Pourquoi nous avons chassé notre équipe du bureau ?
(ou presque)

Bureau, télétravail, coworking… où et comment travailler sont des questions que se posent beaucoup d’entreprises à l’heure d’Internet. Vincent Huguet, co-fondateur de Malt, la plateforme de recherche de freelances, partage son expérience après avoir testé avec son équipe des nouveaux modes d’organisation.

J’ai commencé à travailler en 1997, chez Nestlé France. Pour «travailler», il fallait aller «au bureau». Un bureau, c’était alors le lieu  d’accès aux moyens de communications les plus avancés : un téléphone, un PC connecté au système de messagerie interne (moderne pour l’époque !), un service courrier interne et externe, un accès au web depuis la bibliothèque.

Aujourd’hui, pour la plupart des entreprises, malgré la démocratisation des accès Internet, du téléphone portable, des laptops, et des logiciels de travail collaboratif, peu de choses ont changé et la plupart des employés continuent de se voir imposer «le bureau» comme unique lieu de travail possible.

A la création de Malt, avec mes 2 associés co-fondateurs, une question s’est vite imposée : comment et où devions-nous travailler ? Dès le début, nous avons commencé à travailler chacun de chez soi, ou depuis des espaces de coworking, par souci d’économie. Malgré les premiers revenus et une importante levée de fonds, nous avons choisi de maintenir cette forme de travail hybride, entre télétravail, coworking, et «bureau» chez Malt. Explications.

 

Privilégier un lieu ou des personnes ?

 

Un des avantages principaux de cette liberté du lieu de travail, c’est de pouvoir choisir avec qui travailler. Hugo, co-fondateur et CTO de l’entreprise, travaille depuis Lyon où il est parti pour des raisons familiales. De même Emmanuelle, responsable de notre back-office, a commencé à travailler pour nous depuis Barcelone, et vit aujourd’hui à Toulouse. Devrait-on se séparer de personnes clés qui maîtrisent tous les enjeux de l’entreprise parce qu’elles n’habitent pas au même endroit que les autres ? Cela aurait été un très mauvais calcul pour notre projet. D’autre part, si une personne de l’entreprise peut travailler là où elle souhaite vivre, elle est doublement motivée.

Le départ d’un co-fondateur pour une autre ville aurait pu constituer un souci pour l’entreprise. C’est aujourd’hui un avantage. En effet, c’est à Lyon que nous développons aujourd’hui notre équipe technique, dans un bassin d’emploi très qualifié, mais beaucoup moins concurrentiel que Paris, avec des salaires de 20 à 30% inférieurs, cohérents avec le coût de la vie sur place.

Ne pas baser l’entreprise sur un lieu unique, c’est la possibilité de sélectionner les meilleures personnes pour votre projet, où qu’elles soient.

 

Gérer l’intendance… pour quoi faire ?

 

Lorsque vous prenez un bureau, vous vous engagez le plus souvent avec un bail, sans savoir si votre entreprise sera plus petite ou plus grande dans 1 an. Mais vous devez aussi gérer : ménage, électricité, internet, téléphone, meubles, décoration, assurances, sécurité, etc… Avec la quantité d’autres tâches administratives qui incombent à n’importe quel dirigeant d’entreprise, pourquoi vouloir en rajouter ? Pouvoir se concentrer sur son activité, sur ses clients, son produit, me semble plus important que d’avoir à gérer les horaires de l’entreprise qui fait le ménage. Cela me rappelle d’ailleurs cette anecdote de Barak Obama qui dit avoir 5 costumes, chemises, chaussettes, cravates… identiques, afin de ne pas perdre de temps le matin à prendre une décision alors qu’il devra en prendre beaucoup d’autres plus importantes dans la journée !

Chez Malt, nous avons aujourd’hui un bureau (ou plutôt un lieu pour tous se retrouver). Il est magnifique, aménagé dans une agence web de 300 personnes qui nous sous-loue des postes de travail dans une ancienne manufacture de montgolfières. C’est une seule facture à payer à la fin du mois, et l’accès aux mêmes services (réception, salles de réunion, cantine, etc) qu’une entreprise beaucoup plus grande. Notre directeur des services généraux, c’est le leur, et nous nous en portons très bien. En plus, notre «hébergeur» est aussi l’un de nos principaux clients, tout comme d’autres entreprises voisines de la nôtre dans l’open-space. Pour ceux qui cherchent à aller sur le terrain et avoir rapidement du feedback comme le recommanderait Eric Ries et son «Lean Start-up», rien de plus efficace.

Il faudrait que le nombre d’employés soit multiplié par 10 pour qu’on ait envie de louer nos propres locaux, et que ça vaille la peine de recruter des personnes dédiées à la gestion de notre espace de travail. Et le jour où nous le ferons, nous l’ouvrirons à d’autres entreprises plus petites et des freelances pour garder ce même esprit d’ouverture qui nous semble si riche aujourd’hui.

 

«L’open-space m’a tuer»

 

Je me souviens avoir visité une filiale de l’agence de publicité Ogilvy, en 2000. Toute l’agence, travaillait dans le même open-space. Pas un bruit, tout le monde avec un casque sur la tête, mais tous avaient un petit chevalet rouge posé à côté de leur ordinateur avec le message «Souriez, c’est contagieux». Clairement, personne ne souriait, personne ne communiquait, et le petit message imposé sur les bureaux par la direction n’y changeait pas grand-chose. Il est clair que l’open space, dont l’objectif originel était de favoriser la communication entre collaborateurs, n’a pas réussi sa mission.

L’open-space est cependant souvent un choix par défaut, lié au coût. C’est aussi notre choix, puisque nos bureaux parisiens sont en open space (même si nous apprécions d’être hébergés dans un espace beaucoup plus grand et d’avoir accès à plein de salles, canapés et recoins où s’isoler si nécessaire).

Lors d’une de ses visites dans nos bureaux parisiens, Emmanuelle qui  vient de Toulouse, me confie au bout d’une dizaine de jours qu’elle est très heureuse d’être physiquement avec le reste de l’équipe et que cela lui semble nécessaire, mais aussi qu’elle a hâte de rentrer chez elle pour pouvoir mieux travailler ! L’open-space a encore fait des siennes : trop silencieux ou trop bruyant, difficile de trouver le bon équilibre. Et malgré les règles de silence que l’on peut imposer, être à quelques centimètres à droite, à gauche ou en face de ses collègues n’y fera rien. C’est anti-naturel et peu confortable. Qui arrive à se concentrer pendant 8h, 4h, 2h, ou ne serait-ce que 10 minutes en open-space ?  Lorsque vous demandez aux gens où ils travaillent quand ils ont quelque chose d’important à faire, ils vous répondront, chez eux, dans un train, un avion, la bibliothèque, mais rarement au bureau. Cela fait réfléchir.

Notre bureau, nous le voyons aujourd’hui pour ce qu’il doit être, un lieu social, où se retrouver, en particulier de temps en temps avec ceux qui sont à distance, pour échanger, brainstormer, etc. Tout dépend de votre personnalité, votre situation familiale, ou votre fonction, mais il est souvent plus efficace par exemple pour un développeur qui a besoin de moments de concentration ininterrompus de travailler de chez lui.

 

La machine à café

 

Le danger du télétravail, c’est l’isolement. En fait, plus que l’isolement du lieu de travail, c’est surtout l’isolement de la machine à café ! C’est la raison (officielle..) pour laquelle Marissa Mayer, récemment arrivée chez Yahoo, décida de supprimer le télétravail. Il me semble dommage de ne pas profiter de tous les bénéfices du télétravail pour la seule raison de ne plus avoir les conversations à la machine au café. Mais il faut reconnaître que Marissa Mayer a en partie raison sur le lien social créé au bureau, qui est bénéfique pour l’entreprise.

Nous avons cependant pris deux décisions clé pour conserver les avantages du télétravail sans en subir les inconvénients :

1 – La première c’est que, tout simplement, toute l’équipe se retrouve dans nos bureaux parisiens tous les mois et demi, pour plusieurs jours, et là on en profite à fond. Déjeuner, dîners, sorties… Tous les mardis matin, nous avons aussi une réunion par Google Hangout (important d’investir dans une bonne caméra et micro) où tout le monde est réuni et dit ce sur quoi il travaille en ce moment, les questions qu’il se pose, etc.

2 – La deuxième c’est un logiciel. Il s’appelle Slack. C’est un «chat persistent» qui nous permet de ne presque plus nous envoyer d’emails (presque aussi polluants que l’open-space), et d’avoir des «channels» et des «groupes» de discussions qui nous assurent que toutes les personnes impliquées par un sujet sont au courant de ce qu’il se passe, qu’elles soient connectées à ce moment, ou qu’elles reviennent après une déconnexion de quelques heures, 1 jour ou même une période de vacances. Nous avons même un «channel» #random qui est la machine à café virtuelle, pour parler de tout et de rien, rdv tinder de la veille, match de foot, ou vidéo youtube. Ce logiciel est simple et génial, on est fans !

 

Tout le monde dehors ! Malt-Cowork encourage le travail nomade

 

Pour que ceux qui sont le plus souvent au bureau de Paris comprennent les avantages et les inconvénients du travail à distance, lors d’un de nos points d’équipe, les télétravailleurs ont suggéré que chacun s’ «exile» pendant 1 semaine pour travailler depuis un espace de coworking. C’est comme cela qu’est né le Malt Cowork Tour, qui en plus de faire ressentir le télétravail à tous, a l’énorme avantage de développer Malt en allant rencontrer des clients et freelances, membres potentiels de notre communauté.

 

Tous ensemble… au soleil !

 

Ce que l’entreprise économise en coworkant, en louant par poste, ou en télétravaillant nous permet de mettre de côté pour faire, 2 fois par an au minimum, un séminaire au soleil ! Le dernier, c’était à Barcelone où toute l’équipe s’est retrouvée, ainsi que quelques freelances de notre communauté que nous avions invités. On n’est pas tout le temps ensemble, mais quand on est une semaine ensemble à travailler, du petit-déjeuner au dîner, forcément cela crée des liens et assure une communication parfaite entre tous les membres de l’équipe.

 

Se préparer à l’internationalisation

 

Encore besoin d’arguments pour favoriser le travail à distance ? Très bien. Vous, entrepreneur ambitieux, comment travaillerez-vous quand vous aurez des filiales pour développer des pays à l’étranger ? Le travail à distance s’imposera, alors pourquoi ne pas commencer dès maintenant et mettre en place les bonnes pratiques tant que votre équipe est encore à taille humaine ?

Vous avez testé des nouvelles façons de travailler ? Vous souhaitez partager votre expérience avec les lecteurs de ce blog, je serais ravi d’en discuter avec vous.

Vincent Huguet

 

Auteur : Vincent Huguet

CEO Malt

9 réflexions sur « Pourquoi nous avons chassé notre équipe du bureau ?
(ou presque) »

  1. Intéressant comme approche, je travaille également de cette manière avec mes partenaires. Par curiosité, quelles sont les solutions que vous utilisez pour gérer le planning et les disponibilités de l’équipe, les tâches etc… ?

    1. Bonjour Michel-Ange,
      Nous utilisons les outils google : calendriers publics pour gérer les disponibilités des uns et des autres, hangout pour communiquer. Nous utilisons aussi Evernote pour la gestion des projets et Slack, un chat permanent pour échanger sur tout et rien et nous envoyer des documents.

    1. Oui, exactement ! C’est aussi pour comprendre le quotidien des freelances, que nous aimons travailler comme eux et avec eux =)

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