Comment bien cadrer ses missions de freelance ?

Consultant digital et développeur freelance depuis sa première année d’étude à EpitechChris Chaulvet réalise des missions pour des clients divers (pures-players, startups, fonds d’investissements…), tout en assurant une gestion de projet agile.

Comment bien établir un cahier des charges ? Comment éviter certains pièges ? Faut-il établir des règles de communication avec le client ? L’équipe Malt lui a posé quelques questions sur ces sujets !

D’après ton expérience, quelle est l’erreur classique lors de l’établissement du cahier des charges ?

D’après ce que j’ai pu voir, l’erreur la plus courante est une mauvaise expression du besoin par le client. Le client et le freelance ne vont alors pas comprendre la même chose. Ce sont souvent des petits détails, mais ils font perdre du temps à tout le monde. En plus, en général, le client ne revient pas en arrière et n’accepte pas forcément de rajouter du temps supplémentaire.

Comment éviter cela alors ?

Personnellement, quand j’établis un cahier des charges, j’essaye de tout définir à la lettre avec des captures d’écran, des scénarios… Déjà, parce que cela me permet de mieux comprendre le projet mais aussi pour servir de « preuve » en cas de litige.

Comment établies-tu les conditions de paiements ?

Je les établis par rapport à mon prévisionnel, mon fonds de roulement… J’inclus aussi la durée du projet. Par exemple, si le projet dure trois mois et si le client m’impose un paiement à + 30 jours, je ne recevrais l’argent que quatre mois après le début de la mission. C’est vraiment en fonction de ma trésorerie que je peux amener de la souplesse financière au client, et non l’inverse !

Et pour bien communiquer avec le client, quels sont les outils que tu privilégies ?

Avant tout, le téléphone ! J’utilise aussi Teamviewer, Google Doc, Hangouts… Je m’adapte au client, selon ses connaissances. Mais j’essaie toujours de garder les outils que je maîtrise le mieux pour apprendre au client à les utiliser. Mon but, c’est d’apprendre au client à faire la gestion de projet parce qu’il doit être pro-actif pour répondre à mes questions, m’apporter des solutions…

Pour conclure, si tu devais donner trois conseils essentiels pour la gestion client, quels seraient-ils ?

Prendre du recul sur les conditions de paiement pour pouvoir se protéger financièrement. Cela évite des mois où l’on ne peut pas se payer, où les journées sont à rallonge pour rattraper le retard financier…

Prêter attention à la partie gestion de projet. Personnellement, je me fixe une journée par semaine pour rappeler le client afin de faire le point sur les échéances à venir et lui faire valider les tickets.

Faire attention juridiquement sur la protection des données, les accords de confidentialité… Il ne faut pas hésiter à faire appel à un cabinet d’expertise juridique, si besoin.

Pour moi, ce sont vraiment les trois points essentiels qu’il faut retenir :)

Et vous, avez -vous d’autres conseils à partager pour bien cadrer ses missions ?

4 conseils pour éviter le mécontentement d’un client

Absence de communication, manque de précision dans la demande client, prix poussés vers le bas… Pas évident de se mettre à l’abri de certaines maladresses dans la relation client quand on est freelance. Pour éviter certaines déconvenues, nous avons demandé à Emmanuel Bismuth, expert webmarketing SEO/SEA et star malter, 4 conseils pour éviter le mécontentement d’un client et multiplier les missions dans de bonnes conditions !

1. Clarifier le besoin client

« Il arrive souvent que le client ne soit pas clair dans son besoin et exprime mal ses attentes. Il est malheureusement courant d’accepter un peu trop vite une mission alors que le client n’est pas encore mûr.

L’expérience m’a appris, qu’au contraire, il faut accepter de laisser maturer le client afin de lui faire une proposition précise le moment venu, quitte à le freiner dans un premier temps. Cela ne lui fera pas peur, au contraire, il retiendra votre professionnalisme et reviendra vers vous le moment venu.

A contrario, en acceptant de travailler avec lui alors qu’il n’était pas prêt, il est probable qu’il vous reprochera votre travail en indiquant que ce n’est pas ce qu’il attendait ! »

2. Fixer des règles de communication

« Chaque client a des attentes différentes en matière de communication avec son freelance. Certains souhaitent un appel quasi quotidien tandis que pour d’autres la relation est beaucoup plus distendue.

Afin d’éviter que votre client ait le sentiment d’être oublié, il est impératif de communiquer avec lui régulièrement et de lui préciser en amont votre mode travail. Il n’est pas possible d’être joignable 24h/24h ni de répondre dans l’heure à chaque message, d’autant plus si les clients s’accumulent. En fixant des règles au démarrage de la mission, on évite beaucoup de problème pour chacune des parties. »

3. Définir précisément les objectifs  

« Il est fondamental de bien s’accorder avec le client sur ce qu’il est censé obtenir en fin de mission. Les objectifs fixés doivent être autant que possible SMART (Spécifique/Mesurable/Atteignable/Réaliste/Temps).

Lorsque, les objectifs ne sont pas clairement définis cela se retournera forcément contre le freelance à un moment ou à un autre. C’est pourquoi une note de cadrage est nécessaire pour chaque lancement de projet car le devis n’est pas censé refléter les objectifs. »

4. Être ferme sur son tarif journalier moyen

« Si votre tarif est correct, qu’il est fixé en fonction des prix observés sur le marché et vos compétences, il n’y a pas de raison d’accepter de remise importante sur votre travail !

Au delà du manque à gagner, une négociation tarifaire appuyée est souvent le signe que le client n’estimera pas à sa juste valeur le travail du freelance. En effet, passer par un freelance comporte beaucoup d’avantages mais l’expertise a un prix. Selon moi, un freelance qui se brade est un freelance qui bâcle son travail. »

Et vous, avez -vous d’autres conseils à partager pour la gestion de vos relations avec vos clients ?

Crédit photo: Vincent Bousserez

10 conseils pour devenir un super-héro du freelancing

Devenir freelance fait rêver beaucoup de monde, la liberté des horaires de travail, le choix des projets et des clients… Mais le succès ne tombe pas du ciel et pour réussir comme freelance, il faut travailler beaucoup, créer un portefeuille clients, développer son business seul etc. Entre s’organiser à peu près pour maintenir la tête hors de l’eau et devenir un vrai super-héro du freelancing, il n’y a qu’un pas et voilà comment y arriver :

1. Faites un business plan

Pas la peine d’y passer 3 semaines et de pondre une présentation powerpoint digne d’une entreprise du CAC 40, mais prenez le temps de vous poser cinq minutes et de noter noir sur blanc quelles sont vos dépenses et quels est votre objectif de revenu pour l’année. Est-ce que les clients que vous avez déjà couvrent cet objectif ? Si non, trouvez des moyens de générer de nouveaux revenus soit avec vos clients actuels, soit avec de nouveaux clients.

2. Planifiez vos semaines et vos jours à l’avance

L’avantage d’être freelance c’est qu’on n’a pas de manager, l’inconvénient d’être freelance, c’est qu’on n’a pas de manager… Très rapidement si vous avez beaucoup de travail, vous risquez d’avoir la tête dans le guidon et peut-être de passer du temps sur des tâches qui ne sont pas prioritaires. Chaque semaine, définissez les priorités de votre semaine, chaque matin, les priorités de la journée en vous concentrant sur ce qui apporte réellement de la valeur. (Si vous vous demandez comment prendre de l’avance sur vos projets, j’en parle ici)

3. Faites votre promotion

Vous êtes freelance, mais vous êtes avant tout développeur, graphiste, traducteur… Quel que soit votre métier, vous n’avez pas forcément une formation de commercial. Pourtant, un bon freelance doit être un bon commercial. Vous devez passer du temps à faire votre promotion, à construire votre réputation sur le long terme, à rencontrer des gens, à travailler votre offre…  Vous devez vendre votre travail. Si vous ne savez pas faire, renseignez-vous sur les techniques de négociation, demandez des conseils et apprenez. C’est une qualité indispensable.

4. Apprenez à dire non

Surtout si vous débutez en freelance, vous avez peut-être envie d’accepter tout ce qu’on vous propose. Accepter des projets à bas prix ou des projets qui vous intéressent peu pour construire votre réputation sur le long terme, c’est normal, mais vous devez aussi apprendre à dire non. À chaque fois qu’on vous propose un projet, prenez le temps de réfléchir avant de donner votre réponse et posez-vous les bonnes questions. Qu’est-ce qu’il vous coûte en terme de temps et qu’est-ce qu’il va vous rapporter ? Évaluez vos devis en fonction des réponses à ces questions. Vous n’êtes pas obligé non plus d’accepter toutes les demandes de services gratuits de vos amis, votre famille et de la famille de vos amis etc.

5. Faites-vous des amis

Construisez-vous un réseau : un réseau de clients potentiels et aussi un réseau de freelances qui exercent le même métier que vous. Soyez actifs sur les réseaux sociaux, contactez des gens qui travaillent sur les mêmes sujets, échangez, demandez à les rencontrer. Allez dans des meet-ups, des ateliers, des événements. Beaucoup de missions s’obtiennent par recommandation, il faut que les gens sachent qui vous êtes et qu’ils aient votre nom en tête, ayez toujours des cartes de visite sur vous et distribuez-les. Après un événement où vous avez rencontré des gens intéressants, rajoutez-les sur Linkedin, envoyez-leur un petit mot pour leur dire que vous avez été ravis de faire leur connaissance etc.

6. Inscrivez-vous sur Malt

Le première chose à faire bien sûr ! :-) L’automatisation des devis et des factures et le pré-paiement avant le début de toute mission vous fera gagner un temps précieux que vous pourrez passer sur des activités qui créent de la valeur plutôt qu’à faire de la paperasse !

D’autre part, à chaque fois que vous terminez une mission sur Malt, le client vous laisse une note et un commentaire, ce qui vous permet de capitaliser sur votre réputation et de rassurer d’autres clients potentiels sur la qualité de votre travail.

7. Faites vos comptes

Vous vous souvenez du premier conseil ? Le business plan ? Et bien de temps en temps sortez-le du tiroir et regardez où vous en êtes par rapport à vos objectifs. Si vous les avez atteints, parfait, vous pouvez le ranger jusqu’au mois prochain. Si vous n’avez pas généré le chiffre d’affaires prévu, réfléchissez à des actions pour augmenter votre revenu.

8. Sachez travailler quand il faut travailler et vous arrêter quand il faut vous arrêter

Avoir la liberté de travailler quand on veut, c’est bien, mais très vite, ça revient à travailler tout le temps. Évidemment, quand on se lance, on n’a rien envie de lâcher, on fonce, on travaille jour et nuit. C’est très bien, sauf que vous allez tenir un an et finir surmené… Même si peu de freelances font les 35h, forcez-vous à faire des pauses, du sport, à sortir, à prendre des vacances. C’est important de prendre du recul de temps en temps et ça ne peut qu’améliorer votre travail.

9. Demandez et acceptez la critique

Un freelance travaille souvent seul, il change de client régulièrement et a très rarement de feed-back sur son travail. Demandez à vos clients à la fin de chaque mission ce qu’ils ont pensé de votre travail et de votre comportement global, qu’est-ce que vous pourriez améliorer et quels ont été vos points forts. Non seulement cela vous permettra d’améliorer votre travail, mais la démarche montrera à vos clients que leur avis vous importe et que vous avez envie d’apprendre et de progresser.

10. Faites du bon travail

C’est évident mais ça vaut le coup d’être répété : n’acceptez pas les projets que vous n’êtes pas capable de réaliser faute de temps ou de compétences. En CDI dans une entreprise on pardonne une erreur, quand vous êtes freelance, vous risquez de perdre un client et de ternir votre réputation. Quand vous acceptez un projet, quels que soient sa taille ou son importance, mettez-y toujours toute votre motivation et votre professionnalisme et si vous n’êtes pas prêt à y mettre toute votre énergie ou que vous n’y croyez pas, ne l’acceptez pas.

Et hop, vous avez les clés pour devenir un super-héro du freelancing. Bon courage !

Image : Superman – Man of steel (Warner)