Comment gérer la période des vacances en étant freelance ?

Vous êtes sous l’eau. Pas l’eau turquoise d’une plage paradisiaque mais bien sous un océan d’e-mails, de rendez-vous, de livrables à rendre ASAP… Les vacances ne semblent donc pas vraiment à l’ordre du jour. Pourtant, elles sont indispensables pour éviter le burn-out !

Nous avons posé quelques questions à ce sujet à Pauline et Sophie, deux freelances inscrites sur Malt,  pour savoir comment elles abordent cette période.

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Comment bien gérer sa réputation sur Malt ?

Votre réputation et les relations que vous tissez avec vos clients sur Malt influent fortement sur votre visibilité. Quelques éléments sont donc à prendre en compte pour être contacté. Continuer la lecture de « Comment bien gérer sa réputation sur Malt ? »

Comment bien cadrer ses missions de freelance ?

Consultant digital et développeur freelance depuis sa première année d’étude à EpitechChris Chaulvet réalise des missions pour des clients divers (pures-players, startups, fonds d’investissements…), tout en assurant une gestion de projet agile.

Comment bien établir un cahier des charges ? Comment éviter certains pièges ? Faut-il établir des règles de communication avec le client ? L’équipe Malt lui a posé quelques questions sur ces sujets !

D’après ton expérience, quelle est l’erreur classique lors de l’établissement du cahier des charges ?

D’après ce que j’ai pu voir, l’erreur la plus courante est une mauvaise expression du besoin par le client. Le client et le freelance ne vont alors pas comprendre la même chose. Ce sont souvent des petits détails, mais ils font perdre du temps à tout le monde. En plus, en général, le client ne revient pas en arrière et n’accepte pas forcément de rajouter du temps supplémentaire.

Comment éviter cela alors ?

Personnellement, quand j’établis un cahier des charges, j’essaye de tout définir à la lettre avec des captures d’écran, des scénarios… Déjà, parce que cela me permet de mieux comprendre le projet mais aussi pour servir de « preuve » en cas de litige.

Comment établies-tu les conditions de paiements ?

Je les établis par rapport à mon prévisionnel, mon fonds de roulement… J’inclus aussi la durée du projet. Par exemple, si le projet dure trois mois et si le client m’impose un paiement à + 30 jours, je ne recevrais l’argent que quatre mois après le début de la mission. C’est vraiment en fonction de ma trésorerie que je peux amener de la souplesse financière au client, et non l’inverse !

Et pour bien communiquer avec le client, quels sont les outils que tu privilégies ?

Avant tout, le téléphone ! J’utilise aussi Teamviewer, Google Doc, Hangouts… Je m’adapte au client, selon ses connaissances. Mais j’essaie toujours de garder les outils que je maîtrise le mieux pour apprendre au client à les utiliser. Mon but, c’est d’apprendre au client à faire la gestion de projet parce qu’il doit être pro-actif pour répondre à mes questions, m’apporter des solutions…

Pour conclure, si tu devais donner trois conseils essentiels pour la gestion client, quels seraient-ils ?

Prendre du recul sur les conditions de paiement pour pouvoir se protéger financièrement. Cela évite des mois où l’on ne peut pas se payer, où les journées sont à rallonge pour rattraper le retard financier…

Prêter attention à la partie gestion de projet. Personnellement, je me fixe une journée par semaine pour rappeler le client afin de faire le point sur les échéances à venir et lui faire valider les tickets.

Faire attention juridiquement sur la protection des données, les accords de confidentialité… Il ne faut pas hésiter à faire appel à un cabinet d’expertise juridique, si besoin.

Pour moi, ce sont vraiment les trois points essentiels qu’il faut retenir :)

Et vous, avez -vous d’autres conseils à partager pour bien cadrer ses missions ?

4 conseils pour éviter le mécontentement d’un client

Absence de communication, manque de précision dans la demande client, prix poussés vers le bas… Pas évident de se mettre à l’abri de certaines maladresses dans la relation client quand on est freelance. Pour éviter certaines déconvenues, nous avons demandé à Emmanuel Bismuth, expert webmarketing SEO/SEA et star malter, 4 conseils pour éviter le mécontentement d’un client et multiplier les missions dans de bonnes conditions !

1. Clarifier le besoin client

« Il arrive souvent que le client ne soit pas clair dans son besoin et exprime mal ses attentes. Il est malheureusement courant d’accepter un peu trop vite une mission alors que le client n’est pas encore mûr.

L’expérience m’a appris, qu’au contraire, il faut accepter de laisser maturer le client afin de lui faire une proposition précise le moment venu, quitte à le freiner dans un premier temps. Cela ne lui fera pas peur, au contraire, il retiendra votre professionnalisme et reviendra vers vous le moment venu.

A contrario, en acceptant de travailler avec lui alors qu’il n’était pas prêt, il est probable qu’il vous reprochera votre travail en indiquant que ce n’est pas ce qu’il attendait ! »

2. Fixer des règles de communication

« Chaque client a des attentes différentes en matière de communication avec son freelance. Certains souhaitent un appel quasi quotidien tandis que pour d’autres la relation est beaucoup plus distendue.

Afin d’éviter que votre client ait le sentiment d’être oublié, il est impératif de communiquer avec lui régulièrement et de lui préciser en amont votre mode travail. Il n’est pas possible d’être joignable 24h/24h ni de répondre dans l’heure à chaque message, d’autant plus si les clients s’accumulent. En fixant des règles au démarrage de la mission, on évite beaucoup de problème pour chacune des parties. »

3. Définir précisément les objectifs  

« Il est fondamental de bien s’accorder avec le client sur ce qu’il est censé obtenir en fin de mission. Les objectifs fixés doivent être autant que possible SMART (Spécifique/Mesurable/Atteignable/Réaliste/Temps).

Lorsque, les objectifs ne sont pas clairement définis cela se retournera forcément contre le freelance à un moment ou à un autre. C’est pourquoi une note de cadrage est nécessaire pour chaque lancement de projet car le devis n’est pas censé refléter les objectifs. »

4. Être ferme sur son tarif journalier moyen

« Si votre tarif est correct, qu’il est fixé en fonction des prix observés sur le marché et vos compétences, il n’y a pas de raison d’accepter de remise importante sur votre travail !

Au delà du manque à gagner, une négociation tarifaire appuyée est souvent le signe que le client n’estimera pas à sa juste valeur le travail du freelance. En effet, passer par un freelance comporte beaucoup d’avantages mais l’expertise a un prix. Selon moi, un freelance qui se brade est un freelance qui bâcle son travail. »

Et vous, avez -vous d’autres conseils à partager pour la gestion de vos relations avec vos clients ?

Crédit photo: Vincent Bousserez

[Coworking Nantes] La Corderie: ambiance cosy dans une belle maison ancienne

La semaine dernière, la team Malt était de passage à Nantes pour rencontrer les freelances. A cette occasion, Philippine a testé La Corderie, un nouvel espace de coworking.

Il faut passer une ancienne grille et traverser la cour pour trouver la belle Corderie. Situé en plein coeur de Nantes, à deux pas du Muséum d’Histoire Naturelle, cette ancienne bâtisse de la fin du 18e siècle était à l’origine une corderie royale fournissant le port de Nantes !

C’est aussi la maison de famille de Maël, consultant en communication et malter, qui a voulu créer un nouvel espace de coworking pour rassembler les freelances, tout en transformant sa maison. Ancien habitué des espaces de coworking, Maël a réussi à créer un endroit inédit en donnant l’impression de travailler chez soi. 

Bilan = après de nombreux travaux et avec un an d’existence : toutes les places de l’espace sont prises ! Un succès renforcé par la superbe cour extérieure, qui offre des moments de détente, à ciel ouvert. 

Une maison studieuse et calme

Ma première impression en arrivant est le calme qui règne ! On se croirait dans une belle maison d’hôtes ! Le rez-de-chaussée est consacré aux espaces nomades et postes partagés, avec de larges tables donnant sur la cour. Au milieu des pierres apparentes, pas de porte mais des lieux séparés par des encadrements naturels. On y trouve aussi une cuisine où il est possible de préparer ses repas. Le rez-de-chaussée fait le tour de la cour et donne également accès à la salle de réunion, toute équipée, pour une dizaine de personnes.

Un bel escalier en pierre donne accès aux bureaux privatifs situés sur deux étages, tout équipés eux aussi. L’atmosphère toute particulière du lieu et un très bon éclairage offrent une ambiance de travail très agréable. Au dernier étage, les coworkers peuvent se détendre sur un canapé sous les toits ou pour passer un coup de fil au calme.

Côté pratique, La Corderie est extrêmement bien connectée puisqu’elle offre à tous ses résidents un accès à la fibre optique RJ45. Il est également possible de profiter d’un téléphone portable et d’un téléphone fixe, en fonction de l’offre choisie. De plus, le courrier est distribué à tous les utilisateurs.

Encore mieux qu’à la maison !

On rencontre à La Corderie des profils très variés : entrepreneurs, anciens salariés reconvertis, une société de communication parisienne, créatifs, architectes, designers… Une belle diversité dans un lieu vraiment atypique.

C’est donc pour moi un véritable coup de coeur ! La Corderie remplit complètement sa mission. J’ai pu travailler en toute tranquillité, passer mes coups de téléphone, profiter de la cour pour faire une petite pause et rencontrer de nouveaux freelances !

Le fait de bouleverser l’espace du coworking en l’intégrant dans une ancienne bâtisse crée un véritable sentiment de confort et bien-être, et m’a fait oublier que je n’étais pas chez moi !

Hop’auteur : Philippine Rollet 

[Coworking Paris] Cool & Workers – L’ancien bureau de poste revisité.

Cette semaine, nous étions au coeur du 11ème arrondissement pour tester un nouvel espace de travail, la team Malt au rapport !

Et c’est ainsi que nous nous retrouvons devant cet ancien bureau de poste, situé entre le Métro Saint-Ambroise et Richard Lenoir, rue du Chemin Vert – A peine rentrés, nous sommes accueillis par Myriam chez Cool & Workers. Myriam, c’est l’âme du lieu, celle qui vous accueille le matin, vous propose un petit café, vous donne le code wifi et surtout, vous présente les autres coworkers. Bref ! Avec elle vous vous sentez bien, et des synergies se créent.

Pour la petite histoire …

Derrière tout projet, se cache souvent une belle histoire entrepreneuriale, curieux comme pas deux, nous sommes allés questionner Margaux, chargée de projets chez Cool & Workers, pour en savoir un peu plus.

C’est après avoir pas mal voyagé que Nicolas Sebag, issu du monde du prêt-à-porter, et sa femme Jennifer, disposant d’un bon background dans l’immobilier, décident de se lancer. Leur objectif ? Proposer un espace de travail convivial mais studieux sans tomber dans l’écueil du bureau « incolore et inodore » ou, à l’inverse, du Starbucks bruyant. Après une longue enquête pour débusquer le lieu idéal, ils portent leur choix sur un ancien bureau de poste.

Ni une ni deux, forts de leurs compétences respectives, Jennifer s’attaque aux négociations, Nicolas à l’ameublement et la déco. En Avril 2016, le Cool & Workers ouvre ses portes.

Nicolas, le Cool & Workers porte bien son nom !

Comment on s’y sent ?

L’entrée dans les lieux est rapidement accompagnée d’une bonne odeur de café, le corner bar (géré par notre fameuse Myriam) met en avant de quoi survivre toute la journée. Café Lomi, pâtisseries de chez Pâtisselier, menu midi fait-maison, les produits sont frais et soigneusement sélectionnés et il y a l’embarras du choix. Le corner s’avère être un ancien conteneur, petit clin d’oeil de Nicolas aux nombreux voyages qui ont permis de faire naitre l’idée de cet espace de coworking parisien.

En face du corner, derrière un espace d’accueil/détente, se trouvent les postes nomades. 25 postes au total, les grandes baies vitrées permettent une luminosité agréable et non négligeable pour de bonnes conditions de travail. Au dessus de chaque table, une lampe et des prises, l’ambiance est calme mais sans pour autant être complètement silencieuse, ce qui permet de passer quelques appels téléphoniques ou d’échanger discrètement avec ses voisins sans trop déranger.

Coworking espace de travail
Saurez-vous trouver les Malteurs sur cette photo ?

A l’étage se trouvent les espaces « résidents » avec pas moins de 9 entreprises ou porteurs de projets. Comme le met en avant Margaux, un des avantages pour eux est de pouvoir échanger directement avec les freelances de l’espace nomade pour avancer dans leur activité. Et c’est comme ça que nous avons fait la connaissance d’Avelaine, Edouard et l’équipe de Gifts for Change, qui ont élu domicile dans un des espaces résidents. Un déjeuner fort en échanges avec une équipe investie dans un projet eco-responsable, on ne peut rêver mieux !

En plus de tout ça, le Cool & Workers propose 3 salles de réunions, de 3 à 10 personnes avec écrans à disposition. Nous retrouvons aussi les indispensables services de photocopies, imprimantes, casiers et Phones box.

Du coté des résidents …

Fin de la journée …

Nous ne sommes plus que quelques personnes éparses au Cool & Workers et malgré la nuit qui tombe et le rangement qui se fait derrière nous le travail continue dans une ambiance chaleureuse. Nous retiendrons de cet endroit la gentillesse de la team, les petits gâteaux et bonbons qui motivent et cette déco un peu magique très néo-industrielle qui dépayse.

Infos Pratiques :

Ouvert de 9h à 18h. Les tarifs ?

Espace nomade : 4€ / heure ou 20€ la journée – 260€ HT/mois – Jusqu’à 800€ HT/ mois pour un bureau privatif.

Horaires : du lundi au vendredi : 9h-19h  – Accès spécial pour les résidents : 6h-minuit, tous les jours.

Vous trouverez les infos par ici !

La Hop’rédaction : Fanny Hubert & Philippine Rollet

Crédits photos : Tristan Paviot / Philippine Rollet

 

[Coworking Paris] The Bureau : Chic et Soft

Cette semaine, Romain Dutour, Directeur de projet Senior et expert mobile de la plateforme a testé pour nous un nouvel espace de coworking parisien du 8eme arrondissement : The Bureau.

Retour sur l’expérience de Romain …

Oubliez les lofts du Silicon Sentier joyeusement animés et parfois un peu sens dessus dessous, ou les (immenses) espaces plus périphériques des boulevards extérieurs.

Bienvenue au cœur du Paris chic et soft, où luxe, calme et volupté sont les maîtres mots de ce nouvel espace de coworking ouvert récemment par deux associés quadragénaires, un ancien trader et un entrepreneur bien connu du monde de la fête bobo-chic parisienne.

Premières impressions ?

Ouvert il a quelques mois seulement (attention, peinture fraiche ! ), « The Bureau » se veut le plus beau coworking de Paris, face à la Seine et avec vue sur la Tour Eiffel, dans un magnifique immeuble années 30 (ancien siège d’un prestigieux cabinet d’avocats).

La décoration tendance et soignée est très réussie. Elle fait la part belle aux boiseries, belles appliques, mobilier de qualité, éclairage soigné, ambiance feutrée, peintures bleu canard et même toilettes à la japonaise.
Au rez-de-chaussée, The Café constitue le point névralgique du bâtiment. Le bar-restaurant accueille les résidents et leurs invités toute la journée : pour un café, un déjeuner à un prix correct ou pour un cocktail en afterwork. Encore une fois, le lieu est accueillant, chaleureux avec ses grands canapés, beaux livres d’art et d’essai, avec un personnel très sympathique et hyper à l’écoute.

Espace de coworking Paris The bureau 75008
La vue imprenable depuis The Bureau

Pour qui ?

Le lieu est déjà fréquenté par des entrepreneurs du digital (notamment The French Number dont je suis co-fondateur), des chasseurs de tête, des fonds d’investissement, des travailleurs du monde de la mode et de l’art et même les équipes de Snap se sont installées là.
Cela répond très certainement à un réel besoin d’une communauté des travailleurs nomades et indépendants peut-être plus « matures », un peu plus exigeants sur le confort et les services offerts sur leur lieu de travail, leur permettant par exemple de recevoir des clients dans une atmosphère digne d’un boutique-hôtel (Petit plus pour le spa et la salle de sport ! ).

Les Musts :

Tous les services habituels d’un centre d’affaires sont là, de l’accueil téléphonique, à la salle de réunion suréquipée en passant par le service traiteur, wifi ultrarapide et domiciliation d’entreprise.

L’équipe dirigeante affiche également une réelle volonté d’en faire un lieu vivant, avec au programme : des soirées, des conférences, des rencontres (un ancien astronaute est déjà intervenu), des expositions (un accrochage de photos d’un artiste dont l’agent est lui-même membre a lieu en ce moment).

Infos Pratiques :

28 cours Albert 1er – 75008 Paris

Les tarifs de lancement sont similaires à ceux du marché. Le membership avec accès illimité à un bureau en open space est de 375€/mois.

Le restaurant est actuellement ouvert aux non membres le soir jusque fin février. Allez prendre un verre et demandez à Constance, la charmante community manager, de vous faire visiter !

Un grand merci à Romain Dutour pour son article !

© Photos The Bureau

[Coworking Paris] Cosy Corner : laissez-vous chouchouter par les Angels

Cosy Corner le crie haut et fort : chez nous, faites comme chez vous !

Cosy Corner ? C’est où ?

Situé entre Châtelet et Hôtel de Ville, ce charmant espace récemment ouvert a pignon sur la rue Saint-Martin dans le 4ème arrondissement de Paris.

Pour la petite Histoire …

Ce projet est le fruit d’un besoin de deux amies, Orly et Florence, celui de bâtir un lieu à l’image de celui où elles auraient aimé travailler. Cosy Corner, c’est aussi le plaisir de recevoir, de créer un endroit de toutes pièces, de l’agencer et de le décorer à son goût. Bref, de confectionner un lieu le plus accueillant possible, à la fois fonctionnel et esthétique.


Pari réussi
pour les deux compères puisque nombreux sont les visiteurs de cet espace de coworking à l’avoir découvert par hasard, intrigués par le charme du lieu.

Premières impressions ?

A travers sa grande baie vitrée, on peut d’ailleurs deviner l’ambiance conviviale et studieuse qui y règne et remarquer le style épuré du mobilier en bois.
Timides pour jeter un coup d’oeil ? Les Angels de Cosy Corner viendront spontanément vous proposer une petite visite du lieu.
Ici, les espaces sont distingués en fonction des besoins de ses visiteurs. Au rez-de-chaussée, on passe la porte pour profiter d’un open space lumineux : certains préféreront travailler face à la rue, d’autres en retrait dans la salle.
Si l’on a envie d’opter pour un coin encore plus confort, il suffit de descendre l’escalier et d’arriver dans le salon bibliothèque où sont disposés de jolis canapés en tissu.
Les visiteurs peuvent d’ailleurs emprunter un livre à condition de l’échanger par un autre ! Pour ceux qui souhaitent brainstormer, le coworking dispose également de salles de réunion, pouvant accueillir 2 à 18 personnes.
Attention, silence svp ! Pour s’isoler un peu, travailler avec un collègue ou passer un coup de téléphone, Cosy Corner propose à ses coworkers deux conciliabules, bientôt renforcés d’une cabine téléphonique !

Le Must ?

Une cuisine spacieuse offrant de nombreux services : café, thé, boissons fraîches, fruits frais, et surtout… de délicieux gâteaux maison dont vous nous direz des nouvelles (évidemment, on n’oublie pas ses cinq fruits et légumes par jour, cela va de soi) ! Les coworkers peuvent également amener leur déjeuner, mais attention… Que du froid (car sinon bonjour l’odeur du gratin dauphinois !).
Et ce n’est pas tout… Ce coworking parisien propose un service de conciergerie à ses visiteurs. Les Angels ont pour mission d’être les plus serviables possible et de faire en sorte que les demandes aient un retour positif.
Un dernier petit plus ? Et oui ! Le coworking met à disposition de ses visiteurs des casiers dans lesquels ils peuvent non seulement les déposer, mais aussi les recharger ! Un moyen de recharger les batteries à la pause déjeuner et aussi celles de son ordinateur !
Cosy Corner, c’est donc un espace de travail accueillant, accessible à tous. Faites-y un tour, même juste pour le café, on vous garantit que ça vaut le détour !

Infos Pratiques :

Ouvert de 9h à 21, les tarifs sont ici . Une petite offre pour les Malters :  pour tout abonnement pris avant le 15 février, il y a un mois offert ;)

Rédaction : Célia Barth .

© Photos Cosy Corner .