Freelances : quels frais sont déductibles ?

Cet article a été rédigé par notre partenaire Le Net Expert Comptable.

Vous en avez assez de vous demander si votre dernier achat multimédia ou votre billet TGV peut passer en charges sur votre entreprise ? Pas de panique, nous vous proposons un tour d’horizon des points à retenir concernant la déductibilité des frais professionnels.

Important à garder en tête : les frais sont justifiés s’ils présentent un intérêt économique dans le cadre de votre activité et de son développement. Evidemment cela est assez large et subjectif !

S’il est difficile d’établir une liste exhaustive des frais déductibles, nous vous proposons tout de même un récapitulatif des diverses catégories au-delà des simples achats de matériels informatiques auxquels on pourrait penser facilement :

  • Frais de déplacement : que ce soit dans le cadre d’une mission chez un client, pour se rendre ponctuellement chez un fournisseur ou bien dans le cadre de la prospection. A noter que différentes options sont possibles : soit en passant des indemnités kilométriques ou en souscrivant un leasing au nom de la société par exemple.
  • Frais de bouche : qu’il s’agisse d’un repas seul ou en invitant des clients et partenaires.
  • Frais de formation et documentation : séminaires, conférences, abonnement à des revues professionnelles, tout ce qui peut vous permettre de vous faire connaître ou d’améliorer vos connaissances
  • Frais de pub : Cartes de visite, nom de domaine ou bien adwords, tout dépend de votre stratégie marketing.
  • Frais de création : si vous avez avancé des frais personnellement avant ou pendant la création de la société, il sera possible de les intégrer.
  • Frais facturés par vos prestataires : avocats, assurance, toutes ces prestations sont déductibles de votre chiffre d’affaires, une bonne raison de plus pour bien s’entourer.
  • Frais liés à votre lieu d’activité : co-working, domiciliation, location de bureau, c’est selon vos besoins. Si le siège est chez vous, votre société pourra également prendre en charge une quote part du loyer et charges d’électricité/chauffage. Cette quote part sera calculée en fonction de la surface professionnelle déclarée à l’administration suite à la création. Si ce cas se présente, pensez également à déclarer ces revenus micro-fonciers sur votre déclaration de revenus personnels.
  • Frais télécom : Impossible de travailler sans votre téléphone et votre ordinateur, votre société peut prendre en charge le forfait téléphonique, tout comme la partie internet.

En cas de contrôle fiscal, il sera important de pouvoir justifier de l’intérêt d’une dépense pour votre activité professionnelle. N’oubliez pas de garder tous vos justificatifs et de reporter le nom de vos clients/partenaires sur les reçus pour tout ce qui serait lié à une invitation (repas, cadeaux etc)

Pour finir, n’hésitez pas à consulter votre cabinet comptable ou votre AGA qui saura vous conseiller en cas de doute, en effet chaque dépense engagée est également à relativiser par rapport à votre chiffre d’affaires.. il est donc difficile de faire des généralités !

Cet article a été rédigé par notre partenaire Le Net Expert Comptable.

Crédit Photo : Heather sur flickr

10 conseils pour devenir un super-héro du freelancing

Devenir freelance fait rêver beaucoup de monde, la liberté des horaires de travail, le choix des projets et des clients… Mais le succès ne tombe pas du ciel et pour réussir comme freelance, il faut travailler beaucoup, créer un portefeuille clients, développer son business seul etc. Entre s’organiser à peu près pour maintenir la tête hors de l’eau et devenir un vrai super-héro du freelancing, il n’y a qu’un pas et voilà comment y arriver :

1. Faites un business plan

Pas la peine d’y passer 3 semaines et de pondre une présentation powerpoint digne d’une entreprise du CAC 40, mais prenez le temps de vous poser cinq minutes et de noter noir sur blanc quelles sont vos dépenses et quels est votre objectif de revenu pour l’année. Est-ce que les clients que vous avez déjà couvrent cet objectif ? Si non, trouvez des moyens de générer de nouveaux revenus soit avec vos clients actuels, soit avec de nouveaux clients.

2. Planifiez vos semaines et vos jours à l’avance

L’avantage d’être freelance c’est qu’on n’a pas de manager, l’inconvénient d’être freelance, c’est qu’on n’a pas de manager… Très rapidement si vous avez beaucoup de travail, vous risquez d’avoir la tête dans le guidon et peut-être de passer du temps sur des tâches qui ne sont pas prioritaires. Chaque semaine, définissez les priorités de votre semaine, chaque matin, les priorités de la journée en vous concentrant sur ce qui apporte réellement de la valeur. (Si vous vous demandez comment prendre de l’avance sur vos projets, j’en parle ici)

3. Faites votre promotion

Vous êtes freelance, mais vous êtes avant tout développeur, graphiste, traducteur… Quel que soit votre métier, vous n’avez pas forcément une formation de commercial. Pourtant, un bon freelance doit être un bon commercial. Vous devez passer du temps à faire votre promotion, à construire votre réputation sur le long terme, à rencontrer des gens, à travailler votre offre…  Vous devez vendre votre travail. Si vous ne savez pas faire, renseignez-vous sur les techniques de négociation, demandez des conseils et apprenez. C’est une qualité indispensable.

4. Apprenez à dire non

Surtout si vous débutez en freelance, vous avez peut-être envie d’accepter tout ce qu’on vous propose. Accepter des projets à bas prix ou des projets qui vous intéressent peu pour construire votre réputation sur le long terme, c’est normal, mais vous devez aussi apprendre à dire non. À chaque fois qu’on vous propose un projet, prenez le temps de réfléchir avant de donner votre réponse et posez-vous les bonnes questions. Qu’est-ce qu’il vous coûte en terme de temps et qu’est-ce qu’il va vous rapporter ? Évaluez vos devis en fonction des réponses à ces questions. Vous n’êtes pas obligé non plus d’accepter toutes les demandes de services gratuits de vos amis, votre famille et de la famille de vos amis etc.

5. Faites-vous des amis

Construisez-vous un réseau : un réseau de clients potentiels et aussi un réseau de freelances qui exercent le même métier que vous. Soyez actifs sur les réseaux sociaux, contactez des gens qui travaillent sur les mêmes sujets, échangez, demandez à les rencontrer. Allez dans des meet-ups, des ateliers, des événements. Beaucoup de missions s’obtiennent par recommandation, il faut que les gens sachent qui vous êtes et qu’ils aient votre nom en tête, ayez toujours des cartes de visite sur vous et distribuez-les. Après un événement où vous avez rencontré des gens intéressants, rajoutez-les sur Linkedin, envoyez-leur un petit mot pour leur dire que vous avez été ravis de faire leur connaissance etc.

6. Inscrivez-vous sur Malt

Le première chose à faire bien sûr ! :-) L’automatisation des devis et des factures et le pré-paiement avant le début de toute mission vous fera gagner un temps précieux que vous pourrez passer sur des activités qui créent de la valeur plutôt qu’à faire de la paperasse !

D’autre part, à chaque fois que vous terminez une mission sur Malt, le client vous laisse une note et un commentaire, ce qui vous permet de capitaliser sur votre réputation et de rassurer d’autres clients potentiels sur la qualité de votre travail.

7. Faites vos comptes

Vous vous souvenez du premier conseil ? Le business plan ? Et bien de temps en temps sortez-le du tiroir et regardez où vous en êtes par rapport à vos objectifs. Si vous les avez atteints, parfait, vous pouvez le ranger jusqu’au mois prochain. Si vous n’avez pas généré le chiffre d’affaires prévu, réfléchissez à des actions pour augmenter votre revenu.

8. Sachez travailler quand il faut travailler et vous arrêter quand il faut vous arrêter

Avoir la liberté de travailler quand on veut, c’est bien, mais très vite, ça revient à travailler tout le temps. Évidemment, quand on se lance, on n’a rien envie de lâcher, on fonce, on travaille jour et nuit. C’est très bien, sauf que vous allez tenir un an et finir surmené… Même si peu de freelances font les 35h, forcez-vous à faire des pauses, du sport, à sortir, à prendre des vacances. C’est important de prendre du recul de temps en temps et ça ne peut qu’améliorer votre travail.

9. Demandez et acceptez la critique

Un freelance travaille souvent seul, il change de client régulièrement et a très rarement de feed-back sur son travail. Demandez à vos clients à la fin de chaque mission ce qu’ils ont pensé de votre travail et de votre comportement global, qu’est-ce que vous pourriez améliorer et quels ont été vos points forts. Non seulement cela vous permettra d’améliorer votre travail, mais la démarche montrera à vos clients que leur avis vous importe et que vous avez envie d’apprendre et de progresser.

10. Faites du bon travail

C’est évident mais ça vaut le coup d’être répété : n’acceptez pas les projets que vous n’êtes pas capable de réaliser faute de temps ou de compétences. En CDI dans une entreprise on pardonne une erreur, quand vous êtes freelance, vous risquez de perdre un client et de ternir votre réputation. Quand vous acceptez un projet, quels que soient sa taille ou son importance, mettez-y toujours toute votre motivation et votre professionnalisme et si vous n’êtes pas prêt à y mettre toute votre énergie ou que vous n’y croyez pas, ne l’acceptez pas.

Et hop, vous avez les clés pour devenir un super-héro du freelancing. Bon courage !

Image : Superman – Man of steel (Warner)

Interview de Margarida, freelance sur Malt

Salut Margarida, tu fais quoi dans la vie ? 

Bonjour, je suis traductrice, rédactrice et community manager freelance en français, espagnol et catalan.

Comment tu es devenu freelance et pourquoi ? 

C’est une longue histoire, mon parcours est ponctuée de déménagements ce qui a fait que je change « relativement » souvent de travail. J’ai fait des études de lettres et de traduction tant en Espagne (d’où je suis) qu’en France. Je voulais apprendre très très très très bien le français, ce pourquoi j’ai décidé de venir ici finir mes études (mais ça, c’est déjà un peu vieux !). J’y ai pris goût, j’ai voulu rester et je l’ai fait. J’ai aussi tenté l’expérience Bruxelles où j’ai travaillé auprès de l’Union européenne. Ensuite j’ai trouvé un travail en tant que Responsable éditorial de contenu numérique pour une start-up française (aux débuts du Web 2.0, en 2007) qui m’a proposé un CDI si je les suivais à Paris. Ce que j’ai fait. Me voilà donc de retour en France.

Deux ans plus tard, pour des raisons personnelles, j’ai du déménager à Nantes où j’ai pu continuer à faire du télétravail pendant quelques mois pour cette start-up. Mais il fallait que je trouve autre chose, je l’avais promis à mes patrons. C’est difficile de trouver un travail dans une ville de taille moyenne quand on a 0 contacts. Vu ma maitrise des langues, on m’a vite proposé d’intégrer l’enseignement. Je n’aimais pas l’idée de rester les bras croisés et de toucher le chômage, j’ai donc accepté. Au fil des mois, je me suis rendue compte que le travail de professeur ne me correspondait pas. Je ne me sentais pas épanouie. Et puis, je suis tombée enceinte de mon premier bébé, en 2013, et j’ai eu le déclic. Je me suis dit que pour avoir un enfant épanoui il fallait une maman épanouie.

Étant donné que depuis de longues années, on me demandait souvent de faire des traductions « à côté », que j’avais aussi écrit pour des journaux, nous avons décidé en famille qu’il était temps de faire de ma passion mon métier. Et voilà, en janvier 2014 je m’inscrivais en tant qu’auto-entrepreneur et une nouvelle aventure commençait.

C’est quoi qui te plait le plus dans  ton métier et le fait d’être indépendant ? 

Le plus simple : j’aime ce que je fais ! Je ne m’ennuie jamais. Les matins, j’ai tout le temps envie de partir à mon travail (c’est-à-dire dans mon bureau !). Jongler d’une traduction plutôt technique à un guide touristique, consacrer quelques heures à mon activité en tant que CM et aussi rédiger pour des sites web d’univers bien différents.

Notre vie de famille est encore meilleure qu’avant. Pas de stress. Du tout. Notre petite va chez une nourrice mais à 17h je suis toujours là. Les matins je ne suis pas à la minute près. Peu importe que je la dépose à 7h55 ou à 8h07. Je n’ai pas d’embouteillages, pas de train à prendre.

Un conseil pour les bébés freelances ? 

Il ne faut jamais baisser les bras. Dans un premier temps, il est recommandable de s’entourer de gens qui sont dans la même situation que vous. J’ai fréquenté des café auto-entrepreneurs qui s’organisent dans ma ville. On apprend des choses et en même temps, on sort de chez nous. Croire plus fort que tout qu’on va réussir et que si on a franchi le cap c’est bien pour quelque chose !

Tu as des habitudes de travail inavouables ? 

Mmm… je m’habille comme si j’allais au bureau ! La maison doit être rangée et puis c’est tout.

C’est quoi ta journée type ? 

Je suis jeune maman d’une petite fille de 21 mois. Je me lève un peu avant 7h, je me prépare et ensuite je vais réveiller la petite. On fait la toilette, le biberon et on part chez la nounou. À 5 minutes en voiture de chez nous. À 8h15 je suis derrière mon poste avec mon café que je viens de faire couler (important !). Je travaille jusqu’à 12h15 à peu près. J’en profite presque toujours pour passer un coup de fil à ma famille (quand on passe sa journée derrière un écran et tout seul, c’est bien de parler à de vrais gens !) ou pour plier du linge, par exemple. Je mange et à 13h30 je suis de retour dans mon bureau jusqu’à 17h.

Quand on est maman, les journées de freelance sont plutôt rythmées et bien organisées !

C’est quoi ta devise ou ta citation favorite ? 

Depuis que je suis freelance j’ai une devise bien claire : OSER il faut toujours O S E R !

Liens utiles : 
Site : www.artilingua.eu
Blog : www.lesmotsdemarguerite.com
Twitter : @marga_llr

Résultat du sondage : les freelances sont-ils heureux ?

Vous avez été 250 à répondre à toutes les questions de notre sondage « Les freelances sont-ils heureux », à nous dire pourquoi vous étiez freelance, ce que vous aimiez dans votre vie de freelance (ne pas avoir de chef ! ), ce que vous aimiez moins (ne pas avoir de clients ! ). Voici les résultats que nous sommes très contents de pouvoir partager avec vous :

C’est la liberté de travailler comme bon leur semble qui a motivé les choix de devenir freelance des interrogés. La plupart d’entre eux ont choisi librement de devenir freelance et non par contrainte. 

Principales raisons de devenir freelance

Et aujourd’hui, c’est toujours la liberté de s’organiser librement (80%) et l’absence de lien hiérarchique (60%) qui apparaissent aux freelances comme les plus grands avantages de leur statut. 

Les raisons qui font aimer le statut de freelanceCependant, tout n’est pas toujours rose dans la vie de freelance. Les principales difficultés au quotidien résident dans le fait  de trouver des clients (52%) et surtout, de trouver des clients qui payent (12%). 

La majorité des freelances ayant répondu au sondage ne souhaitent pas pour autant redevenir salariés, et ce, même si un poste en CDI leur était proposé. Beaucoup jugent leur situation actuelle meilleure par rapport à celle qu’ils connaissaient lors de leurs expériences précédentes.

Reaction des freelances si on leur proposait un CDI

Avec une croissance de 85 % ces dix dernières années, le « phénomène freelance » est assez récent, donnée confirmée par ce sondage. Plus de 70% des freelances inscrits sur Malt se sont lancés il y a moins de 5 ans et les « moins de 35 ans » représentent plus de 60% des sondés.

L'age des freelances en France

 

Et voilà ! La plupart des freelances sont donc heureux et c’est ce qui compte…

 Image : Disney, Le livre de la jungle

5 minutes avec Jonathan, freelance sur Malt

Salut Jonathan, tu fais quoi dans la vie ?

Qu’est-ce que je fais dans la vie ? Je suis designer et intégrateur web en freelance, spécialisé dans les start-ups.

Pourquoi les start-up ?

Au fur et à mesure de mon aventure freelance, j’ai réalisé que j’aimais les entreprises innovantes, les petites structures. Et ça tombe bien, parce que mon expérience les intéresse ! J’ai bossé dans une start-up en CDI avant de devenir freelance. Je sais que contrairement aux grandes entreprises, les start-ups cherchent plus qu’un simple exécutant. Elles veulent travailler avec un freelance qui prend des initiatives, comprend leurs problématiques business, marketing et commerciales, en plus de la maîtrise du design.

Comment et pourquoi es-tu devenu freelance ?

Je voulais plus de liberté, m’organiser comme je voulais, travailler moins si j’en avais envie… Bon, les premières années, je bossais plus de 50 heures par semaine, mais aujourd’hui, je peux vraiment contrôler mon emploi du temps et garder du temps pour mes projets perso. Être freelance m’a aussi permis de faire beaucoup plus de rencontres que quand j’étais en CDI. En changeant de missions régulièrement, j’ai énormément appris, être indépendant m’a obligé à me développer comme un vrai entrepreneur. Ces compétences ont, elles aussi, été clé  dans la construction de mes projets personnels.

C’est quoi tes projets perso ?

Au début, quand j’ai déménagé de Paris à Strasbourg et que je me suis lancé en freelance, j’ai eu pas mal de temps libre, alors j’ai commencé à créer des petits sites d’informations. Par exemple, j’ai lancé un site sur les meilleurs ressources pour les web-designers et j’ai tout de suite vu que les freelances étaient intéressés par ce type de contenus. Du coup, j’ai continué, j’ai lancé des cours en ligne, organisé des événements webdesigners à Strasbourg… J’ai ensuite créé freelanceboost, un blog d’informations pour les freelances, avec une logique de formation et de coaching.

Un conseil à donner aux bébés freelances ?

De prendre le temps, de préparer le terrain, plutôt que d’accepter tout ce qui tombe sans réfléchir. Je ne l’ai pas fait quand je me suis lancé, et je l’ai regretté. Il faut poser des questions, s’entourer de différents profils, juristes, comptables…, se renseigner et profiter de l’experience de ses prédécesseurs. Sur le long-terme, un bon réseau est capital, il faut prendre le temps de le développer en rencontrant d’autres freelances, en allant à des événements… Je crois aussi qu’un freelance doit être un entrepreneur, développer son côté « business », connaître d’autres métiers que le sien, apprendre à se marketer, à négocier etc. C’est enrichissant et auprès des clients on peut se présenter comme un vrai consultant plutôt qu’un simple prestataire.

C’est quoi ta devise ?

Prenez votre destin en main ! Construisez la vie dont vous rêvez.

 Vous pouvez suivre Jonathan sur twitter : @jonathanpath et découvrir son blog freelanceboost. 

Découvrez les success stories des freelances !

Pour ceux qui ne les auraient pas encore vues, nous avons sur notre site des pages Sucess Stories qui relatent les belles rencontres qui se sont faites sur Malt !

Depuis un an déjà dans le cadre de missions courtes ou longues, les freelances Malters ont aidé nos clients à concrétiser leurs projets. Du développement d’applications et de sites, de la création d’identité visuelle à la rédaction de contenu web, les missions ne manquent pas sur la plateforme, et donnent lieu à de belles rencontres entre freelances et entreprises ! Vous allez donc tout savoir sur l’histoire de Jérémy et du Parisien, de Vinted à la recherche d’une community manager anglaise… Et nous avons encore bien d’autres histoires de rencontres à vous partager !

P.s : si vous avez envie que l’on raconte l’histoire de votre mission, envoyez-nous un petit mail ;)