L’OPEN-SPACE : UN PIÈGE POUR LES EMPLOYÉS, LES MANAGERS ET LA PRODUCTIVITÉ

Voici encore un article qu’il nous a semblé intéressant de résumer en français ! Il a été publié à l’origine sur fastcompany.com et écrit par Jason Feifer.

Avant j’avais un bureau,  mais ça, c’était avant. Je ne veux pas qu’on me plaigne pour autant, tout le monde mérite d’avoir un bureau. Mais il y a pire que de ne pas avoir de bureau : le pire, c’est qu’on essaye de nous persuader que notre mètre carré au milieu de l’open-space entre celui de deux collègues bruyants, ajouté à une absence totale d’intimité est bon pour nous et notre travail : ça augmenterait notre productivité.

À chacun son box ! Voilà des mots d’employeurs insensibles et de chercheurs qui ne comprennent rien. Les défenseurs du concept d’open-space sont le jouet d’une illusion, l’illusion qu’on allait pouvoir économiser sur l’espace de travail et persuader les employés que non seulement c’est moins cher, mais en plus, c’était bien pour eux. Pendant un bon moment, on a pris cette idée au sérieux. La diminution de l’espace alloué à chaque employé aurait non seulement un impact positif sur les coûts, mais aussi sur l’environnement de travail. Finalement, l’open-space n’embêterait que les introvertis.

L’open-space est un piège. On essaye de nous convaincre, que ce n’est pas normal de ne pas aimer travailler en open-space, quand en réalité, du stagiaire au CEO, tout le monde devrait avoir son propre bureau. Si on m’écoutait, les longues tables partagées sur lesquelles travaillent les employés dans les start-up, devraient être offertes à la cantine d’une école primaire, là où elles ont leur place.

Chacun a besoin de paix, d’intimité et de respect. Nous, qui passons plus de nos heures éveillées au travail qu’à la maison, qui travaillons dur pour arriver où nous sommes, avons le droit à quelques mètres carrés et à une porte, aussi démodé cela semble-t-il.

Pourquoi ?

1. Parce qu’on travaille plus lentement et moins bien en open-space que dans un bureau fermé

Avant, quand j’avais un bureau avec une porte qui ferme, c’était facile de se concentrer : je fermais la porte. J’avais droit au silence, j’arrivais à respecter mes deadlines. Ici, en open-space, on m’interrompt toutes les cinq minutes. Ce n’est pas qu’une impression : les employés en open-space subissent 29% plus d’interruptions que les employés en bureaux fermés. Les employés interrompus fréquemment dans leur travail ont un taux d’épuisement 9% supérieur aux autres.

Vous détestez l’open-space ? Vous n’êtes pas le seul !

Vous ne souffrez pas que des interruptions qui vous sont directement destinées, bien sûr. En open-space, on est aussi assailli des discussions permanentes des employés qui nous entourent. Pour y remédier, on a souvent recours aux écouteurs. Ils permettent de découvrir de nombreux artistes talentueux et protègent du brouhaha ambiant, mais rien ne vaut le silence pour accéder à la concentration. Au bout d’une journée entière à écouter de la musique, on a mal à la tête, on a le cerveau en compote, on se sent épuisé, on a besoin de silence.

2. En open-space, notre temps appartient à la communauté

Les défenseurs de l’open-space, diront que ces interruptions sont positives : on est au bureau pour travailler ensemble, l’open-space fait tomber les barrières, il n’y a plus besoin de prendre RDV pour voir quelqu’un…. Mais ce « quelqu’un », que vous pouvez interrompre n’importe quand, n’est-il jamais occupé ? N’a-t-il pas besoin de se concentrer sur ce sur quoi il travaille ? Une deadline à respecter ?

En open-space, on considère que le temps de chacun appartient à tout le monde. Ce n’est pas le cas. On est là pour travailler ensemble, c’est vrai, mais la plupart du temps, on travaille seul. Le travail est en équilibre entre la collaboration et une réflexion solitaire. La première ne sert à rien sans la deuxième. Quand on travaille en groupe, quand on s’assoit autour d’une table pour un brainstorming ou quand on a une conversation, on ne prétend pas être seul, ce serait bizarre. Donc, quand on est seul, arrêtons de prétendre qu’on est en groupe.

Je ne défends pas la multiplication des obstacles dans l’accès à ses collègues de travail. Je n’ai pas besoin d’une secrétaire qui barre l’entrée de mon bureau et ce n’est pas parce que je réclame un peu de temps pour moi, que je suis misanthrope. En réalité, j’aime le travail d’équipe, je ne dis jamais « non » quand on me demande si j’ai cinq minutes, mais de petites barrières sont tout de même nécessaires pour délimiter les temps de discussions et les temps de concentration.

3. On n’a pas des idées brillantes « par hasard », parce qu’on travaille en open-space

Les idées brillantes discutées au coin d’un couloir qui sont le « fruit du hasard », c’est le contre-argument pour tout ce qui a été dit plus haut : l’idée que les gens peuvent travailler ensemble « par hasard » : deux collègues parlent d’une campagne marketing dans le couloir, un troisième passe à ce moment-là « par hasard », entend la discussion et a soudain l’idée du siècle, alors qu’il n’était même pas dans la discussion initiale.

La suppression des barrières physiques et le rapprochement des gens facilitent les interactions, des études l’ont prouvé. Des études ont aussi  prouvé que l’open-space réduisait l’intimité, ne favorisait pas les échanges informels et pouvaient mêmes les inhiber : les employés en open-space, parce qu’ils savent qu’ils peuvent être entendus ou interrompus à tout moment, ont des conversations plus courtes et plus superficielles que celles qu’ils auraient en privé.

4. L’open-space nous éloigne de nos collègues

Quand on avait un bureau, on pouvait, à la suite d’une réunion professionnelle, discuter avec un collègue en privé, on pouvait se faire des amis au travail, ce qui améliorait notre environnement et nos relations de travail. C’est beaucoup plus difficile d’apprendre à connaître vraiment ses collègues en open-space. C’est la bonne connaissance et la bonne entente entre collègues qui crée des idées brillantes « par hasard », pas les conversations entendues dans les couloirs….

Bref, à bas l’open-space ! Revenons au bureau fermé, tellement plus adapté au travail en entreprise et… oups, on vient de frapper au dossier de ma chaise, je dois m’interrompre…

Lire l’article en VO et en entier (auteur original : Jason Feifer.)

5 idées faciles pour travailler moins mais mieux

Voici un résumé en français d’un article de inc.com, qui donne quelques conseils malins pour travailler plus efficacement, et donc, moins.

Petite devinette : savez-vous comment on appelle un banquier de wall-street avec une heure de temps libre ? Un chômeur. Pendant longtemps, on a considéré que si vous n’étiez pas coincé devant votre ordinateur jour et nuit, vous ne méritiez ni promotion, ni responsabilités, ni opportunités professionnelles.

Les entrepreneurs, bien évidemment, travaillent souvent, eux aussi, sept jours sur sept : C’est bien connu, quand on monte sa boîte, il y a toujours quelque chose à faire…

C’est une erreur. Selon le New Yorker, un grand nombre de banques d’investissement ont pris l’initiative de limiter le nombre d’heures de leurs employés. Dans un article intitulé « le culte du travail à outrance », James Surowiecki explique que Goldman Sachs et Crédit Suisse ont interdit le travail le samedi pour les juniors et limité le temps de travail à 70 heures pas semaine et Merrill Lynch oblige les siens à chômer au moins un week-end sur deux.

Évidemment, ça semble aussi ridicule que d’entamer un régime limité à 4000 calories par jour, mais dans ces industries, ce genre de changement est une révolution. Dans les hautes sphères de la finance, on commence enfin à comprendre, qu’on n’obtient pas plus de travail en forcent les gens à travailler 24 sur 24. La fatigue et le manque de sommeil ralentissent la pensée et pèsent sur l’efficacité, pas seulement pendant les heures supp, mais durant toute la semaine. Admettre cet effet du travail à outrance, nécessite une ouverture d’esprit assez rare, ci-dessous vous trouverez 5 conseils faciles pour vous libérer du culte du travail à outrance :

Soyez impitoyable dans la gestion de vos priorités

Le travail à outrance résulte souvent de l’idée que chaque tâche est importante et doit donc être effectuée. C’est faux. Est-ce que modifier la police d’un titre  sur votre site, va faire exploser votre chiffre d’affaires ? Bien sûr que non ! Lister ce que vous avez à faire un jour-J, établissez les priorités, et effectuez vos tâches dans l’ordre de la plus importante à la moins importante. Ensuite, faites la même chose, mais au niveau de votre entreprise : concentrez votre énergie sur ce qui génère de la valeur pour vos clients, vos investisseurs, vos employés. Le reste est superflu.

Ne vous lancez jamais sans un plan

Refaire quelque chose que vous avez déjà fait, parce que vous l’avez mal fait, génère une perte de temps monumentale. N’accomplissez une tâche que quand vous avez suffisamment de temps et tous les éléments en votre possession pour la mener à bien. Planifier, organiser, vous prendra certes un peu de temps en amont, mais vous économisera un temps précieux plus tard et vous évitera d’oublier des points importants ou de louper des opportunités.

Soyez réalistes dans vos ambitions

Vous avez besoin de penser et de voir grand, c’est ce qui vous différencie de ceux qui se sont résignés à obéir aux ordres des autres toute leur vie. Limitez toutefois vos ambitions à long terme, en étant réaliste à court terme. Vous aimeriez bien glisser un rendez-vous supplémentaire dans ce voyage d’affaires déjà bien rempli ? Peut-être que vous pouvez, mais est-ce que ça vaut le coup de rater votre avion, d’arriver en retard au rendez-vous suivant ou d’écourter votre rendez-vous précédent ? Vous voulez faire quelques ventes de plus cette semaine ? Très bien, mais rien ne sert de prospecter quand vos clients sont en week-end ou chez eux, en train de déballer leurs cadeaux de Noël. Posez-vous systématiquement la question : « cette tâche va-t-elle avoir un impact réel ou est-ce que je l’accomplis sans réfléchir « parce qu’il faut travailler » ?  »

Déléguez, même si ça vous coûte de l’argent !

Vous voulez limiter vos coûts et vous voulez que le travail soit bien fait, ça se comprend. Vouloir tout faire vous-même, en revanche, revient à ignorer vos priorités et vous détourne d’une planification efficace, en vous dispersant dans des petites tâches sans valeur ajoutée. Vous ne pouvez pas tout faire vous-même et surtout, vous ne le devez pas. Payez pour l’aide dont vous avez besoin et prenez le temps de former les personnes concernées, de manière à ce qu’elles soient autonomes. Évitez d’être surchargé et n’attendez pas de ceux qui sont employés et non fondateurs de votre entreprise, qu’ils y investissent autant d’énergie que vous.

Réservez-vous du temps pour vous

Les adeptes du travail à outrance finissent par se définir uniquement dans leur travail et leur carrière. Ils travaillent de plus en plus, soit parce qu’ils n’ont plus de vie privée, soit parce qu’ils la négligent volontairement. Bloquez des créneaux dans votre emploi du temps, pour faire du sport, voir les gens qui vous sont proches et entretenir vos hobbies en dehors de votre travail.

Bref, bannissez le travail à outrance et vous allez rapidement vous rendre compte que vous faites aussi bien qu’avant, voire mieux !

 

Lire l’article original en VO

Richard Branson a raison : le temps c’est de l’argent

Richard Branson vient d’annoncer que les employés de Virgin auraient dorénavant droit à un nombre de jours de vacances illimité. Soit Richard est fou, soit il a enfin compris ce que d’autres dirigeants tardent à admettre : une entreprise réalise plus de chiffre d’affaires quand elle laisse ses employés organiser librement leur temps.

Échanger du temps contre de l’argent

Depuis la première révolution industrielle, on croit dur comme fer que la seule façon de faire de l’argent, c’est de l’échanger contre du temps de travail. Le marché était clair : donne-moi huit heures de travail et je te donnerai de l’argent en retour. Mais aujourd’hui, on constate, aussi contre-intuitif cela soit-il, que si on laisse les employés libres d’organiser leur temps comme ils le souhaitent, ils rapportent plus d’argent à l’entreprise.

Les vacances illimitées, pourquoi ça marche ?

Pourquoi abandonner un système de congés qui existe depuis plus d’un siècle ? Parce que c’était une mauvaise idée à l’époque et c’en est une encore pire aujourd’hui ! Plus personne ne se reconnaît dans un système fondé sur le temps de travail. Les entreprises d’aujourd’hui réclament du résultat, pas des employés qui pointent.

C’est un fait : quand les employés contrôlent eux-mêmes leur temps, ils rapportent plus d’argent. La société W. L. Gore Inc, une des premières à rejeter le système industriel traditionnel, pèse aujourd’hui 3 milliards de dollars et 10 000 employés. La société a adopté le système des vacances illimitées depuis les années 1960 et continue de croître tous les ans de manière exponentielle.

De plus en plus d’entreprises adoptent la politique des vacances illimitées, parmi elles, Evernote et Netflix, qui ont compris que l’entreprise à tout à gagner à laisser chacun contrôler sa vie comme il l’entend.

Des augmentations de salaires pour pousser à prendre plus de vacances

Tout le monde préfère travailler dans une  entreprise « humaine » qui favorise ses employés. Le seul problème des vacances illimitées, c’est que les employés… n’osent pas les prendre. Ils ont besoin d’être poussés par leur manager pour effectivement partir en vacances. C’est pourquoi certaines entreprises américaines distribuent des « primes vacances », pouvant aller jusqu’à 7500$ par an, et qui ne peuvent être utilisées que pour partir en vacances, avec demande de justificatifs !

Bien entendu, cette extrême flexibilité attire les critiques des septiques, mais la réalité est aussi simple que ça : redonnez à vos employés le contrôle de leur temps et ils voudront construire une belle entreprise, non pas pour vous, mais avec vous.

Aujourd’hui, donner du temps, c’est donner de l’argent.

Lire l’article en VO sur inc.com

Crédit photo : Kim Seng 

Pourquoi nous avons chassé notre équipe du bureau ?
(ou presque)

Bureau, télétravail, coworking… où et comment travailler sont des questions que se posent beaucoup d’entreprises à l’heure d’Internet. Vincent Huguet, co-fondateur de Malt, la plateforme de recherche de freelances, partage son expérience après avoir testé avec son équipe des nouveaux modes d’organisation.

J’ai commencé à travailler en 1997, chez Nestlé France. Pour «travailler», il fallait aller «au bureau». Un bureau, c’était alors le lieu  d’accès aux moyens de communications les plus avancés : un téléphone, un PC connecté au système de messagerie interne (moderne pour l’époque !), un service courrier interne et externe, un accès au web depuis la bibliothèque.

Aujourd’hui, pour la plupart des entreprises, malgré la démocratisation des accès Internet, du téléphone portable, des laptops, et des logiciels de travail collaboratif, peu de choses ont changé et la plupart des employés continuent de se voir imposer «le bureau» comme unique lieu de travail possible.

A la création de Malt, avec mes 2 associés co-fondateurs, une question s’est vite imposée : comment et où devions-nous travailler ? Dès le début, nous avons commencé à travailler chacun de chez soi, ou depuis des espaces de coworking, par souci d’économie. Malgré les premiers revenus et une importante levée de fonds, nous avons choisi de maintenir cette forme de travail hybride, entre télétravail, coworking, et «bureau» chez Malt. Explications.

 

Privilégier un lieu ou des personnes ?

 

Un des avantages principaux de cette liberté du lieu de travail, c’est de pouvoir choisir avec qui travailler. Hugo, co-fondateur et CTO de l’entreprise, travaille depuis Lyon où il est parti pour des raisons familiales. De même Emmanuelle, responsable de notre back-office, a commencé à travailler pour nous depuis Barcelone, et vit aujourd’hui à Toulouse. Devrait-on se séparer de personnes clés qui maîtrisent tous les enjeux de l’entreprise parce qu’elles n’habitent pas au même endroit que les autres ? Cela aurait été un très mauvais calcul pour notre projet. D’autre part, si une personne de l’entreprise peut travailler là où elle souhaite vivre, elle est doublement motivée.

Le départ d’un co-fondateur pour une autre ville aurait pu constituer un souci pour l’entreprise. C’est aujourd’hui un avantage. En effet, c’est à Lyon que nous développons aujourd’hui notre équipe technique, dans un bassin d’emploi très qualifié, mais beaucoup moins concurrentiel que Paris, avec des salaires de 20 à 30% inférieurs, cohérents avec le coût de la vie sur place.

Ne pas baser l’entreprise sur un lieu unique, c’est la possibilité de sélectionner les meilleures personnes pour votre projet, où qu’elles soient.

 

Gérer l’intendance… pour quoi faire ?

 

Lorsque vous prenez un bureau, vous vous engagez le plus souvent avec un bail, sans savoir si votre entreprise sera plus petite ou plus grande dans 1 an. Mais vous devez aussi gérer : ménage, électricité, internet, téléphone, meubles, décoration, assurances, sécurité, etc… Avec la quantité d’autres tâches administratives qui incombent à n’importe quel dirigeant d’entreprise, pourquoi vouloir en rajouter ? Pouvoir se concentrer sur son activité, sur ses clients, son produit, me semble plus important que d’avoir à gérer les horaires de l’entreprise qui fait le ménage. Cela me rappelle d’ailleurs cette anecdote de Barak Obama qui dit avoir 5 costumes, chemises, chaussettes, cravates… identiques, afin de ne pas perdre de temps le matin à prendre une décision alors qu’il devra en prendre beaucoup d’autres plus importantes dans la journée !

Chez Malt, nous avons aujourd’hui un bureau (ou plutôt un lieu pour tous se retrouver). Il est magnifique, aménagé dans une agence web de 300 personnes qui nous sous-loue des postes de travail dans une ancienne manufacture de montgolfières. C’est une seule facture à payer à la fin du mois, et l’accès aux mêmes services (réception, salles de réunion, cantine, etc) qu’une entreprise beaucoup plus grande. Notre directeur des services généraux, c’est le leur, et nous nous en portons très bien. En plus, notre «hébergeur» est aussi l’un de nos principaux clients, tout comme d’autres entreprises voisines de la nôtre dans l’open-space. Pour ceux qui cherchent à aller sur le terrain et avoir rapidement du feedback comme le recommanderait Eric Ries et son «Lean Start-up», rien de plus efficace.

Il faudrait que le nombre d’employés soit multiplié par 10 pour qu’on ait envie de louer nos propres locaux, et que ça vaille la peine de recruter des personnes dédiées à la gestion de notre espace de travail. Et le jour où nous le ferons, nous l’ouvrirons à d’autres entreprises plus petites et des freelances pour garder ce même esprit d’ouverture qui nous semble si riche aujourd’hui.

 

«L’open-space m’a tuer»

 

Je me souviens avoir visité une filiale de l’agence de publicité Ogilvy, en 2000. Toute l’agence, travaillait dans le même open-space. Pas un bruit, tout le monde avec un casque sur la tête, mais tous avaient un petit chevalet rouge posé à côté de leur ordinateur avec le message «Souriez, c’est contagieux». Clairement, personne ne souriait, personne ne communiquait, et le petit message imposé sur les bureaux par la direction n’y changeait pas grand-chose. Il est clair que l’open space, dont l’objectif originel était de favoriser la communication entre collaborateurs, n’a pas réussi sa mission.

L’open-space est cependant souvent un choix par défaut, lié au coût. C’est aussi notre choix, puisque nos bureaux parisiens sont en open space (même si nous apprécions d’être hébergés dans un espace beaucoup plus grand et d’avoir accès à plein de salles, canapés et recoins où s’isoler si nécessaire).

Lors d’une de ses visites dans nos bureaux parisiens, Emmanuelle qui  vient de Toulouse, me confie au bout d’une dizaine de jours qu’elle est très heureuse d’être physiquement avec le reste de l’équipe et que cela lui semble nécessaire, mais aussi qu’elle a hâte de rentrer chez elle pour pouvoir mieux travailler ! L’open-space a encore fait des siennes : trop silencieux ou trop bruyant, difficile de trouver le bon équilibre. Et malgré les règles de silence que l’on peut imposer, être à quelques centimètres à droite, à gauche ou en face de ses collègues n’y fera rien. C’est anti-naturel et peu confortable. Qui arrive à se concentrer pendant 8h, 4h, 2h, ou ne serait-ce que 10 minutes en open-space ?  Lorsque vous demandez aux gens où ils travaillent quand ils ont quelque chose d’important à faire, ils vous répondront, chez eux, dans un train, un avion, la bibliothèque, mais rarement au bureau. Cela fait réfléchir.

Notre bureau, nous le voyons aujourd’hui pour ce qu’il doit être, un lieu social, où se retrouver, en particulier de temps en temps avec ceux qui sont à distance, pour échanger, brainstormer, etc. Tout dépend de votre personnalité, votre situation familiale, ou votre fonction, mais il est souvent plus efficace par exemple pour un développeur qui a besoin de moments de concentration ininterrompus de travailler de chez lui.

 

La machine à café

 

Le danger du télétravail, c’est l’isolement. En fait, plus que l’isolement du lieu de travail, c’est surtout l’isolement de la machine à café ! C’est la raison (officielle..) pour laquelle Marissa Mayer, récemment arrivée chez Yahoo, décida de supprimer le télétravail. Il me semble dommage de ne pas profiter de tous les bénéfices du télétravail pour la seule raison de ne plus avoir les conversations à la machine au café. Mais il faut reconnaître que Marissa Mayer a en partie raison sur le lien social créé au bureau, qui est bénéfique pour l’entreprise.

Nous avons cependant pris deux décisions clé pour conserver les avantages du télétravail sans en subir les inconvénients :

1 – La première c’est que, tout simplement, toute l’équipe se retrouve dans nos bureaux parisiens tous les mois et demi, pour plusieurs jours, et là on en profite à fond. Déjeuner, dîners, sorties… Tous les mardis matin, nous avons aussi une réunion par Google Hangout (important d’investir dans une bonne caméra et micro) où tout le monde est réuni et dit ce sur quoi il travaille en ce moment, les questions qu’il se pose, etc.

2 – La deuxième c’est un logiciel. Il s’appelle Slack. C’est un «chat persistent» qui nous permet de ne presque plus nous envoyer d’emails (presque aussi polluants que l’open-space), et d’avoir des «channels» et des «groupes» de discussions qui nous assurent que toutes les personnes impliquées par un sujet sont au courant de ce qu’il se passe, qu’elles soient connectées à ce moment, ou qu’elles reviennent après une déconnexion de quelques heures, 1 jour ou même une période de vacances. Nous avons même un «channel» #random qui est la machine à café virtuelle, pour parler de tout et de rien, rdv tinder de la veille, match de foot, ou vidéo youtube. Ce logiciel est simple et génial, on est fans !

 

Tout le monde dehors ! Malt-Cowork encourage le travail nomade

 

Pour que ceux qui sont le plus souvent au bureau de Paris comprennent les avantages et les inconvénients du travail à distance, lors d’un de nos points d’équipe, les télétravailleurs ont suggéré que chacun s’ «exile» pendant 1 semaine pour travailler depuis un espace de coworking. C’est comme cela qu’est né le Malt Cowork Tour, qui en plus de faire ressentir le télétravail à tous, a l’énorme avantage de développer Malt en allant rencontrer des clients et freelances, membres potentiels de notre communauté.

 

Tous ensemble… au soleil !

 

Ce que l’entreprise économise en coworkant, en louant par poste, ou en télétravaillant nous permet de mettre de côté pour faire, 2 fois par an au minimum, un séminaire au soleil ! Le dernier, c’était à Barcelone où toute l’équipe s’est retrouvée, ainsi que quelques freelances de notre communauté que nous avions invités. On n’est pas tout le temps ensemble, mais quand on est une semaine ensemble à travailler, du petit-déjeuner au dîner, forcément cela crée des liens et assure une communication parfaite entre tous les membres de l’équipe.

 

Se préparer à l’internationalisation

 

Encore besoin d’arguments pour favoriser le travail à distance ? Très bien. Vous, entrepreneur ambitieux, comment travaillerez-vous quand vous aurez des filiales pour développer des pays à l’étranger ? Le travail à distance s’imposera, alors pourquoi ne pas commencer dès maintenant et mettre en place les bonnes pratiques tant que votre équipe est encore à taille humaine ?

Vous avez testé des nouvelles façons de travailler ? Vous souhaitez partager votre expérience avec les lecteurs de ce blog, je serais ravi d’en discuter avec vous.

Vincent Huguet

 

Pourquoi nous avons chassé notre équipe du bureau ? (ou presque)

Bureau, télétravail, coworking… où et comment travailler sont des questions que se posent beaucoup d’entreprises à l’heure d’Internet. Vincent Huguet, co-fondateur de Malt, la plateforme de recherche de freelances, partage son expérience après avoir testé avec son équipe des nouveaux modes d’organisation.

J’ai commencé à travailler en 1997, chez Nestlé France. Pour «travailler», il fallait aller «au bureau». Un bureau, c’était alors le lieu  d’accès aux moyens de communications les plus avancés : un téléphone, un PC connecté au système de messagerie interne (moderne pour l’époque !), un service courrier interne et externe, un accès au web depuis la bibliothèque.

Aujourd’hui, pour la plupart des entreprises, malgré la démocratisation des accès Internet, du téléphone portable, des laptops, et des logiciels de travail collaboratif, peu de choses ont changé et la plupart des employés continuent de se voir imposer «le bureau» comme unique lieu de travail possible.

A la création de Malt, avec mes 2 associés co-fondateurs, une question s’est vite imposée : comment et où devions-nous travailler ? Dès le début, nous avons commencé à travailler chacun de chez soi, ou depuis des espaces de coworking, par souci d’économie. Malgré les premiers revenus et une importante levée de fonds, nous avons choisi de maintenir cette forme de travail hybride, entre télétravail, coworking, et «bureau» chez Malt. Explications.

 

Privilégier un lieu ou des personnes ?

 

Un des avantages principaux de cette liberté du lieu de travail, c’est de pouvoir choisir avec qui travailler. Hugo, co-fondateur et CTO de l’entreprise, travaille depuis Lyon où il est parti pour des raisons familiales. De même Emmanuelle, responsable de notre back-office, a commencé à travailler pour nous depuis Barcelone, et vit aujourd’hui à Toulouse. Devrait-on se séparer de personnes clés qui maîtrisent tous les enjeux de l’entreprise parce qu’elles n’habitent pas au même endroit que les autres ? Cela aurait été un très mauvais calcul pour notre projet. D’autre part, si une personne de l’entreprise peut travailler là où elle souhaite vivre, elle est doublement motivée.

Le départ d’un co-fondateur pour une autre ville aurait pu constituer un souci pour l’entreprise. C’est aujourd’hui un avantage. En effet, c’est à Lyon que nous développons aujourd’hui notre équipe technique, dans un bassin d’emploi très qualifié, mais beaucoup moins concurrentiel que Paris, avec des salaires de 20 à 30% inférieurs, cohérents avec le coût de la vie sur place.

Ne pas baser l’entreprise sur un lieu unique, c’est la possibilité de sélectionner les meilleures personnes pour votre projet, où qu’elles soient.

 

Gérer l’intendance… pour quoi faire ?

 

Lorsque vous prenez un bureau, vous vous engagez le plus souvent avec un bail, sans savoir si votre entreprise sera plus petite ou plus grande dans 1 an. Mais vous devez aussi gérer : ménage, électricité, internet, téléphone, meubles, décoration, assurances, sécurité, etc… Avec la quantité d’autres tâches administratives qui incombent à n’importe quel dirigeant d’entreprise, pourquoi vouloir en rajouter ? Pouvoir se concentrer sur son activité, sur ses clients, son produit, me semble plus important que d’avoir à gérer les horaires de l’entreprise qui fait le ménage. Cela me rappelle d’ailleurs cette anecdote de Barak Obama qui dit avoir 5 costumes, chemises, chaussettes, cravates… identiques, afin de ne pas perdre de temps le matin à prendre une décision alors qu’il devra en prendre beaucoup d’autres plus importantes dans la journée !

Chez Malt, nous avons aujourd’hui un bureau (ou plutôt un lieu pour tous se retrouver). Il est magnifique, aménagé dans une agence web de 300 personnes qui nous sous-loue des postes de travail dans une ancienne manufacture de montgolfières. C’est une seule facture à payer à la fin du mois, et l’accès aux mêmes services (réception, salles de réunion, cantine, etc) qu’une entreprise beaucoup plus grande. Notre directeur des services généraux, c’est le leur, et nous nous en portons très bien. En plus, notre «hébergeur» est aussi l’un de nos principaux clients, tout comme d’autres entreprises voisines de la nôtre dans l’open-space. Pour ceux qui cherchent à aller sur le terrain et avoir rapidement du feedback comme le recommanderait Eric Ries et son «Lean Start-up», rien de plus efficace.

Il faudrait que le nombre d’employés soit multiplié par 10 pour qu’on ait envie de louer nos propres locaux, et que ça vaille la peine de recruter des personnes dédiées à la gestion de notre espace de travail. Et le jour où nous le ferons, nous l’ouvrirons à d’autres entreprises plus petites et des freelances pour garder ce même esprit d’ouverture qui nous semble si riche aujourd’hui.

 

«L’open-space m’a tuer»

 

Je me souviens avoir visité une filiale de l’agence de publicité Ogilvy, en 2000. Toute l’agence, travaillait dans le même open-space. Pas un bruit, tout le monde avec un casque sur la tête, mais tous avaient un petit chevalet rouge posé à côté de leur ordinateur avec le message «Souriez, c’est contagieux». Clairement, personne ne souriait, personne ne communiquait, et le petit message imposé sur les bureaux par la direction n’y changeait pas grand-chose. Il est clair que l’open space, dont l’objectif originel était de favoriser la communication entre collaborateurs, n’a pas réussi sa mission.

L’open-space est cependant souvent un choix par défaut, lié au coût. C’est aussi notre choix, puisque nos bureaux parisiens sont en open space (même si nous apprécions d’être hébergés dans un espace beaucoup plus grand et d’avoir accès à plein de salles, canapés et recoins où s’isoler si nécessaire).

Lors d’une de ses visites dans nos bureaux parisiens, Emmanuelle qui  vient de Toulouse, me confie au bout d’une dizaine de jours qu’elle est très heureuse d’être physiquement avec le reste de l’équipe et que cela lui semble nécessaire, mais aussi qu’elle a hâte de rentrer chez elle pour pouvoir mieux travailler ! L’open-space a encore fait des siennes : trop silencieux ou trop bruyant, difficile de trouver le bon équilibre. Et malgré les règles de silence que l’on peut imposer, être à quelques centimètres à droite, à gauche ou en face de ses collègues n’y fera rien. C’est anti-naturel et peu confortable. Qui arrive à se concentrer pendant 8h, 4h, 2h, ou ne serait-ce que 10 minutes en open-space ?  Lorsque vous demandez aux gens où ils travaillent quand ils ont quelque chose d’important à faire, ils vous répondront, chez eux, dans un train, un avion, la bibliothèque, mais rarement au bureau. Cela fait réfléchir.

Notre bureau, nous le voyons aujourd’hui pour ce qu’il doit être, un lieu social, où se retrouver, en particulier de temps en temps avec ceux qui sont à distance, pour échanger, brainstormer, etc. Tout dépend de votre personnalité, votre situation familiale, ou votre fonction, mais il est souvent plus efficace par exemple pour un développeur qui a besoin de moments de concentration ininterrompus de travailler de chez lui.

 

La machine à café

 

Le danger du télétravail, c’est l’isolement. En fait, plus que l’isolement du lieu de travail, c’est surtout l’isolement de la machine à café ! C’est la raison (officielle..) pour laquelle Marissa Mayer, récemment arrivée chez Yahoo, décida de supprimer le télétravail. Il me semble dommage de ne pas profiter de tous les bénéfices du télétravail pour la seule raison de ne plus avoir les conversations à la machine au café. Mais il faut reconnaître que Marissa Mayer a en partie raison sur le lien social créé au bureau, qui est bénéfique pour l’entreprise.

Nous avons cependant pris deux décisions clé pour conserver les avantages du télétravail sans en subir les inconvénients :

1 – La première c’est que, tout simplement, toute l’équipe se retrouve dans nos bureaux parisiens tous les mois et demi, pour plusieurs jours, et là on en profite à fond. Déjeuner, dîners, sorties… Tous les mardis matin, nous avons aussi une réunion par Google Hangout (important d’investir dans une bonne caméra et micro) où tout le monde est réuni et dit ce sur quoi il travaille en ce moment, les questions qu’il se pose, etc.

2 – La deuxième c’est un logiciel. Il s’appelle Slack. C’est un «chat persistent» qui nous permet de ne presque plus nous envoyer d’emails (presque aussi polluants que l’open-space), et d’avoir des «channels» et des «groupes» de discussions qui nous assurent que toutes les personnes impliquées par un sujet sont au courant de ce qu’il se passe, qu’elles soient connectées à ce moment, ou qu’elles reviennent après une déconnexion de quelques heures, 1 jour ou même une période de vacances. Nous avons même un «channel» #random qui est la machine à café virtuelle, pour parler de tout et de rien, rdv tinder de la veille, match de foot, ou vidéo youtube. Ce logiciel est simple et génial, on est fans !

 

Tout le monde dehors ! Malt-Cowork encourage le travail nomade

 

Pour que ceux qui sont le plus souvent au bureau de Paris comprennent les avantages et les inconvénients du travail à distance, lors d’un de nos points d’équipe, les télétravailleurs ont suggéré que chacun s’ «exile» pendant 1 semaine pour travailler depuis un espace de coworking. C’est comme cela qu’est né le Malt Cowork Tour, qui en plus de faire ressentir le télétravail à tous, a l’énorme avantage de développer Malt en allant rencontrer des clients et freelances, membres potentiels de notre communauté.

 

Tous ensemble… au soleil !

 

Ce que l’entreprise économise en coworkant, en louant par poste, ou en télétravaillant nous permet de mettre de côté pour faire, 2 fois par an au minimum, un séminaire au soleil ! Le dernier, c’était à Barcelone où toute l’équipe s’est retrouvée, ainsi que quelques freelances de notre communauté que nous avions invités. On n’est pas tout le temps ensemble, mais quand on est une semaine ensemble à travailler, du petit-déjeuner au dîner, forcément cela crée des liens et assure une communication parfaite entre tous les membres de l’équipe.

 

Se préparer à l’internationalisation

 

Encore besoin d’arguments pour favoriser le travail à distance ? Très bien. Vous, entrepreneur ambitieux, comment travaillerez-vous quand vous aurez des filiales pour développer des pays à l’étranger ? Le travail à distance s’imposera, alors pourquoi ne pas commencer dès maintenant et mettre en place les bonnes pratiques tant que votre équipe est encore à taille humaine ?

Vous avez testé des nouvelles façons de travailler ? Vous souhaitez partager votre expérience avec les lecteurs de ce blog, je serais ravi d’en discuter avec vous.

Vincent Huguet

 

Devenir freelance, quelques conseils financiers avant de faire le grand saut

En secret, vous rêvez de passer freelance depuis un petit moment déjà, mais voilà, le risque, le salaire, l’URSAFF, les charges, les clients… C’est plus fort que vous, vous avez peur de finir ruiné, vous n’osez pas. Bonne nouvelle, cet article de FORBES, que nous avons résumé en français, devrait vous aider à sauter le pas…

4 employés sur 5 aspirent à devenir freelances et 36% de ceux qui sont freelances en plus de leur travail voudraient l’être à plein temps, selon une étude réalisée par Freelancers Union. Une statistique pas vraiment surprenante, compte tenu des avantages du freelancing, notamment de la flexibilité de l’emploi du temps (la 2e cause du choix du freelancing pour 42% des freelances interrogés, la première étant la possibilité de gagner plus d’argent).

Mais le freelance est aussi sujet à un revenu irrégulier, et trouver des clients n’est pas toujours évident, comme l’expliquent la moitié des participants au sondage.

Si vous êtes un CDI aspirant à la vie de freelance, mais que la peur d’une perte de revenus vous effraie, voilà quelques conseils qui devraient vous aider à surmonter votre peur financière

 

Avant de vous lancer en freelance, assurez vos arrières

 

Que vous vouliez devenir prof de yoga ou lancer une application mobile, gardez en tête que devenir freelance signifie lancer votre entreprise. Pour lancer une entreprise, vous devez garder un état d’esprit « business ». C’est important de ne pas l’oublier et de mettre en place des systèmes qui vous permettront d’assurer financièrement votre entreprise, sans que vous épuisiez votre énergie à stresser toute la journée sur des problèmes d’argent.

 

Constituez une épargne d’urgence

 

Mettez de côté l’équivalent de 6 mois de vie quotidienne (loyer, transports, alimentation…). En cas de problème, vous savez que vous avez de quoi vous retourner.

 

Réduisez vos risques financiers avant de démissionner

 

Pouvez-vous réduire votre temps de travail actuel de quelques heures et les utiliser pour trouver des clients ? Pouvez-vous effectuer quelques missions en freelance avant de démissionner, afin d’avoir déjà quelques clients ? Cela vous permettrait d’assurer un petit revenu de base dès le début de votre entreprise et de limiter votre risque financier…

 

Revoyez votre budget et mettez de côté ce dont vous avez besoin pour votre lancement en freelance

 

Diminuez les dépenses inutiles et prévoyez de quoi assurer votre vie quotidienne les deux-trois premiers mois (en plus de l’épargne d’urgence). Faites une estimation honnête de votre budget mensuel, une projection réaliste du temps qu’il vous faudra pour trouver suffisamment de clients pour couvrir ce budget. Ayez un chiffre concret en tête, 5000, 7000, 10 000€, si c’est ce qu’il vous faut pour vous lancer, mettez cet argent de côté (en plus de votre épargne d’urgence) !

Cette somme vous permet de vous lancer sans risque. Si votre carrière freelance ne décolle pas, vous aurez de quoi retomber sur vos pattes le temps de trouver un travail, il ne vous reste donc plus qu’une seule étape : la démission !

 Lire l’article complet et en VO 

 

Comment le statut de freelance est-il devenu si populaire ?

Le site Maddyness s’est basé sur l’infographie d’Malt pour déterminer pourquoi le statut de freelance est devenu aussi populaire ces dernières années :

 

Le monde du travail est en train de vivre une vraie révolution. Les entreprises sont de plus en plus nombreuses aujourd’hui, à demander plus de flexibilité et à rechercher des compétences  bien plus que du temps de présence. Les travailleurs aussi, d’où le nombre croissant de personnes qui choisissent d’être freelances.

La révolution Freelance

Il y aurait au total 8 900 000 travailleurs indépendants et freelances dans toute l’Europe dont 700 000 en France. En plus de 10 ans (2000-2013), ce nombre a pris une croissance de 85% uniquement sur le territoire Français. Et si la France arrive en troisième position avec un taux de croissance aussi important, la Hollande se retrouve en première place avec une croissance impressionnante de 93%, suivie de la Pologne avec 88%.

Devenir freelance est un choix de vie pour la plupart des intéressés. 69% d’entre eux le sont devenus pour être plus libres contre seulement 9% qui sont arrivés là par « la force des choses ». Enfin, l’aspect financier est un aussi un vecteur de décision car 12% d’entre eux ont choisi ce statut pour pouvoir bénéficier d’un meilleur salaire.

Outre ces conditions, les avantages sont également nombreux. Avec une plus grande liberté, un lien hiérarchique supprimé, un temps plus long de formation et un salaire plus avantageux, être freelance serait loin d’être une contrainte.

Malgré cela, certains inconvénients sont à prendre en compte :

  • La difficulté de trouver des clients
  • Trouver des projets rémunérés
  • La gestion du temps
  • L’isolement
  • Les tâches administratives
  • La disponibilité du client

Malt, le AirBnB des freelances

Avec déjà plus de 2800 « malters », Malt est rapidement devenu une référence du freelancing. Parmi les profils, 75% sont des hommes et 60% d’entre eux ont moins de 35 ans.

Les corps de métiers qui regroupent le plus de freelances sont d’abord ceux qui comprennent des développeurs, intégrateurs, informaticiens et techniciens (26%). Ce sont ensuite les métiers artistiques qui attirent le plus les freelances et vient après les métiers de la communication, du marketing, de la traduction.

Le coworking, la solution préférée des freelances

Le coworking, né à San Francisco est l’endroit idéal pour travailler lorsqu’on est travailleur indépendant, freelance ou entrepreneur. Moins cher et surtout plus convivial, cette méthode a explosé entre 2012 et 2013 avec une croissance de plus de 82%.

La startup Malt a récemment lancé l’initiative Malt Cowork qui consiste à envoyer l’un de ses employés toutes les semaines dans un espace de coworking différent. Le but ? Mettre en lumière les avantages et les inconvénients du travail en bureaux partagés.

Le bilan tiré de cette expérience est plus que positif. Il souligne notamment que travailler à distance dans un espace tel permet d’être plus productif et plus ouvert sur l’extérieur. En rencontrant de nouvelles personnes, cela permet de connaître d’autres entreprises et de nouvelles méthodes de travail.

«Le travail en espace de coworking offre tous les avantages du travail à distance, sans ses inconvénients.»

Le coworking pourrait devenir bien plus qu’une solution pour les travailleurs sans bureau fixe, il pourrait constituer une nouvelle manière de travailler, pouvant être adoptée par n’importe quelle entreprise qui souhaite rompre la routine de la vie de bureau et élargir l’horizon de ses employés.

Lire l’article original en entier sur Maddyness

Bientôt tous entrepreneurs, même les étudiants !

Vous avez moins de 28 ans et votre plus grand rêve est d’entreprendre ou de travailler à votre compte ?

À partir du 15 septembre 2014, cela sera possible grâce à la mise en place du statut étudiant-entrepreneur.

Pour bénéficier de ce statut, il faut être âgé de moins de 28 ans, et titulaire du bac, mais surtout avoir un projet d’entreprise. Il donne accès au programme PEPITE, des incubateurs de l’État – il y en a 29 en France – qui permettent aux étudiants de réseauter, d’apprendre les bases de l’entrepreneuriat, et de coworker avec leurs équipes pour développer leur projet. De plus, avec ce statut, les étudiants qui désirent vendre leurs compétences en tant que prestataires de service peuvent le faire.

En quoi consiste ce nouveau statut et quels sont les avantages ?

Inspiré du statut de sportif de haut niveau, ce statut d’étudiant-entrepreneur permet de mener de front études et création d’entreprise. Il donne ainsi aux étudiants qui démarchent les banques, investisseurs et entreprises un statut juridique qui les rend plus légitimes. Pour les étudiants qui sont encore dans leur cursus, il est possible d’aménager les emploi du temps, de dédier ses stages à la création d’entreprise tout en validant son diplôme avec les ECTS. Les jeunes diplômés peuvent également bénéficier de ce statut et être sécurisé en retrouvant les droits de sécurité sociale des étudiants pendant un an.

Comment devenir étudiant-entrepreneur ?

Pour obtenir ce nouveau statut qui favorise l’entrepreneuriat il faut soumettre son projet d’entreprise auprès d’une PEPITE. Ce projet est donc étudié pour savoir quel niveau d’accompagnement doit lui être apporté. Une fois la demande d’intégration au PEPITE validée, l’étudiant-entrepreneur est accompagné de deux tuteurs qui le guident dans la réalisation de son projet.

Voici une petite vidéo qui résume tout cela.

 

Alors n’hésitez plus, si vous avez des projets innovants et que vous avez besoin d’aide pour qu’ils voient le jour mettez toutes les chances de votre côté et profitez des nouveaux incubateurs PEPITE !

 

Pourquoi le travail ne se fait pas au travail

Dans cette vidéo TED, Jason Fried nous explique pourquoi le lieu de travail est le dernier endroit où… travailler. Au bureau, on est constamment dérangé par les M&Ms (Meetings et Managers), on n’a plus une « journée de travail », mais des « moments de travail », finalement on n’arrive à se concentrer que très tôt le matin, tard le soir, chez soi ou dans les avions ou dans les trains. Il nous propose 3 solutions pour améliorer la concentration sur le lieu de travail, à découvrir en vidéo. 

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Comment travaille-t-on chez Github ou pourquoi compter les heures c’est du flan

Screen Shot 2014-09-05 at 15.57.11Zach Holman est développeur chez Github. Dans un article qu’il a posté sur son blog, il explique pourquoi ça n’a pas de sens de contrôler le temps de travail de ses employés. Ci-dessous le résumé en français de cet article qu’on a trouvé passionnant :

Compter les heures, c’est du flan

Le nombre d’heures travaillées est souvent utilisé pour déterminer la productivité d’une entreprise, mais pas chez Github. On ne travaille pas dans une start-up comme on travaille dans une usine. En développement, ce n’est pas parce qu’on passe plus de temps sur un problème qu’on va le résoudre. Pour coder correctement, il faut être créatif et dans le bon état d’esprit.

Quand vous êtes déprimé, énervé, vous aurez beau passer des heures devant votre ordinateur, vous ne serez pas productif. À l’inverse, il y a des jours où le code s’écrit tout seul, où vous réglez en une journée ce sur quoi vous vous arrachiez les cheveux depuis des semaines. Github veut des employés toujours productifs, et leur imposer des horaires de travail va à l’encontre de cet objectif.

Autoriser un emploi du temps complètement flexible augmente la motivation des employés. On travaille quand on en a envie, on est motivé, on se concentre sur les tâches à accomplir et non sur le nombre d’heures à rester coincé sur sa chaise de bureau, on est plus productif. Au final, le nombre total d’heures effectuées et la productivité augmentent. On n’a même plus vraiment l’impression de travailler, puisqu’on choisit de travailler quand on veut.

La journée type de Zach Holman chez Github

  • Lever vers 10h, traitement de quelques emails et des tickets créés dans la nuit
  • Prendre le bus pour aller travailler, déjeuner vers midi ou 13h.
  • Travailler de 13h jusqu’à 18h, 19h, voire 21h selon les jours.
  • Rentrer, se détendre ou travailler de son canapé jusqu’à 2h du matin ou
  • Sortir et boire un verre avec ses collègues

Bien entendu, tout le monde a sa journée type, il y en a qui préfèrent se lever tôt et se coucher tôt, d’autres qui arrivent au bureau à trois heures de l’après-midi. Il y en a qui ne viennent pas et travaillent de chez eux, même si la plupart des employés préfèrent venir au bureau. Pourquoi cette flexibilité ? Parce qu’il n’existe pas d’emploi du temps qui corresponde aux heures de productivité de tout le monde et que ce serait donc absurde d’en imposer arbitrairement un.

Mise en place

Aujourd’hui, ils sont 35 employés chez Github et cette approche marche toujours aussi bien. Dans les entreprises classiques, les managers aiment imposer des horaires et compter les heures de présence simplement parce que c’est un critère de performance simple à contrôler, même s’il est en réalité inefficace.

En revanche, quand on ne compte pas les heures, il faut être intraitable sur d’autres critères de performance : la qualité du code, la suppression des bugs, l’implication personnelle et la motivation. C’est plus compliqué de mesurer ces critères qualitatifs que de faire pointer ses employés, mais ils sont bien plus révélateurs pour appréhender la productivité d’un employé que le nombre d’heures qu’il a passées assis devant son ordinateur.

Et hop, c’est plié ! Pour lire l’article en entier et en VO, c’est par ici !