple Store), pour toutes les retouches un peu poussées que je ne peux pas faire avec les applications plus « automatiques ». En quelques clics j’ai le résultat souhaité et je peux passer aux autres applications pour les détails. J’utilise toujours Moldiv pour les montages et les assemblages : c’est simple à utiliser, et il n’y a pas de cadres délirants que l’on ne peut pas assumer après :)

Pour l’ajout de filtres et de wording, mes deux chouchous : Afterlight pour les filtres et les couleurs, et Typic pour les ajouts de picto et de textes. Après ça je suis sûre que mon visuel est fin prêt ! Il ne me reste plus qu’à le passer sur Whitagram si le format ne convient pas à Instagram, et le tour est joué.

Les spéciales Community Manager

Pour le community manager, plus que pour n’importe quel freelance, il faut pouvoir être réactif aux demandes des clients. Entre nous, tout le monde se fiche de savoir si vous êtes chez vous ou en bord de mer, du moment que le travail est fait, et bien fait. Pour m’aider, j’utilise bien sûr les applications natives des réseaux sociaux, mais aussi des applis spécialisées dont je ne peux plus me passer.

Pages me permet de gérer les fan pages de mes clients, de publier et programmer des contenus, mais aussi de me charger de la modération en temps réel.

Buffer me permet de programmer mes posts Twitter sans rogner la photo, et grâce à Latergramme je planifie mes posts Instagram (même si je dois ensuite confirmer la publication par mail). Et là encore j’utilise Hootsuite et Tweetdeck pour le suivi !

Et vous, quelles sont vos applications coups de coeur ?

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Stop à la bureaucratie ! La hausse des inefficacités dans l’entreprise

Parce qu’on l’a trouvé particulièrement intéressant, ci-dessous un résumé en français d’un article en anglaisDecluttering the company, lu sur economist.com.

Peter Drucker disait que « la tâche d’un manager consiste principalement à rendre le travail difficile pour les autres ». Les employés subissent trop de désordre et d’inefficacité, de réunions sans fin et de reportings inutiles qui les empêchent d’accomplir correctement leur travail. Depuis cinquante ans, on améliore sans cesse l’efficacité dans les usines qu’on a rendues « lean », il est temps de faire de même dans les bureaux.

De plus en plus de complexité

Selon une étude du BCG (Boston Consulting Group) la complexité des organisations a été multipliée par 6 sur les 50 dernières années. Alors que 4 ou 5 critères-clé suffisaient autrefois à mesurer la performance, il en faut aujourd’hui entre 25 et 40 pour juger une entreprise « performante », suite à la multiplication de nouveaux critères de performance comme le respect de l’environnement, la diversité culturelle etc.

Le temps perdu en réunions

Bain&Company a démontré de son côté que dans les grandes entreprises, les managers passent 15% de leur temps de travail en réunion et que ce pourcentage ne fait qu’augmenter. La plupart de ces réunions n’ont pas d’objectifs précis.

L‘explosion du nombre d’emails

La gestion des e-mails constitue la troisième source d’inefficacité dans les entreprises.  Le nombre de messages reçus par les managers est passé de 1000/an en moyenne à 30 000 depuis 1970. Chaque e-mail exige une réaction de la part de celui qui le reçoit, soit une perte de temps monumentale en 30 ans.

Un problème sans solution ? 

Bien entendu, une partie des ralentissements et inefficacités des systèmes est inévitable et parfois la complexité est la rançon du succès. Une entreprise de 30000 salariés ne pourra jamais avoir la simplicité de fonctionnement d’une TPE. Ces dysfonctionnements pèsent cependant sur la productivité et sur le moral des salariés qui les subissent. Là encore, des études montrent que ce genre de blocages limite la créativité et la motivation dans l’entreprise.

Quelles sont les solutions ? Les grandes entreprises doivent régulièrement mener des campagnes contre la complexité interne. Jeffrey Immelt, a mis en place une « culture de la simplification » chez General Electrics, avec pour objectif de réduire les coûts de fonctionnement de 18,5% du chiffre d’affaires en 2011 à 12% en 2016. Alan Mulally, en 2006, a organisé un audit des réunions chez Ford et a remplacé des semaines entières de meetings par une courte réunion hebdomadaire ou chacun avait pour ordre d’aller droit au but. Chez Intel, on a supprimé les réunions sans « objectif spécifique ».

Perte de temps, perte d’argent

Le meilleur moyen de limiter l’inefficacité dans l’entreprise et d’obliger les managers à justifier tout processus bureaucratique, par exemple, en faisant de la diminution du nombre de réunions, memos etc. demandés par les managers aux membres de leur équipe un critère de performance. Comme Bain l’a souligné, le bien le plus précieux dans une entreprise est le temps de ses employés, et les sociétés devraient apprendre à manager ce temps avec la même efficacité qu’elles gèrent leurs actifs financiers.

 Lire l’article original (en VO)