Recruter un freelance : mode d’emploi

Congés maternité, absences imprévisibles, compétences inexistantes en interne et autre rush de dernière minute sur des projets à rendre la semaine dernière… Bref, on a toujours besoin d’avoir un freelance avec soi ;-)

Plus simples, flexibles et rapides que les CDD ou les CDI, les contrats en freelance se multiplient en France. Toutefois, beaucoup d’entreprises, n’ont pas l’habitude d’embaucher des freelances et ne savent pas forcément comment trouver le bon profil ou quelles sont les procédures administratives à effectuer. Et pourtant, ce n’est pas bien compliqué, démonstration en 8 étapes :

1) Vous avez besoin d’un freelance, mais pour faire quoi exactement ? 

Définissez précisément de quels projets votre freelance sera responsable, le périmètre de sa mission. Le freelance payé au forfait/mission signe pour une prestation précise, pas pour un certain nombre d’heures dans votre entreprise. Si vous avez embauché un graphiste pour créer un logo, il risque de faire une drôle de tête si vous lui demandez finalement d’intégrer vos newsletters…

Notez que vous avez le choix entre recruter un freelance en régie (un certain nombre d’heures dans votre entreprise) ou un contrat au forfait (pour l’accomplissement d’un projet précis, quel que soit le temps nécessaire pour y arriver). Réfléchissez aussi à la question du télétravail : le freelance peut-il travailler à distance? Si oui, peut-être est-il nécessaire de plannifier quelques rendez-vous aux étapes clé de la mission. Avez-vous vraiment besoin d’un freelance à temps complet ou un temps partiel est-il suffisant ? Pour les missions longues de plusieurs mois, le paiement se fait généralement à la fin de chaque mois.

2) Vous avez besoin d’un freelance, mais qui exactement ? 

Vous n’avez pas besoin du meilleur développeur java de France pour corriger un bug sur votre blog wordpress ou du futur Picasso pour créer l’image de votre prochain concours Facebook. Le bon profil, ce n’est pas forcément le meilleur dans sa catégorie, c’est le profil adapté à vos besoins. Un junior pour les missions simples, un senior avec plus d’expérience pour des missions plus complexes.

3) Et sinon, c’est payé combien ? 

Les premières questions que se pose un freelance sollicité pour une mission : “combien ça va me prendre de temps ? ” et “combien ça va me rapporter ? “. Soyez réaliste. Évaluez la longueur de votre projet et définissez votre budget total sur la base des tarifs journaliers des profils qui vous intéressent. N’oubliez pas que c’est le freelance qui paiera les charges et qu’il en tiendra donc compte dans son devis. De votre côté, vous n’aurez aucun frais supplémentaires liés à son embauche.

Cette recherche vous permettra d’autre part de vérifier que votre budget n’est pas sous-évalué ou sur-évalué. Ne perdez pas votre temps à contacter des freelances dont le tarif de correspond pas du tout à votre budget. Si c’est nécessaire, revoyez votre budget à la hausse ou à la baisse. Si ce n’est pas possible, revoyez vos objectifs, le budget alloué n’est peut-être pas le bon…

4) Établissez un premier contact 

Pour trouver le bon profil, que ce soit via votre réseau personnel, des réseaux professionnels comme Linkedin/Viadeo ou des plateformes spécialisées dans la recherche de freelances comme Malt, prenez le temps de lire les profils intéressants avant de les contacter. Contactez plusieurs personnes, mais évitez d’envoyer par inadvertance des offres de développement à des graphistes (et réciproquement ! ).

5) Soyez clair, net et précis

Les bons freelances sont sollicités régulièrement et ils risquent de ne pas répondre aux emails télégraphiques du genre “Cherchons DA freelance pour création site web, contactez-moi si intéressé”. Expliquez clairement la nature du projet, sa durée, s’il est faisable à distance ou si le freelance a besoin d’être présent, le niveau de compétences requis etc. Faites une première sélection de profils et en fonction de votre mission, n’hésitez pas à faire un entretien téléphonique ou de visu avec les freelances que vous aurez présélectionnés.

6) Demandez des devis, comparez-les et… choisissez  !

Si vous avez bien respecté les étapes précédentes, cette phase devrait se faire simplement. Sur Malt, nous affichons les tarifs journaliers indicatifs des freelances, ce qui permet d’évaluer relativement précisément le montant global de votre demande. Si le projet est long ou offre une récurrence des missions, vous arriverez sans doute à négocier ces tarifs, qui restent indicatifs. 

7) Acceptez le devis et c’est parti !

Recruter un freelance revient à acheter une prestation de services. Tout ce processus de recherche et de recrutement peut se faire en quelques heures. Si vous passez par une plateforme spécialisée comme Malt, c’est le tiers qui s’occupera de vérifier que le freelance que vous avez sélectionné est bien en règle avec l’URSSAF et qui servira d’intermédiaire en cas de problème. D’autre part, tout le système de devis et de facturation est automatisé, donc pas de déclarations à remplir, de charges à payer, ou de liasses de formulaires à faire signer par tous les départements de votre entreprise. Juste une facture à régler selon les modalités que vous aurez définies au préalable.

Si nécessaire, n’oubliez pas de faire signer un contrat de confidentialité.

8) C’est fini ! Votre projet est réalisé, vous n’avez plus qu’à payer

Pour une mission courte, la facture vous sera envoyée dès que le projet est terminé ; pour une mission longue, vous recevrez et devrez payer une facture en fin de chaque mois. Si vous avez choisi votre freelance sur Malt, vous avez la possibilité de prépayer la mission en ligne par carte ou par virement. Vous n’aurez alors qu’un clic à faire pour que le montant de la facture soit transféré sur le compte bancaire de votre freelance.

Et hop, vous savez tout ! Et si vous avez encore des questions, n’hésitez pas à nous les poser. En tant que spécialistes du travail en freelance, on se fera un plaisir de vous répondre !

Auteur : Malt

Head of community @Malt

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