Inbox Zéro : astuces et outils pour l’atteindre

Une boîte de réception mal rangée peut nuire à votre productivité de bien des façons. Plus que simplement ralentir vos recherches éventuelles et vous faire perdre du temps, une boîte mail chaotique peut être une source de déconcentration importante.

Voici quelques conseils pratiques qui vous aideront à bien gérer vos mails en quelques clics, librement inspirés du best seller La 25ème heure, de Guillaume Declair, Bao Dinh et Jérôme Dumont. 

Ménagez votre concentration en mettant en place une routine

Une fois distrait, il faudrait 23 minutes et 15 secondes à votre cerveau pour récupérer sa capacité de concentration, selon une étude de l’Université de California Irvine. Pour optimiser votre efficacité, regroupez les tâches de même nature et protégez-vous des distractions inutiles.

Consulter sa boîte de réception à heure fixe est une bonne pratique qui vous évitera de vous déconcentrer inutilement. En vous forçant à ne consulter vos mails à des moments précis de votre journée, vous vous épargnez une source de distraction supplémentaire.

Pour ce faire, n’hésitez pas à désactiver les notifications et alertes qui risquent de perturber votre workflow et vous couper dans vos élans. Tâchez également de fermer l’onglet de votre messagerie dès qu’il n’est plus utilisé : de cette manière, vous n’êtes plus incité(e) à surveiller vos nouveaux mails de façon compulsive.

👆 Quick action

Concentrez le traitement de vos mails sur trois moments de votre journée, à 10h, 14h et 17h par exemple. Traitez à cette occasion les emails qui ne vous demanderont pas plus de 5 minutes et archivez ces emails une fois traités. Pour plus d’efficacité, vous pouvez instaurer une routine, en traitant les mails par lots (de 10 par exemple).

💡 A retenir

Reprenez le contrôle de votre boîte mail avec l’extension Inbox when Ready pour Gmail, qui vous permet de masquer votre boîte de réception par défaut. Ainsi, vous pouvez continuer de répondre aux mails existants sans être perturbé(e) par les nouveaux entrants. Pour retrouver votre boîte de réception, il suffira ensuite de cliquer sur le bouton “Afficher la boîte de réception”.

Extrait du livre “La 25ème heure”, écrit par Guillaume Declair, Bao Dinh et Jérôme Dumont.

Prio-ri-sez et restez stratégiques

Avez-vous entendu parler de la règle des trois tâches ? Inspirée par Stephen Covey, auteur du best-seller The 7 habits of Highly Effective People, son crédo est simple : toujours commencer la journée par ses priorités, soit les trois tâches les plus importantes à faire. Pour trouver ces priorités, définissez chaque jour les trois tâches qui vous permettront de vous sentir accompli(e) à la fin de votre journée.

Le matin est le moment où vous débordez d’énergie : ne la gaspillez pas dans la lecture de newsletters ou de mails, ni dans des réunions. Essayez plutôt d’entamer votre journée en vous dédiant à la tâche la plus difficile. Une fois cette première tâche ardue accomplie, vous vous sentirez libéré(e) et boosté(e) pour le reste de votre journée, prêt(e) à poursuivre dans votre élan de productivité. 

Luttez contre la procrastination en 2 minutes

Pour garder le contrôle de votre boîte email, mettez en place des automatismes qui vous permettront ensuite d’avoir une vision bien claire des mails que vous laissez en attente.

👆 Quick action

Appliquez la “règle des deux minutes” inventée par David Allen, auteur du best-seller Getting Things Done : si une tâche vous prend moins de deux minutes, faites-la immédiatement. Dès que vous lisez un e-mail qui ne requiert aucune action de votre part, archivez-le sur-le-champ. Vous venez de recevoir deux spams et trois newsletters promotionnelles sans intérêt ? Supprimez donc. Vous finissez de lire un mail qui ne nécessite pas de réponse ? Archivez-le.  En prime, en limitant le stockage de vos données, vous réduisez l’énergie mobilisée par leurs hébergeurs, ce qui amoindrit votre empreinte carbone. 

Plus épurée, votre nouvelle boîte de réception devrait ensuite vous permettre d’avoir une vision précise sur ce que vous laissez en attente. N’hésitez pas à trier vos mails restants par statut. 

Timyo est un outil gratuit qui permet d’établir un code couleur dans sa boîte mail grâce à des filtres appliqués selon le degré de priorité d’un email. L’outil permet d’abord aux expéditeurs des mails d’ajouter des en-têtes précisant les dates de réponse souhaitées. Une fois ces deadlines établies, des couleurs spécifiques sont ensuite appliquées. Au final, ce code couleur permet aux destinataires de connaître les délais de réponse attendus pour chaque mail reçu, sans même les ouvrir. 

Automatisez les tâches et libérez-vous l’esprit

Exemple d’une action proposée par Timyo, permettant de trier ses mails selon leur degré de priorité.

Certains mails peuvent être importants, sans toutefois que leur deadline ne nécessite un traitement immédiat. Si vous n’êtes pas dans la possibilité de répondre à un email important immédiatement, notifiez le destinataire de votre bonne réception du message et n’hésitez pas à lui préciser quand vous serez en mesure de lui répondre.

Il ne vous restera plus qu’à programmer ensuite des rappels, qui vous inciteront à répondre à cet email à un moment précis (ex  : lundi matin pour un email reçu vendredi après-midi). Ainsi, cet email laissé en attente ne polluera pas votre attention par sa présence dans votre boîte de réception. 

👆 Quick action

Avez-vous testé la nouvelle fonctionnalité “Snooze” de Gmail ? Il vous suffit de cliquer sur la petite horloge à droite de chaque mail pour en masquer certains temporairement, et les faire réapparaître en temps voulu. N’hésitez pas à reprogrammer la réception de certains emails importants mais non prioritaires. De cette façon, vous les gardez toujours en tête, sans qu’ils monopolisent néanmoins votre boîte de réception.

Pour des follow-up efficaces, les extensions gratuites Boomerang for Gmail ou Mixmax font réapparaître, passé un certain délai, vos mails envoyés restés sans réponse. Boomerang for Gmail propose également d’automatiser vos processus de relance. Un email de rappel sera automatiquement envoyé au destinataire une fois passé le délai de réponse paramétré par vos soins.

Exemple d’une action proposée par Boomerang, permettant de programmer des alertes à des moments choisis.

Pensez libellés, dossiers et catégories

Une fois les emails non indispensables éliminés et les messages non urgents reprogrammés, il devrait vous rester les messages-clés à garder sous la main (échanges avec des clients ou collègues par exemple). 

👆 Quick action

Activez l’option “Envoyer et archiver” dans les paramètres de Gmail, ce qui fera apparaître un bouton spécifique. En l’utilisant, vous pourrez archiver une conversation automatiquement après y avoir répondu.

La plupart des applications de messagerie tels que Gmail ou Outlook vous permettent d’organiser vos échanges sous certains libellés ou catégories. Prenez le temps de prioriser et classer chacun de ces emails sous de grandes catégories telles que “Clients”, “Projets” ou “Administration”, elles-mêmes rattachées à des sous-catégories.  Cette démarche vous coûtera un effort sur le court terme mais vous fera gagner un temps précieux quand vous aurez besoin de retrouver la trace de ces emails importants. 

Avant de classer un email, assurez-vous néanmoins que son objet se prête bien aux recherches. Contient-il les bons mots clés qui résument véritablement son contenu ? Si non, éditez l’objet avant de le classer et de l’archiver.

👆 Quick action

Championne de “l’Inbox Zero”, la messagerie collaborative Front vous permet d’archiver vos emails en un temps record grâce à ses nombreux raccourcis (E pour archiver une conversation, K pour passer à la prochaine, L pour taguer…). Elle permet également de limiter le recours aux mails : avec Front, il est par exemple possible d’assigner une tâche à un collaborateur en le taguant sur un mail, sans avoir à l’inclure dans la boucle au préalable. 

L’assignement de mail sur Front, permettant de confier des sujets à ses collaborateurs en un simple tag.

Équipez-vous d’outils adaptés

L’usage d’emails n’est pas pertinent pour tout. Repérez les situations trop complexes pour se suffire à des échanges écrits. Selon la règle des trois emails mise au point par le journaliste et auteur américain Phil Simon, si vous échangez plus de trois emails avec votre interlocuteur, c’est le signe que vous devriez vous parler. Pour ne pas interrompre votre interlocuteur, vous pouvez programmer un appel.

Pour des prises de note plus efficaces, préférez les outils de gestion collaboratifs comme Evernote, Slite ou Google Keep aux mails. Côté gestion de projets, Trello vous permet de suivre l’avancée de projets à plusieurs grâce à son système de “boards”. Enfin, avant d’envoyer un email, demandez-vous si le contenu du mail ne peut pas être dit de vive voix ou via une application de messagerie professionnelle comme Slack.

💡 A retenir

Ne sous-estimez pas le poids que peuvent avoir les emails envoyés “pour information” sur votre boîte de réception. Pour sauvegarder ces traces écrites de façon organisée, créez un label “Pour info” dédié à toutes vos présences en copie.

Libérez-vous des notifications et newsletters

Votre boîte de réception regorge de newsletters promotionnelles que vous n’ouvrez presque plus ? Chaque début de mois, accordez-vous cinq minutes pour faire le tri ! Un trop-plein de newsletters peut parfois dissimuler des emails importants. 

Pour un processus de désinscription rapide et efficace, effectuez une recherche dans votre boîte de réception avec le mot-clé “se désinscrire”. Les dernières newsletters reçues devraient alors apparaître : il ne vous restera plus qu’à parcourir la liste et sélectionner toutes celles qui ne vous sont pas indispensables. 

👆 Quick action

Pour continuer à recevoir certaines newsletters sans qu’elles ne monopolisent l’espace de votre boîte de réception principale, n’hésitez pas à les associer à la catégorie “Promotions” ou à créer un libellé spécial emails promotionnels. L’outil Cleanfox vous permet notamment de supprimer automatiquement les mails que vous ne lisez pas, en un clic.

Ce conseil vaut de même pour les notifications reçues par email liées aux réseaux sociaux. Vous recevez des emails à chaque notification Twitter sans que les réseaux sociaux ne touchent à votre coeur de métier ? Il est temps de vous libérer de ces parasites. 

Pour aller plus loin

Afin d’instaurer un rapport aux mails plus sain et productif, rien de mieux que la prévention. Voici quelques astuces à adopter qui vous permettront d’accélérer votre communication par mail. 

  • Résumez dans chaque début de mail l’objet et les idées-clés de votre message, ainsi que ce que vous attendez de votre destinataire. Une fois votre demande explicitée, votre destinataire pourra vous faire un retour efficace en allant à l’essentiel. 

  • Soyez précis et apportez le maximum d’informations possible dès votre premier message. Pour ce faire, s’inspirer de Tim Ferriss et la technique du “si…alors”.
    Par exemple : “Voici ma proposition de calendrier éditorial. Si ça te va, peux-tu transmettre directement à l’équipe Community en me mettant en copie ? Sinon, peux-tu me donner tes commentaires sur le fond ou la forme ?” Cette astuce devrait vous économiser de précieux allers/retours.

  • Gardez en tête qu’une bonne gestion de ses emails commence par des messages envoyés à ses destinataires au bon moment. Respectez les temps d’envoi des emails : après 18 heures, préférez un envoi de mail programmé pour le lendemain 9 heures. En coïncidant avec le début de la journée du travail du destinataire, l’envoi n’en sera que plus pertinent, en plus de véhiculer un meilleur message.