Freelance : comment automatiser son quotidien pour être plus efficace ?

Freelance automatiser quotidien etre plus efficace

Pour développer toujours plus son activité de freelance, le mieux est de booster sa productivité, en automatisant certaines tâches par exemple. Je vais vous donner plusieurs tips pour améliorer votre productivité 💪

Pourquoi être productif est essentiel pour un freelance ?

En effet, quand on est freelance, on est seul et pourtant, on doit gérer tous les aspect d’une entreprise : la production, le commerce, l’administratif, la comptabilité, etc.

Mais le freelance n’est pas un magicien capable de ralentir le temps et d’allonger ses journées. Chaque heure qui n’est pas dédiée à la production, donc à la réalisation de ses missions, est une heure qui n’est pas facturable.

Mais alors comment développer son activité ? On peut bien sûr, et il le faut, tenir compte de ces temps “morts” dans son TJM. Le mieux est bien entendu d’augmenter sa capacité de production et d’être plus efficace pour gagner du temps.

Voici maintenant 5 outils et 1 plateforme qui vont vous permettre de booster votre productivité !

Gérer ses projets avec Trello

Trello est sans doute l’outil en ligne de référence pour la gestion de projet. Le principe est simple : un tableau, plusieurs colonnes et des cartes à l’intérieure de celles-ci.

Il n’y a pas une bonne méthode Trello, chacun se l’approprie. Personnellement, j’ai plusieurs colonnes selon les priorités, et chaque carte représente une tâche. Ainsi, chaque matin, je sais où en est telle ou telle mission.

Il est possible d’associer des dates de livraison à chaque carte : ainsi, on ne livre jamais un client en retard. Il est également possible de de créer une liste de tâches à l’intérieur de ses cartes.

trello freelance

Trello est gratuit, vous pouvez vous inscrire ici.

Prendre des rendez-vous avec Calendly

Personnellement, je reçois pas mal de messages de prospects sur Malt. Souvent, la prise de rendez-vous est compliquée. En effet, je propose deux dates, le prospect m’en propose deux autres, on fait plusieurs allers / retours … On perd alors un temps pas possible pour quelque chose qui n’apporte pas de valeur.

Aujourd’hui, j’utilise Calendly. Calendly se connecte à votre agenda, ensuite, il suffit de fournir son lien Calendly à son prospect ou client et il pourra en totale autonomie réserver un créneau pour votre échange téléphonique dans votre agenda.

Fini les aller / retours ! Bien sûr, il faut paramétrer son agenda Calendly : les horaires disponibles (par exemple, entre 9h et 17h), les jours disponibles (merci les rendez-vous le dimanche …), etc.

Une fois le rendez-vous pris, il s’ajoutera automatiquement à votre agenda, vous ne pourrez donc pas l’oublier.

Personnellement, j’ajoute le lien de mon Calendly à ma signature d’email. Ainsi, quand un prospect me contacte et que je lui réponds, il peut automatiquement réserver un rendez-vous téléphonique. Plus la peine d’échanger 20 emails pour savoir les disponibilités de chacun.

prise rdv tel freelance

Calendly est gratuit mais propose des offres payantes (superflues selon moi), vous pouvez vous inscrire ici.

Réaliser une veille efficace avec les Google alertes et TweetDeck

Tout bon freelance se doit de rester à jour. En effet le monde évolue à une vitesse hallucinante et si on ne veut pas être dépassé, il faut se tenir informé des dernières tendances du marché, de son secteur, voire même de la législation car les réformes vont vite pour les freelance.

Faire une veille efficace peut prendre beaucoup de temps. Et encore une fois, le temps c’est de l’argent. Pour gagner du temps, il existe un outil proposé par Google qui va automatiser votre veille : les Google Alertes.

Google est spécialisé dans l’indexation de contenus, c’est son coeur de métier avec son moteur de recherche, autant profiter de son outil.Le fonctionnement est très simple : vous pouvez paramétrer une ou plusieurs alertes en fonction de mots clés. Ensuite, vous paramétrez à quelle fréquence vous souhaitez recevoir ces alertes. Personnellement, une fois par semaine me semble un bon rythme !

veille freelance google alertes

Google Alertes est totalement gratuit, vous pouvez vous inscrire ici.

TweetDeck est un outil proposé par Twitter. Ses fonctionnalités sont très variées, c’est finalement un tableau de bord permettant de piloter tous les aspects de son compte Twitter. TweetDeck permet de créer son propre tableau de bord et de le personnaliser.

L’intérêt pour une veille étant de pouvoir créer des filtres : on peut afficher tous les tweets sous forme de tableau en filtrant selon des mots clés, hashtags ou utilisateurs.

Chacun de l’appropriera mais le gros avantage étant que sur Twitter, on est vite débordé de messages plus ou moins intéressants, TweetDeck permet de filtrer.

veille freelance tweetdeck

TweetDeck est gratuit, il suffit d’avoir un compte Twitter et d’y accéder ici.

Gérer son administratif grâce à Freebe

Créer des factures et devis sur Word ou Excel peut prendre énormément de temps. Faire sa comptabilité, calculer ses charges URSSAF, sa TVA, calculer son bénéfice net, déclarer son chiffre d’affaires, … autant de tâches qui me prenaient plusieurs heures par mois.

Avec un outil comme Freebe : tout se fait automatiquement. Que ce soit l’édition des devis et factures, le calcul de son chiffre d’affaires jusqu’à la déclaration de son chiffre d’affaires, le relance de ses clients : on gère tout depuis Freebe.

Freebe va plus loin en proposant un outil de time tracking (permettant de calculer à la minute près le temps alloué à chaque client) et en proposant une synchronisation avec son compte bancaire professionnel : ainsi, les virements sont automatiquement ajoutés à son livre des recettes.

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Freebe est à 7€ / mois pour un abonnement un an, vous pouvez vous inscrire et tester Freebe gratuitement ici.

Buffer pour gérer vos réseaux sociaux

Un freelance se doit de travailler son personal branding, sa e-réputation et donc les réseaux sociaux me semblent incontournables. Quand un client vous contacte, il va vous rechercher sur Google, LinkedIn, etc. S’il ne voit rien, il se dira simplement que vous n’êtes pas très actif. S’il voit du contenu, il se dira que vous êtes un expert. Cela peut faire la différence !

Créer et optimiser ses profils de réseaux sociaux est assez simple, on ne le fait qu’une fois. Mais être actif, c’est autre chose ! En effet, être actif sur LinkedIn, Twitter et Facebook en même temps, cela peut prendre plusieurs heures par semaine.

En tant que freelance, on ne peut pas toujours se le permettre !

C’est ici que Buffer entre en jeu. Buffer va venir se connecter à vos comptes de réseaux sociaux, par exemple votre profil LinkedIn, votre page Facebook et votre compte Twitter. Grâce à cette connexion, il vous sera possible de planifier vos publications de manière centralisée.

Personnellement, à chaque fois que je publie un article sur mon blog, je le partage directement depuis Buffer. Cela me prend donc environ 3 minutes pour diffuser l’article sur mes différents profils.

Enfin, vous pourrez par exemple prendre une heure le vendredi après midi pour programmer un post par jour, sur l’ensemble de vos comptes, pour la semaine qui vient. Il vous suffit de partager les articles intéressant de votre thématique que vous avez lu. J’espère que vous faites une veille efficace ;) !

gérer réseaux sociaux freelance

Buffer est gratuit pour gérer trois profils de réseau sociaux, ce qui est suffisant. Vous pouvez vous inscrire ici.

Fini la prospection avec Malt

Avoir un profil sur Malt, c’est automatiser sa prospection. En effet, plutôt que de lister les entreprises de sa région, passer des heures à envoyer des emails ou passer des coups de téléphone.

Sur Malt, il suffit de créer son profil, renseigner ses expériences, compétences, études, créer une présentation et créer un beau portfolio pour recevoir des propositions de clients.

C’est la fin de la prospection, un gain de temps formidable permettant de se concentrer sur l’essentiel : la réalisation de ses missions.

De plus, avec Malt, pas d’impayé, pas de litiges avec ses clients. J’espère que vous n’aurez jamais de problèmes dans vos missions, mais cela peut arriver. En mettant un tiers de confiance entre vous et le client, vous garantissez que la mission se déroulera sans encombre.

Voilà, normalement avec ces différentes astuces et outils vous devriez pouvoir gérer au mieux votre activité de freelance tout étant ultra productif !

Sachez également que je propose une formation sur la productivité qui parle d’outils mais également des méthodes simples pour être plus productif au quotidien. Je propose cette formation gratuitement à mon lectorat mais également à celui de Malt, il vous suffit de cliquer ici.

3 réflexions sur « Freelance : comment automatiser son quotidien pour être plus efficace ? »

  1. Merci pour cet article hyper intéressant!
    Je me posais la question: comment fais-tu pour la gestion des devis factures car elles sont générées et sur malt et sur freebee?
    du coup tu as des doublons?

    Merci!!

    1. Hello Virginie, excellente question ! Freebe permet d’importer des documents et factures externes, par exemple celles générées par Malt :) Donc aucun problème avec ça. Ce n’est pas que pour Malt d’ailleurs, par exemple je fais de l’affiliation avec des plateformes qui génèrent elles mêmes mes factures, donc idem je les importe dans Freebe.

  2. Bonjour,

    Tu as de très bonnes recommandations. Personnellement, j’ai une petite préférence pour Asana par rapport à Trello. Visuellement, je trouve ça plus simple à utiliser. :)

    Toggl est aussi très bien fait pour tout ce qui est tracking d’heures. Il est facile à utiliser et permet de repérer facilement si un projet nous met dans le rouge ou non.

    Pour la veille, je te suggère d’aller faire un tour sur Flint.media. Tu peux adopter un robot qui fera une veille de qualité sur les sujets de ton choix. Tu peux tester la version généraliste gratuitement et passer à une version spécialisée si l’expérience te plaît.

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