Créer des habitudes pour réussir en freelance

ARTICLE INVITÉ RÉDIGÉ PAR CAROLINE HARDY, UX ET WEBDESIGNER FREELANCE. 
RETROUVEZ CAROLINE SUR  SON SITE

 

Dans les bureaux de Google, quelqu’un est payé pour planquer les Snickers dans les tiroirs. Quand on est en freelance, on n’a pas de barrières entre la table de la cuisine sur laquelle on travaille et le pot de Nutella sur l’étagère. Personne ne se soucie de notre bien-être. Personne pour m’empêcher de flirter avec la boulimie les semaines de moins bien. Personne pour me sortir du lit, me dire de m’habiller et de tenir ma compta à jour.

Et avec les beaux jours qui arrivent, même si c’est pas la déprime qui nous pousse à la procrastination, c’est un café en terrasse qui menace nos deadlines.

Mais le problème comme Picasso l’a fait remarquer, c’est que l’inspiration, c’est bien “mais il vaut mieux qu’elle nous trouve déjà en train de travailler.”

Heureusement, il existe plusieurs façons de lutter contre la procrastination.

On peut changer son environnement et ne posséder qu’un pantalon, deux t-shirts et une robe par exemple afin de limiter les options au moment de s’habiller le matin. C’est ce que j’ai trouvé de mieux pour éviter de tomber dans le je-suis-en-freelance-donc-je-peux-rester-en-pyjama-toute-la-journée-si-je-veux. Parce que “je peux” ne veut pas dire “je dois” ! On peut aussi se contraindre à une certaine pression sociale en travaillant dans un espace de coworking par exemple. Je suis tout de suite moins à l’aise à engloutir 5 Snickers en regardant des séries quand je sens la présence d’autres humains, même inconnus, autour de moi.

Mais il y a un gros problème avec la volonté : c’est une ressource limitée ! La solution, c’est de les transformer en habitudes, pour qu’elles deviennent automatiques, sans avoir à y penser, sans que ce soit une option.

“[…] transformez les activités en habitudes, parce que les habitudes ne reposent pas vraiment sur la volonté. Les habitudes se passent de façon automatique ; en fait, elles prennent place dans une partie complètement différente du cerveau, dans les ganglions de la base. Par conséquent, elles n’épuisent pas notre volonté de la même façon. C’est comme si elles se déployaient automatiquement d’une certaine façon”.

Charles Duhigg

Une habitude peut être un outil très puissant. Mais l’expérience qu’ont la plupart des gens avec les habitudes sont les résolutions du premier de l’an qui échouent inéluctablement après quelques semaines d’effort. On les abandonne parce qu’elles ont été mal conçues dès le départ. Il existe des règles à la création d’habitudes qui tiendront sur la durée.

Une habitude doit être tellement minuscule qu’on ne peut pas ne pas l’adopter

L’idée quand on cherche à se créer une nouvelle habitude, c’est qu’elle soit tellement facile à adopter qu’on n’a pas besoin d’être motivé pour la respecter.

Au lieu d’envoyer 10 emails de prospection par jour, commencez par envoyer 3 demandes de contact via LinkedIn parmis les personnes suggérées par l’appui. Au lieu de regarder une heure de tutoriel sur Lynda.com chaque jour, vous vous connectez à votre compte. Il faut simplifier la tâche au maximum. L’habitude va certainement grandir avec le temps, mais il faut d’abord s’assurer qu’elle s’ancre bien dans notre quotidien.

“Nous sommes ce que nous faisons sans cesse. L’excellence n’est donc pas un acte mais une habitude”

Aristote

En tant que freelance, on essaye de faire quelque chose de très difficile : vivre de notre art. Mais pour avoir de réelles chances de succès, il faut faire en sorte que ce soit aussi facile que possible.

Donc au lieu d’essayer de faire quelque chose d’incroyable dès le départ, commencez petit et améliorez graduellement. Votre volonté et motivation n’en sera que décuplée par la suite.

Une habitude a besoin d’un déclencheur

D’après les études de BJ Fogg, professeur à l’Université de Stanford, il est plus facile de faire quelque chose tous les jours que de faire quelque chose une fois par semaine.

Mais se dire que “chaque jour, on va faire telle chose” ne suffit pas. Ce n’est pas suffisamment spécifique. Il faut un déclencheur à l’action, quelque chose qui nous dit : “FAIS-LE MAINTENANT !”

Les applis savent très bien comment fonctionnent ces déclencheurs. C’est à ça que servent les notifications ou le (3) qu’on voit dans l’onglet de la page Twitter pour nous dire que 3 nouveaux tweets ont été postés même si on ne se trouve pas sur la page.

Tout est fait pour nous rappeler de nous connecter. Mais personne n’est là pour nous rappeler de pitcher de nouveaux clients ou de développer votre réseau ou d’apprendre de nouvelles compétences. C’est à nous de mettre en place les bons outils pour nous assurer de mettre en place les actions nécessaires au développement de notre activité en freelance.

Le moyen le plus simple, c’est d’hameçonner le nouveau mini-comportement souhaité à une habitude déjà existante.

D’après les chercheurs de l’Université Duke, les habitudes comptent pour environ 40% de nos comportements sur une journée donnée. On se lève chaque matin, on se prépare un thé ou un café, on débarrasse la table, on check nos emails, etc etc… autant d’habitudes quotidiennes qui peuvent servir de déclencheur à un nouveau comportement souhaité.

Concrêtement, on peut les formuler comme ça :

Après avoir allumé mon ordi le matin, je me connecte à Malt.”

Après être monté dans le métro, j’envoie 3 demandes de connection via LinkedIn”.

Après avoir débarrassé la table du déjeuner, je me connecte à Treehouse”.

Que vous répondiez à 3 offres un jour ou que vous vous déconnectiez dans la minute n’a pas d’importance. Ce qu’on cherche ici, c’est à créer l’habitude qui nous mènera à terme à pitcher davantage de clients. Mais pour que l’habitude s’ancre, elle doit être vraiment minuscule. Aucune excuse pour ne pas le faire. Et on ne saute jamais deux jours d’affilés.

Une habitude doit être célébrée comme un réel succès

Quand j’approche un nouveau prospect, je ne sais pas toujours à l’avance si je vais obtenir le projet ou non. Peut-être qu’au final, on travaillera ensemble pendant des années, ou peut être qu’on n’est pas du tout fait pour collaborer. Je ne contrôle pas tout. Mais certains paramètres relèvent de ma responsabilité, comme le fait de candidater par exemple. Si je ne réponds pas à l’offre, il n’y a aucune chance que j’obtienne le projet.

Cette distinction, entre ce qui relève de votre contrôle et ce qui est en dehors est une distinction importante à bien comprendre, parce que vous devez impérativement vous impliquer dans ce qui ne relève pas de votre contrôle, indépendamment du résultat final.

Il peut être difficile de rester motivé à pitcher quand on essuie un, puis deux, puis trois refus de suite. C’est là que la célébration prend toute son importance et fait la différence entre une habitude qui va prendre et une autre qu’on va laisser tomber. Vous devez ressentir une réelle satisfaction à l’envoi de votre pitch, et non pas uniquement quand vous obtenez le contrat. Ce dernier n’est qu’un bonus.

Dit autrement, en tant que freelance, on doit apprendre à apprécier le processus, plus que le résultat.

Conclusion

Savoir se créer des habitudes qui tiennent sur la durée est une compétence qui peut s’apprendre comme une autre. Mais en tant que solopreneur, il pourrait bien s’agir de la plus importante.

Si vous voulez en savoir plus, vous pouvez suivre ma formation gratuite Mes Minis Habitudes, sur CaroHardy.com.

ARTICLE INVITÉ RÉDIGÉ PAR CAROLINE HARDY, UX ET WEBDESIGNER FREELANCE.

Freelance et charges sociales, comment ça marche ?

Si être freelance offre souvent beaucoup plus de flexibilité, c’est également source de complications administratives. En effet, être freelance c’est avant tout se créer son propre emploi. Et qui dit emploi, dit charges sociales ! Il est donc important de comprendre comment fonctionne le calcul et le paiement des charges sociales pour chaque statut.

Si vous êtes freelance auto-entrepreneur

C’est simple vous payez directement vos charges sociales au moment de la déclaration du CA mensuel ou trimestriel auprès de l’URSSAF. C’est ce qu’on appelle le régime micro-social. Le pourcentage varie entre 13 et 23% selon votre activité. Attention, cela ne veut pas forcément dire que vous êtes couvert socialement, il faut en effet déclarer un CA minimum pour pouvoir valider sa protection sociale (par exemple environ 9000 € de CA annuel pour valider 4 trimestres de retraite en profession libérale)

Si vous êtes freelance en entreprise individuelle ou gérant d’une EURL/SARL

Le paiement des cotisations se fait selon un forfait  pour les deux premières années d’activité qui donne lieu à des régularisations.

En effet, en tant que travailleur non salarié, vous déclarez vos revenus annuellement au RSI grâce à la DSI : déclaration sociale des indépendants. Ces revenus correspondent à votre salaire si vous êtes en EURL ou à votre bénéfice si vous êtes en EI.

En attendant de connaitre votre rémunération annuelle, le RSI vous appelle en début d’année des cotisations prévisionnelles basées sur des revenus forfaitaires d’environ 7000€ pour la première année et 10 000€ pour la deuxième C’est sur cette base que vous allez payer des charges sociales prévisionnelles tout au long de l’année, à hauteur de 30 et 45% selon votre activité.

Lorsque vous déclarerez votre revenu annuel définitif via la DSI, le RSI pourra calculer votre « fameuse » régularisation. Il comparera le montant de cotisations dues sur votre revenu réel au montant de cotisations déjà payées pendant l’année. Si vous n’avez pas assez payé de cotisations durant l’année, la régularisation correspondra au solde de cotisations restant à payer. Si vous avez déjà trop payé en cours d’année, la régularisation correspondra au montant dû par le RSI.

Une fois les deux premières années passées, il faut retenir que les cotisations prévisionnelles du début d’année sont calculées sur la base de vos revenus déclarés en N-2. Or il peut il y avoir une grosse différence entre vos revenus N-2 et vos revenus N. Il faut donc faire attention aux régularisations.

Ce système de décalage assez complexe nécessite donc de bien mettre de coté les charges sociales au fur et à mesure pour éviter de se laisser surprendre par les régularisations et avoir des problèmes de trésorerie.

Si vous êtes président de SAS ou mandataire social

Le paiement des cotisations sociales se fait au réel, c’est-à-dire en fonction des salaires déclarés sur votre fiche de paie mensuelle.

Vous continuez de cotiser sur un régime de salarié classique (sans assurance chômage puisque vous êtes mandataire social)  et c’est votre société qui payera les cotisations salariales et patronales trimestriellement. A noter que le taux de charges sociales s’élève à environ 70% du salaire net. C’est un système qui est donc nettement plus simple à suivre mais qui reste assez coûteux.

Le fait de bien avoir connaissance de ces différents systèmes peut également vous permettre de choisir la structure juridique la plus adaptée ou bien le régime de protection sociale qui vous convient le mieux. Renseignez-vous également sur certaines exonérations, telle que l’ACCRE, qui peuvent vous permettre de payer moins de charges sociales la première année.  Enfin, n’hésitez pas à vous faire conseiller à ce sujet par des assureurs ou bien par votre cabinet comptable.

Cet article a été rédigé par notre partenaire Le Net Expert Comptable. 

Crédit photo: Filippo Diotalevi sur Flickr.

Freelances : quels frais sont déductibles ?

Cet article a été rédigé par notre partenaire Le Net Expert Comptable.

Vous en avez assez de vous demander si votre dernier achat multimédia ou votre billet TGV peut passer en charges sur votre entreprise ? Pas de panique, nous vous proposons un tour d’horizon des points à retenir concernant la déductibilité des frais professionnels.

Important à garder en tête : les frais sont justifiés s’ils présentent un intérêt économique dans le cadre de votre activité et de son développement. Evidemment cela est assez large et subjectif !

S’il est difficile d’établir une liste exhaustive des frais déductibles, nous vous proposons tout de même un récapitulatif des diverses catégories au-delà des simples achats de matériels informatiques auxquels on pourrait penser facilement :

  • Frais de déplacement : que ce soit dans le cadre d’une mission chez un client, pour se rendre ponctuellement chez un fournisseur ou bien dans le cadre de la prospection. A noter que différentes options sont possibles : soit en passant des indemnités kilométriques ou en souscrivant un leasing au nom de la société par exemple.
  • Frais de bouche : qu’il s’agisse d’un repas seul ou en invitant des clients et partenaires.
  • Frais de formation et documentation : séminaires, conférences, abonnement à des revues professionnelles, tout ce qui peut vous permettre de vous faire connaître ou d’améliorer vos connaissances
  • Frais de pub : Cartes de visite, nom de domaine ou bien adwords, tout dépend de votre stratégie marketing.
  • Frais de création : si vous avez avancé des frais personnellement avant ou pendant la création de la société, il sera possible de les intégrer.
  • Frais facturés par vos prestataires : avocats, assurance, toutes ces prestations sont déductibles de votre chiffre d’affaires, une bonne raison de plus pour bien s’entourer.
  • Frais liés à votre lieu d’activité : co-working, domiciliation, location de bureau, c’est selon vos besoins. Si le siège est chez vous, votre société pourra également prendre en charge une quote part du loyer et charges d’électricité/chauffage. Cette quote part sera calculée en fonction de la surface professionnelle déclarée à l’administration suite à la création. Si ce cas se présente, pensez également à déclarer ces revenus micro-fonciers sur votre déclaration de revenus personnels.
  • Frais télécom : Impossible de travailler sans votre téléphone et votre ordinateur, votre société peut prendre en charge le forfait téléphonique, tout comme la partie internet.

En cas de contrôle fiscal, il sera important de pouvoir justifier de l’intérêt d’une dépense pour votre activité professionnelle. N’oubliez pas de garder tous vos justificatifs et de reporter le nom de vos clients/partenaires sur les reçus pour tout ce qui serait lié à une invitation (repas, cadeaux etc)

Pour finir, n’hésitez pas à consulter votre cabinet comptable ou votre AGA qui saura vous conseiller en cas de doute, en effet chaque dépense engagée est également à relativiser par rapport à votre chiffre d’affaires.. il est donc difficile de faire des généralités !

Cet article a été rédigé par notre partenaire Le Net Expert Comptable.

Crédit Photo : Heather sur flickr

10 conseils pour devenir un super-héro du freelancing

Devenir freelance fait rêver beaucoup de monde, la liberté des horaires de travail, le choix des projets et des clients… Mais le succès ne tombe pas du ciel et pour réussir comme freelance, il faut travailler beaucoup, créer un portefeuille clients, développer son business seul etc. Entre s’organiser à peu près pour maintenir la tête hors de l’eau et devenir un vrai super-héro du freelancing, il n’y a qu’un pas et voilà comment y arriver :

1. Faites un business plan

Pas la peine d’y passer 3 semaines et de pondre une présentation powerpoint digne d’une entreprise du CAC 40, mais prenez le temps de vous poser cinq minutes et de noter noir sur blanc quelles sont vos dépenses et quels est votre objectif de revenu pour l’année. Est-ce que les clients que vous avez déjà couvrent cet objectif ? Si non, trouvez des moyens de générer de nouveaux revenus soit avec vos clients actuels, soit avec de nouveaux clients.

2. Planifiez vos semaines et vos jours à l’avance

L’avantage d’être freelance c’est qu’on n’a pas de manager, l’inconvénient d’être freelance, c’est qu’on n’a pas de manager… Très rapidement si vous avez beaucoup de travail, vous risquez d’avoir la tête dans le guidon et peut-être de passer du temps sur des tâches qui ne sont pas prioritaires. Chaque semaine, définissez les priorités de votre semaine, chaque matin, les priorités de la journée en vous concentrant sur ce qui apporte réellement de la valeur. (Si vous vous demandez comment prendre de l’avance sur vos projets, j’en parle ici)

3. Faites votre promotion

Vous êtes freelance, mais vous êtes avant tout développeur, graphiste, traducteur… Quel que soit votre métier, vous n’avez pas forcément une formation de commercial. Pourtant, un bon freelance doit être un bon commercial. Vous devez passer du temps à faire votre promotion, à construire votre réputation sur le long terme, à rencontrer des gens, à travailler votre offre…  Vous devez vendre votre travail. Si vous ne savez pas faire, renseignez-vous sur les techniques de négociation, demandez des conseils et apprenez. C’est une qualité indispensable.

4. Apprenez à dire non

Surtout si vous débutez en freelance, vous avez peut-être envie d’accepter tout ce qu’on vous propose. Accepter des projets à bas prix ou des projets qui vous intéressent peu pour construire votre réputation sur le long terme, c’est normal, mais vous devez aussi apprendre à dire non. À chaque fois qu’on vous propose un projet, prenez le temps de réfléchir avant de donner votre réponse et posez-vous les bonnes questions. Qu’est-ce qu’il vous coûte en terme de temps et qu’est-ce qu’il va vous rapporter ? Évaluez vos devis en fonction des réponses à ces questions. Vous n’êtes pas obligé non plus d’accepter toutes les demandes de services gratuits de vos amis, votre famille et de la famille de vos amis etc.

5. Faites-vous des amis

Construisez-vous un réseau : un réseau de clients potentiels et aussi un réseau de freelances qui exercent le même métier que vous. Soyez actifs sur les réseaux sociaux, contactez des gens qui travaillent sur les mêmes sujets, échangez, demandez à les rencontrer. Allez dans des meet-ups, des ateliers, des événements. Beaucoup de missions s’obtiennent par recommandation, il faut que les gens sachent qui vous êtes et qu’ils aient votre nom en tête, ayez toujours des cartes de visite sur vous et distribuez-les. Après un événement où vous avez rencontré des gens intéressants, rajoutez-les sur Linkedin, envoyez-leur un petit mot pour leur dire que vous avez été ravis de faire leur connaissance etc.

6. Inscrivez-vous sur Malt

Le première chose à faire bien sûr ! :-) L’automatisation des devis et des factures et le pré-paiement avant le début de toute mission vous fera gagner un temps précieux que vous pourrez passer sur des activités qui créent de la valeur plutôt qu’à faire de la paperasse !

D’autre part, à chaque fois que vous terminez une mission sur Malt, le client vous laisse une note et un commentaire, ce qui vous permet de capitaliser sur votre réputation et de rassurer d’autres clients potentiels sur la qualité de votre travail.

7. Faites vos comptes

Vous vous souvenez du premier conseil ? Le business plan ? Et bien de temps en temps sortez-le du tiroir et regardez où vous en êtes par rapport à vos objectifs. Si vous les avez atteints, parfait, vous pouvez le ranger jusqu’au mois prochain. Si vous n’avez pas généré le chiffre d’affaires prévu, réfléchissez à des actions pour augmenter votre revenu.

8. Sachez travailler quand il faut travailler et vous arrêter quand il faut vous arrêter

Avoir la liberté de travailler quand on veut, c’est bien, mais très vite, ça revient à travailler tout le temps. Évidemment, quand on se lance, on n’a rien envie de lâcher, on fonce, on travaille jour et nuit. C’est très bien, sauf que vous allez tenir un an et finir surmené… Même si peu de freelances font les 35h, forcez-vous à faire des pauses, du sport, à sortir, à prendre des vacances. C’est important de prendre du recul de temps en temps et ça ne peut qu’améliorer votre travail.

9. Demandez et acceptez la critique

Un freelance travaille souvent seul, il change de client régulièrement et a très rarement de feed-back sur son travail. Demandez à vos clients à la fin de chaque mission ce qu’ils ont pensé de votre travail et de votre comportement global, qu’est-ce que vous pourriez améliorer et quels ont été vos points forts. Non seulement cela vous permettra d’améliorer votre travail, mais la démarche montrera à vos clients que leur avis vous importe et que vous avez envie d’apprendre et de progresser.

10. Faites du bon travail

C’est évident mais ça vaut le coup d’être répété : n’acceptez pas les projets que vous n’êtes pas capable de réaliser faute de temps ou de compétences. En CDI dans une entreprise on pardonne une erreur, quand vous êtes freelance, vous risquez de perdre un client et de ternir votre réputation. Quand vous acceptez un projet, quels que soient sa taille ou son importance, mettez-y toujours toute votre motivation et votre professionnalisme et si vous n’êtes pas prêt à y mettre toute votre énergie ou que vous n’y croyez pas, ne l’acceptez pas.

Et hop, vous avez les clés pour devenir un super-héro du freelancing. Bon courage !

Image : Superman – Man of steel (Warner)

8 conseils pour avoir toujours une longueur d’avance dans votre travail

Traduction d’un article que j’ai trouvé très intéressant sur Timemanagementninja.

Être en retard dans son travail n’a rien d’agréable. Louper ses deadlines, arriver à un rendez-vous sans avoir eu le temps de le préparer, voir sa liste de projets inachevés s’agrandir, génère beaucoup de stress au quotidien. On finit par passer plus de temps à stresser sur son retard qu’à travailler pour effectivement le rattraper. Comment faire pour y remédier ?

L’idée c’est de ne pas passer ses journées à réagir à ce qui vous tombe dessus, à enchainer les urgences parce que vous êtes en retard sur tout sans planifier la suite, c’est un cercle vicieux. Pour gagner du temps, il faut commencer par en perdre pour planifier votre travail et anticiper le déroulement de vos journées.

Voilà 8 conseils pour avoir toujours une longueur d’avance sur votre travail :

  1. Planifiez votre journée avant de la commencer
  2. Mettez-vous des deadlines avant la vraie deadline pour chaque projet, de manière à toujours avoir pour objectif d’avoir terminé en avance. 
  3. Tous les matins, prenez votre to-do liste et faites immédiatement une tâche que vous n’avez aucune envie de faire. 
  4. Forcez-vous à accomplir rapidement la première tâche ou étape d’un projet, sans la repousser. C’est la première la plus difficile. 
  5. Faites du sport avant de commencer à travailler. Nous n’aurez jamais le courage après. 
  6. Bloquez vous 1h pour préparer vos rendez-vous la veille du rendez-vous en question. 
  7. Forcez-vous à terminer la semaine en ayant traité 100% de vos emails. 
  8. Quand votre journée vous semble terminée, regardez ce que vous pouvez faire pour avancer votre travail du lendemain. 

Le plus difficile c’est de se lancer, bon courage !

Lire l’article en VO

Crédit photo : Sean MacEntee sur Flickr. 

Rédacteurs freelances : Attention aux tests gratuits

Ce petit article pour donner un conseil aux rédacteurs, suite à une arnaque assez classique qui nous a été remontée. Il arrive qu’un client demande à un rédacteur d’effectuer une mission « test », i.e. de rédiger un article ou un texte sur un sujet donné, histoire de vérifier avant de s’engager que le rédacteur freelance n’écrit pas avec ses pieds.

C’est bien compréhensible, n’importe qui peut s’afficher rédacteur sur Internet et le client veut simplement la garantie qu’il en aura pour son argent. Nous vous recommandons toutefois de ne pas accepter d’écrire ce type de texte totalement gratuitement. Il arrive en effet que des entreprises malhonnêtes demande 20 tests à 20 freelances différents et hop, 20 articles gratuits dans la poche… Ils disparaissent ensuite dans la nature avec leurs belles promesses de missions à répétition, finalement inexistantes.

Si on vous demande plus d’un paragraphe de test, acceptez de le faire à un prix plus bas que votre tarif habituel, mais jamais gratuit et n’hésitez pas à justifier votre position, après tout, tout travail mérite salaire !

Crédit photo : Keith Williamson sur Flickr

Les applications indispensables au bon freelance

Article rédigé par Marthe-Camille CHARLES 
Suivez @marthecamille sur Twitter ou allez faire un tour sur  son site. 

marthe_Camille_charles

Depuis que je suis freelance, je suis confrontée à un dilemme : profiter de la liberté de free pour assister à des conférences, des festivals et rencontres dans mon secteur, tout en restant productive et réactive lors des demandes des clients.

J’ai la plupart du temps mon ordinateur avec moi, mais il n’y a pas de réseau WIFI partout, et il faut que je puisse accéder à tout mon matériel pour répondre en un temps trois mouvements. La solution ? Mon Iphone est devenu mon couteau suisse grâce à des applications qui me sont maintenant indispensables.

Emporter son bureau partout avec soi

L’application dont je ne pourrais plus me passer, c’est Dropbox. J’y mets absolument toute ma vie professionnelle, que ça soit les documents clients, les visuels à utiliser, mes aussi mes devis, mes factures, et mes suivis de charges pour être toujours à jour en temps réel. J’utilise en parallèle Excel, Word et Powerpoint (totalement gratuits via l’Apple Store – non négligeable pour les free ;)), pour pouvoir modifier mes documents et faire des updates de dernière minute si j’ai une demande client urgente et que je ne suis pas chez moi.

Lorsque je travaille en coworking ou dans un café, j’ai parfois moins la notion du temps que lorsque je suis bien concentrée chez moi. Je suis toujours la Pomodoro Technique, mais comme je n’ai pas ma fameuse pomme d’or à portée de main, j’utilise l’application Toggl Timer qui me permet de me chronométrer pour mes taches et d’estimer le temps passé pour chaque client.

Et puis parce-que les déplacements en région parisienne sont toujours synonymes de métro et d’attente, j’en profite pour continuer ma veille clients avec mes applications e-réputation Alerti et Mention, mais aussi ma veille perso avec Hootsuite, Tweetdeck, Netvibes et Buzzfeed.

Les applications photo pour booster vos visuels d’un coup de baguette magique

Avant, j’avais toujours une bonne dizaine d’applications photos sur mon Iphone, sans me servir de toutes, mais juste « au cas où ». Lorsque l’on est freelance, on apprend rapidement à optimiser son temps et la notion de productivité prend alors tout son sens. Aujourd’hui je n’ai conservé que 5 applications, mais je les utilise quotidiennement !

Photoshop (ici aussi gratuit sur l’Apple Store), pour toutes les retouches un peu poussées que je ne peux pas faire avec les applications plus « automatiques ». En quelques clics j’ai le résultat souhaité et je peux passer aux autres applications pour les détails. J’utilise toujours Moldiv pour les montages et les assemblages : c’est simple à utiliser, et il n’y a pas de cadres délirants que l’on ne peut pas assumer après :)

Pour l’ajout de filtres et de wording, mes deux chouchous : Afterlight pour les filtres et les couleurs, et Typic pour les ajouts de picto et de textes. Après ça je suis sûre que mon visuel est fin prêt ! Il ne me reste plus qu’à le passer sur Whitagram si le format ne convient pas à Instagram, et le tour est joué.

Les spéciales Community Manager

Pour le community manager, plus que pour n’importe quel freelance, il faut pouvoir être réactif aux demandes des clients. Entre nous, tout le monde se fiche de savoir si vous êtes chez vous ou en bord de mer, du moment que le travail est fait, et bien fait. Pour m’aider, j’utilise bien sûr les applications natives des réseaux sociaux, mais aussi des applis spécialisées dont je ne peux plus me passer.

Pages me permet de gérer les fan pages de mes clients, de publier et programmer des contenus, mais aussi de me charger de la modération en temps réel.

Buffer me permet de programmer mes posts Twitter sans rogner la photo, et grâce à Latergramme je planifie mes posts Instagram (même si je dois ensuite confirmer la publication par mail). Et là encore j’utilise Hootsuite et Tweetdeck pour le suivi !

Et vous, quelles sont vos applications coups de coeur ?

Vous aussi, devenez contributeurs sur le blog Malt ! 

Freelance : construire et entretenir une bonne réputation

La carrière d’un freelance se construit en grande partie sur sa réputation. Il est indispensable de penser à sa réputation à long terme à chaque interaction avec un client, à chaque projet qu’on effectue en freelance. Un client potentiel a besoin de preuves de vos compétences, il n’est pas là pour vous croire sur parole et n’a pas envie de perdre son temps en entretiens inutiles s’il peut trouver les informations dont il a besoin en ligne ou auprès de vos anciens clients.

Voici donc quelques conseils pour développer et entretenir une bonne réputation :

Faites toujours de votre mieux : la qualité plutôt que la quantité

Un projet sur lequel vous avez travaillé en freelance reflète vos compétences. Si vous pensez qu’un projet est médiocre dans sa globalité, même si votre travail était irréprochable, ne le mettez pas en avant sur votre site ou votre profil professionnel. Dans l’absolu, gardez toujours en tête l’idée que, quand vous travaillez en freelance sur un projet, même si le client pour lequel vous travaillez à un instant « t » ne vous intéresse pas sur le long terme, d’autres clients potentiels auront accès à votre travail. C’est votre vitrine et votre réputation futures que vous endommagez quand vous bâclez un projet.

Pensez toujours à votre attitude

Quelques mois après une mission freelance, on se souviendra souvent autant voire plus de votre attitude que de votre travail. Une bonne ou une mauvaise impression, reste dans l’esprit de votre client bien plus précisément que le contenu exact du travail que vous avez fourni. Ayez toujours une attitude positive, pro-active et respectueuse vis-à-vis de vos clients. Rappelez vous régulièrement à leur bon souvenir : c’est ce qui permet d’être recommandé.

Même en tant que freelance, vous devez demander des retours de vos clients

Sur Malt, vous avez la possibilité d’afficher les recommandations et les avis de vos clients passés, que les missions concernées aient eu lieu sur notre plateforme, ou pas. On constate tous les jours que les freelances qui ont demandé et obtenu des recommandations clients, sont contactés bien plus souvent que ceux qui n’en ont pas. N’hésitez pas à demander et à mettre en avant ces recommandations et ces appréciations. Elles sont extrêmement rassurantes pour un client.

Acceptez la critique et tenez-en compte par la suite

On a peu de feedback quand on est freelance, tout du moins, beaucoup moins que quand on est employé dans une entreprise où des points trimestriels « officiels » permettent à votre supérieur de mettre en lumière vos forces et vos faiblesses. Demandez des retours clients et tenez compte des critiques qu’on vous faites. Dites-vous qu’en général, on atténue toujours les retours négatifs et que si on vous a fait une critique, elle a vraiment lieu d’être.

Soignez votre profil : la qualité plutôt que la quantité

Les freelances sont toujours débordés, mais négliger de mettre à jour votre profil ou votre site est une grave erreur. Il faut passer du temps à construire un profil impactant et synthétique, qui mettra bien en avant vos compétences. Réfléchissez au texte de votre description : qu’est-ce qui vous différencie de vos concurrents ? Affichez une photo professionnelle de qualité, de préférence prise par un photographe professionnel. Choisissez bien les projets que vous citez dans votre portfolio. Privilégiez la qualité à la quantité et ne parlez que des projets qui mettent vos compétences en avant. N’oubliez pas de mettre à jour régulièrement votre profil et votre portfolio avec vos projets les plus récents.

Soignez la forme autant que le fond

Même si vous n’êtes pas graphistes, organisez votre profil et votre portfolio de manière claire. Non seulement pour que le client comprenne rapidement quelles sont vos principales compétences et accomplissements, mais aussi parce que c’est le reflet de votre façon de travailler : un freelance dont le profil est désorganisé et confus n’inspire pas confiance, on pense forcément qu’il aura du mal à être organisé et synthétique dans son travail.

À lire aussi : 7 règles d’or pour trouver et garder ses clients quand on est freelance

Crédit Photo : Célestine Chua sur Flickr

Quels statuts juridiques pour les freelances ?

Vous souhaitez rejoindre le monde des freelances mais la diversité des statuts juridiques vous effraie ? Pas de panique ! Vous pouvez contacter un expert comptable pour avoir les réponses à vos questions, ou tout simplement lire cet article pour vous faire une idée du statut adapté à vos besoins.

L’auto-entreprise : la simplicité avant tout

Comment je crée ? Une déclaration en ligne suffit pour ouvrir comme pour fermer la structure.

C’est pour moi si : Je me lance dans une activité nouvelle, je ne suis pas certain des revenus générés.

A éviter si : Je prévois de faire un chiffre d’affaires supérieur à 32900 € pour la prestation ou 82200 € pour le commerce.

Au niveau administratif : Je paie mes charges sociales et mon impôt sur le revenu en fonction du chiffre d’affaires déclaré. Je n’ai pas besoin de tenir une comptabilité, ni de facturer de TVA.

A retenir : Attention à ne pas dépasser les seuils de l’auto-entreprise pour simplifier vos démarches administratives ! (les dépassements de seuils, on en parle ici)

Le statut d’entreprise individuelle : un statut d’indépendant moins complexe

Comment je crée ? Là encore, une déclaration en ligne suffit.

C’est pour moi si : Je souhaite avoir un statut freelance qui me permet de dépasser les seuils de l’auto entreprise sans pour autant créer une société et ainsi éviter les lourdeurs administratives.

En entreprise individuelle, il existe deux options possibles :

  • la micro-entreprise, si mon CA est inférieur à 32900 €/82200€. Dans ce cas, pas de comptabilité à fournir, ni de TVA à appliquer. Mes frais de fonctionnement sont calculés forfaitairement sur mon chiffre d’affaires.  Je soumets mon chiffre d’affaires à l’impôt sur le revenu
  • le régime réel, si mon CA est supérieur à 32900 €/ 82200€. Une tenue de comptabilité s’impose, je suis soumis à TVA. Le bénéfice comptable est soumis à mon impôt sur le revenu et aux charges sociales du Régime Social des Indépendants (RSI).

A noter que si j’ai une situation fiscale intéressante à titre personnel, on privilégiera probablement cette forme juridique pour minimiser l’imposition de mes revenus professionnels.

A éviter si :

  • Je souhaite protéger mon patrimoine personnel. L’entreprise individuelle ne permet pas la distinction entre votre patrimoine et votre activité.
  • Mes bénéfices sont en croissance et je suis soumis à une tranche d’impôt sur le revenu haute. 

Important : au régime réel, pour que mon bénéfice ne soit  pas majoré de 25% lors de l’imposition à l’impôt sur le revenu, je dois adhérer à une Association de Gestion Agréée ou bien passer par un expert-comptable délivrant ce que l’on appelle le visa fiscal.

La société : l’optimisation sur le long terme

Comment je crée ? Rédaction des statuts, dépôt du capital auprès de la banque, publication d’une annonce légale, immatriculation auprès du greffe : la création d’une société nécessite la préparation d’un dossier plus complexe.

C’est pour moi si : j’envisage une activité sur le long terme, je souhaite faire une distinction entre mon activité professionnelle et mon patrimoine personnel, je cherche à optimiser mon imposition sur les revenus générés par cette activité.

A éviter si : Je n’ai pas de projet sur le long-terme, la création et la fermeture d’une société génèrent des coûts administratifs non négligeables.

Il existe plusieurs types de sociétés. SARL ou SAS sont les deux formes juridiques pouvant correspondre aux freelances. La différence majeure entre les deux statuts juridiques concerne le régime social des dirigeants: les gérants majoritaires de SARL dépendent du Régime social des Indépendants (RSI) alors que les mandataires sociaux de SAS (président et directeur général) dépendent de la Sécurité Sociale générale. Les charges sociales payées sur les salaires versés aux dirigeants sont plus élevées en SAS qu’en SARL, mais la protection sociale n’est pas exactement la même. En revanche, les prélèvements sociaux payés sur les dividendes sont plus faibles en SAS qu’en SARL. Il convient alors de voir  quel schéma correspond le mieux au projet et au dirigeant pour choisir la bonne forme juridique.

Au niveau administratif : Une comptabilité doit être tenue, je suis soumis à TVA. En fin d’année, je dois déposer mes comptes au greffe.

A retenir : La société permet d’optimiser la taxation des revenus professionnels puisque les salaires pris sont imposés à l’impôt sur le revenu et charges sociales, alors que les bénéfices sont imposés à l’impôt sur les sociétés. Le but étant de jouer entre les deux modes d’imposition pour atteindre la meilleure équation.

Chaque projet est différent. Chaque freelance a une situation personnelle et fiscale différente. Il faut donc trouver la forme juridique qui convient le mieux a chacun. Faites-vous conseiller par un expert comptable par exemple pour trouver la forme juridique la plus adaptée !

Cet article est proposé par notre partenaire Le Net Expert Comptable

Freelances : pourquoi et comment envoyer ses cartes de voeux

Personne n’aime écrire des cartes de voeux : c’est long, on a beau nous laisser jusqu’au 31 pour souhaiter la bonne année en France, pas moyen de s’y mettre avant le 28 janvier 18h, on n’a rien d’original à dire, si ce n’est « je vous souhaite beaucoup de bonheur blablabla »… Bref, quand on est freelance et qu’on n’a pas la pression de son manager pour envoyer ses voeux, c’est bien plus simple d’oublier ou de faire semblant d’oublier cette étape.

C’est bien dommage, parce qu’une carte de voeux en début d’année ne coûte finalement pas grand chose et a l’avantage de :

  • Vous rappeler au souvenir de clients avec lesquels vous n’avez pas eu l’occasion de travailler sur les derniers mois, vous serez plus facilement présent dans un coin de leur tête, le jour où ils auront besoin de vous.
  • Entretenir de bonnes relations avec un geste désintéressé
  • Éventuellement informer de vos propres avancées dans l’année passée ou objectifs pour l’année à venir, (uniquement si c’est pertinent pour votre destinataire)
  • Mettre en avant vos compétences, notamment si vous êtes rédacteur freelance en envoyant un message original et bien rédigé ou de faire preuve de vos dons en design si vous êtes graphiste freelance
  • Les remercier pour leur confiance
  • Faire la différence avec tous les autres, ceux qui n’envoient pas de cartes de voeux
  • Trôner sur le bureau de votre client jusqu’à la mi-mars, si votre carte est particulièrement réussie

Plutôt que d’envoyer un mail commun (dans tous les sens du terme) à l’intégralité de votre carnet d’adresses Linkedin, faites l’effort de sélectionner ceux de vos clients et prospects qui méritent un vrai message personnalisé, voire, une vraie carte (oui, oui en papier, comme au XXe siècle).  Cette liste de VIP est en général composée de vos plus gros clients et éventuellement de ceux que vous avez eu l’occasion de rencontrer et pour lesquels vous aimeriez travailler. Attention, on n’envoie pas de cartes de voeux aux gens qu’on ne connaît pas ;-) Pas la peine de ratisser trop large, dix cartes bien personnalisées auront un impact plus important que cinquante cartes génériques.

En ce qui concerne le texte, c’est l’occasion de remercier,  féliciter, parler un peu du perso. Je ne vais pas vous écrire le texte, mais pensez à inclure les proches s’il y en a, à souhaiter de la réussite dans les projets dont votre client vous a parlé et à conclure sur la pérennité de votre collaboration freelance-client pour l’année à venir. Vous voyez, ce n’est pas si compliqué.

Et hop, à vos stylos !