Stop à la bureaucratie ! La hausse des inefficacités dans l’entreprise

Parce qu’on l’a trouvé particulièrement intéressant, ci-dessous un résumé en français d’un article en anglaisDecluttering the company, lu sur economist.com.

Peter Drucker disait que « la tâche d’un manager consiste principalement à rendre le travail difficile pour les autres ». Les employés subissent trop de désordre et d’inefficacité, de réunions sans fin et de reportings inutiles qui les empêchent d’accomplir correctement leur travail. Depuis cinquante ans, on améliore sans cesse l’efficacité dans les usines qu’on a rendues « lean », il est temps de faire de même dans les bureaux.

De plus en plus de complexité

Selon une étude du BCG (Boston Consulting Group) la complexité des organisations a été multipliée par 6 sur les 50 dernières années. Alors que 4 ou 5 critères-clé suffisaient autrefois à mesurer la performance, il en faut aujourd’hui entre 25 et 40 pour juger une entreprise « performante », suite à la multiplication de nouveaux critères de performance comme le respect de l’environnement, la diversité culturelle etc.

Le temps perdu en réunions

Bain&Company a démontré de son côté que dans les grandes entreprises, les managers passent 15% de leur temps de travail en réunion et que ce pourcentage ne fait qu’augmenter. La plupart de ces réunions n’ont pas d’objectifs précis.

L‘explosion du nombre d’emails

La gestion des e-mails constitue la troisième source d’inefficacité dans les entreprises.  Le nombre de messages reçus par les managers est passé de 1000/an en moyenne à 30 000 depuis 1970. Chaque e-mail exige une réaction de la part de celui qui le reçoit, soit une perte de temps monumentale en 30 ans.

Un problème sans solution ? 

Bien entendu, une partie des ralentissements et inefficacités des systèmes est inévitable et parfois la complexité est la rançon du succès. Une entreprise de 30000 salariés ne pourra jamais avoir la simplicité de fonctionnement d’une TPE. Ces dysfonctionnements pèsent cependant sur la productivité et sur le moral des salariés qui les subissent. Là encore, des études montrent que ce genre de blocages limite la créativité et la motivation dans l’entreprise.

Quelles sont les solutions ? Les grandes entreprises doivent régulièrement mener des campagnes contre la complexité interne. Jeffrey Immelt, a mis en place une « culture de la simplification » chez General Electrics, avec pour objectif de réduire les coûts de fonctionnement de 18,5% du chiffre d’affaires en 2011 à 12% en 2016. Alan Mulally, en 2006, a organisé un audit des réunions chez Ford et a remplacé des semaines entières de meetings par une courte réunion hebdomadaire ou chacun avait pour ordre d’aller droit au but. Chez Intel, on a supprimé les réunions sans « objectif spécifique ».

Perte de temps, perte d’argent

Le meilleur moyen de limiter l’inefficacité dans l’entreprise et d’obliger les managers à justifier tout processus bureaucratique, par exemple, en faisant de la diminution du nombre de réunions, memos etc. demandés par les managers aux membres de leur équipe un critère de performance. Comme Bain l’a souligné, le bien le plus précieux dans une entreprise est le temps de ses employés, et les sociétés devraient apprendre à manager ce temps avec la même efficacité qu’elles gèrent leurs actifs financiers.

 Lire l’article original (en VO)

Merci pour votre e-mail, mais je suis parti(e) à la plage…

Quand on est freelance, comme tout le monde, on part en vacances. C’est complètement légitime, évidemment, mais pour éviter d’être tenté de regarder ses e-mails toutes les trente-cinq secondes, ou de décevoir vos clients en ne leur répondant pas assez vite, pensez à installer un mail automatique d’absence. Et si vous manquez d’inspiration, voici un exemple :

Bonjour !
Merci pour votre message. Je suis en vacances jusqu’au 1er septembre avec un accès limité à mes emails. 
Pendant mon absence, je consulterai mes emails une fois par jour/par semaine/pas du tout et vous répondrai à ce moment-là. 
En cas d’urgence, vous pouvez toujours me joindre au XX-XX-XX-XX-XX. 
En attendant de vous retrouver à la rentrée, je vous souhaite un bel été !
Bien à vous, 

Vous partez la conscience tranquille et vos clients ne seront pas surpris de votre absence de réponse. Pensez aussi à prévenir quelques semaines à l’avance vos clients les plus fidèles de vos futures absences.

Et hop ! Bonnes vacances !

Code & Surf : 2 semaines de formation et de perfectionnement au code et… au surf

Malt est partenaire de Code & Surf, une formation de deux semaines pour les novices et les pro organisée par Le Wagon. L’objectif de ces 2 semaines est de vous perfectionner au développement web full-stack sur Ruby on Rails.

Le surfcamp débute le 8 septembre prochain à Soustons, pour 2 semaines de folie. Ça se passe dans une Surf Guest House privatisée, all-inclusive : hébergement, nourriture, matos, cours de surf et de code. 

Et comme Malt est partenaire, bonne nouvelle ! Si vous êtes un freelance Malt, vous bénéficiez de 10% de réduction avec le code promo HOPWORK

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#maltcowork : J’ai travaillé une semaine chez Mozaïk coworking

Dans le cadre de notre projet #MaltCowork, j’ai passé une semaine chez Mozaïk Coworking.

C’était une première pour moi, j’ai la chance d’habiter à moins de 10 minutes à pied des beaux locaux d’Malt, donc je ne travaille jamais à distance et je tiens beaucoup à la vie sociale du bureau.

Premier jour, fidèle à moi-même, je me trompe d’adresse : alors que c’était Mozaïk Chaussée D’Antin qui avait proposé d’accueillir la tournée MaltCowork, je débarque Rue Bleue dans leur deuxième espace du 9e arrondissement.

Ma première conclusion sur le travail en espace de coworking : comme vous pouvez le constater sur la photo ci-dessous, les coworkers eux aussi, prennent des vacances l’été…  Photo Mozaik coworking Rue Bleue Paris

L’espace est vraiment agréable, très lumineux, très clair et… surtout très très calme pendant les vacances, voire un peu trop pour moi. Le premier jour est un peu difficile, la vie de bureau me manque. Le mardi matin, je triche et retourne travailler du bureau sous prétexte d’une réunion d’équipe que je n’avais pas envie de faire par téléphone. C’est bien essayé, mais je dois jouer le jeu, on me renvoie donc chez Mozaïk, cette fois, à l’espace Chaussée d’Antin, là où on m’attendait vraiment !

Coup de coeur immédiat pour ce petit espace à deux minutes des Galeries Lafayette (pratique pour la pause shopping du midi !), au sixième étage (avec ascenseur) sous les toits d’un bel immeuble Haussmanien et aux sols recouverts de mosaïques colorées.  Je rencontre Charles qui s’occupe de l’espace et me propose gentiment un bureau ensoleillé sous un vasistas, à la place de la grande table nomade destinée aux coworkers de passage. Il y a un peu plus de monde, je discute et fais quelques rencontres avant de me mettre au travail.

Photo Mozaik coworking Chaussée d'Antin Paris

Troisième jour, je m’habitue et commence à apprécier ma semaine de télétravail : le cadre est beau, propice à la concentration, les gens sont sympas et accueillants, j’arrive à me concentrer plus facilement sur des sujets de fond, bref, j’adopte officiellement le coworking.

Mon bilan de la semaine en télétravail :

J’ai aimé :

  • Ne pas être dérangée toutes les trois minutes dès que quelqu’un a une question à me poser (les joies de l’open-space…)
  • Ne pas être invitée à des réunions où ma présence n’était pas indispensable
  • Pouvoir me concentrer sur des tâches de fond sans être interrompue
  • Rencontrer les start-ups et les freelances qui travaillent chez Mozaïk
  • Le changement d’environnement, de quartier et l’absence de routine

J’ai moins aimé :

  • Les réunions à distance avec beaucoup de monde, où on a forcément plus de mal à intervenir qu’en direct.

Et hop ! Vous savez tout, en septembre je travaillerai une semaine chez Remix Coworking.

Infos pratiques : le coworking chez Mozaïk, c’est à partir de 195€ HT/mois avec la possibilité de faire une journée découverte gratuite. 

Mozaïk Chaussée d’Antin : 39-41 rue de la Chaussée d’Antin, 75009 Paris

Mozaïk rue Bleue : 9 rue Bleue, 75009, Paris

 

Workin’ Paris déjà deux espaces ouverts et ce n’est que le début !

L’équipe de Workin’ Paris depuis 2012 n’a qu’une seule volonté : trouver une autre alternative au travail dans son appartement. Pour faciliter l’accès à des bureaux aux jeunes entreprises et indépendants parisiens ils ont ouvert deux espaces de coworking aux Rue Jean Baptiste Pigalle et Rue Vaugirard… et ce n’est pas fini nous dit William l’un des fondateurs.

Si vous cherchez des bureaux privatifs ou en open-space pour travailler au calme et au frais (oui les bureaux sont climatisés !) considérez que vous avez trouvé votre bonheur. Dans les 350m2 de l’espace à Pigalle vous pourrez profiter du patio, du coin salon pour vous reposer et passer vos appels et de la salle de réunion. L’espace accueille jusqu’à 50 personnes dont de nombreux auto-entrepreneurs et TPME. On doit l’avouer, on a quand même eu un gros coup de coeur pour l’entrée qui en met plein la vue dès l’arrivée et la quiétude du patio ! Nous avons juste un petit bémol sur les problèmes de réseau à l’intérieur.

L’espace de Vaugirard est un petit peu plus grand (360m2) et offre quelques services en plus ! Entre les 8 bureaux privatisés vous trouverez les deux grandes tables de l’open-space où vous pouvez travailler de façon nomade. Il y a deux salles de réunion à votre disposition, une petite cuisine pour vous concocter des petits plats le midi. Chaque mercredi – et le mardi à Pigalle – tous les coworkers se retrouvent pour un petit-déjeuner dans le salon, viennoiseries et convivialité sont à l’honneur. Le truc en plus c’est que vous pouvez également louer une place de parking et même souscrire à un abonnement téléphonique sur ligne fixe ou mobile. Chez Malt avec tout ça, on a presque eu envie de rester là-bas !

Pour profiter de si beaux espaces pas besoin de s’engager, pas d’acompte à verser, vous payez entre 340€ et 800€ par mois et vous travaillez en toute tranquillité !

: Proche St Lazare dans le 9ème ou dans le 15ème.

Prix : À 340€/mois et par poste pour les bureaux nomades, possibilité de venir quand on le veut.

À partir de 800€/mois pour un bureau privatif allant de 2 à 12 personnes.

Les plus : Le parking, la proximité des commerces (Picard, Monop…), les salles de réunions et les services (téléphone, imprimante…)

Workinparis

 

Quelques citations à afficher au dessus de son lit

Chez Malt, on a la chance de rencontrer régulièrement des freelances dans tous les métiers. Ce qui nous frappe, c’est que malgré la diversité des personnalités et des personnes rencontrées, les malters partagent certains traits caractéristiques. Vous êtes indépendant ? Vous êtes créatif et entrepreneur dans l’âme? Voici quelques citations d’autres créatifs, entrepreneurs ou esprits libres qu’on aime tout particulièrement et qui devraient vous plaire à vous aussi !

Pour ne pas se décourager quand on est seul pour affronter les erreurs de codes, le design qui ne marche pas, les clients qui ne rappellent pas et autres problèmes quotidiens de la vie en freelance : 

Citation Churchill : Le succès c'est d'aller d'échec en échec sans perdre son enthousiasmeQuote Churchill

Pour proposer à ce client votre créa que vous trouvez vraiment réussie mais qui n’a rien à voir avec le brief initial :  

 Creativity Takes courage - MatisseQuote Steve Jobs innovation is the difference between a leader and a followerQuote Creativity is intelligence having Fun Esintein

Pour ceux qui rêvent de passer en freelances mais n’osent pas sauter le pas : 

Quote Steve Jobs your time is limited so don't waste it living someone else life

Quote Steve Jobs love what you do

Pour ceux qui parfois doutent de l’importance du design : 

Quote Steve Jobs Design is how it works

Ces citations nous motivent au quotidien, alors on espère qu’elles auront le même effet sur vous. Si vous avez des citations fétiches vous aussi, n’hésitez pas à nous les proposer !

Notre coffice coup de coeur : Le pavillon des canaux !

Dimanche nous avons découvert un espace insolite où travailler pendant l’été ! Travailler chez soi n’est pas toujours facile, on se déconcentre facilement et on a vite fait de se sentir un peu seul sur son canapé. Alors nous pour fuir notre appartement on a décidé d’aller au Pavillon des Canaux.

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Là-bas on s’y sent comme à la maison, dans ce bel espace décoré avec goût vous pouvez travailler allongé dans une baignoire, sur un lit, ou dans d’immenses fauteuils très « comfy ». L’ambiance y est conviviale et l’odeur s’échappant de la cuisine, où sont confectionnées de délicieuses tartes vous obligera à rester plus longtemps que prévu ! Parce qu’au Pavillon des Canaux on travaille en toute détente, mais on peut aussi se régaler en cas de petite (ou grosse) faim. Une fois l’heure de l’apéro vous pouvez y retrouver vos amis sur la belle terrasse face au canal de l’Ourcq.

Chez Malt, ce qu’on a préféré ( à part le gâteau au chocolat ) c’est travailler dans la chambre d’ami le matin, se donner rendez-vous à la pause déjeuner dans la salle à manger et reprendre le travail en nous installant dans la salle de bains ! Tout un programme en effet, et le plus important c’est que pour profiter de cette maison cosy et de la sympathie des hôtes, vous ne payez que vos collations ;)

Pour 2015, le pavillon nous prépare de belles surprises… Nous vous tiendrons informés !

Vous savez ce qu’il vous reste à faire, rendez-vous au 39 quai de Loire près du métro Laumière.

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Bien écrire pour le web : quelques conseils de base

 

Chez Malt, comme on se pose beaucoup de questions, il nous arrive de lire des livres sur un peu tout et n’importe quoi. La semaine dernière on a lu (en anglais, parce qu’on lit même en anglais !) : Nicely Said, writing for the web with style and purpose de Nicole Fenton et Kate Kiefer Lee (de Mailchimp). Bien écrire sur le web c’est indispensable non seulement pour un freelance Rédacteur ou Community Manager, mais aussi pour n’importe quel métier qui demande un peu de communication sur Internet. C’est pourquoi, on vous a résumé les concepts principaux en quelques mots…

 

1) Posez-vous les bonnes questions avant de vous lancer

Que vous soyez en train d’écrire une news, une FAQ, un article de blog ou un tweet, réfléchissez avant de vous lancer :

  • Qui est la cible de votre texte ?
  • Quel est l’objectif de la communication que vous vous apprêtez à envoyer ?
  •  Quel sera le moyen le plus efficace d’atteindre cet objectif ?
  • Comment exprimer que votre produit ou service est unique sans avoir l’air de vouloir vous vendre à tout prix ?

2) Préparez en amont, ça vous évitera de perdre du temps

Une fois que vous savez à qui vous vous adressez et dans quel but, essayez de clarifier et de résumer le but de votre projet.

Avant de commencer à écrire :

  • Faites des recherches
  • Définissez clairement votre message
  • Établissez un objectif concret

–> « concret » ça veut dire : spécifique, quantifiable, réaliste et mesurable, par exemple, engendrer 10 ventes, augmenter l’audience de 10% etc.

  • Prenez en compte les considérations techniques
  • Faites un plan

3) Votre premier jet

Vous avez fait vos recherches, vous avez un plan, vous n’y échapperez pas : il est temps de commencer à écrire ou tout du moins, d’écrire un premier jet.

Une écriture efficace est :

  • Claire
  • Concise
  • Utile
  • Agréable à lire et amicale

Clarté : 

  • Le style est secondaire, ce qui compte, c’est le message
  • Inutile d’utiliser des mots compliqués, choisissez toujours le mot le plus simple
  • Soyez cohérents, utilisez toujours le même mot pour parler d’un même concept. Par exemple, ne dites pas « notifications » quelque part et « messages d’alerte » au paragraphe suivant si vous parlez de la même chose.
  • Utilisez les outils à votre disposition pour mettre en avant les points-clé : écrivez en gras, en italique, soulignez
  • Réfléchissez à vos titres, ils doivent être clairs et refléter le contenu avec précision
  • N’hésitez pas à inclure des liens utiles, même s’ils font sortir de votre site
  • Utilisez des mots-clé
  • Citez vos sources si nécessaire

Concision : 

  • L’internaute est volatile et reste rarement plus de quelques minutes sur une page, alors plus c’est court, mieux c’est. 
  • Attention aux avalanche d’adjectifs et d’adverbes, trop de qualificatifs risquent de diluer votre message.
  • Supprimer les introductions lourdes et inutiles du type « nous sommes heureux de vous annoncer que… » ou « Nous vous écrivons pour… ». Allez droit au but.
  • Organiser vos pensées de manière visuelle : le web vous permet d’utiliser des images, des encarts, des couleurs etc., utilisez ces medias pour porter votre message
  • Faites des paragraphes courts, séparez-le avec des titres et des sous-titres

Utilité : 

Mettez-vous à la place de votre lecteur : qu’a-t-il envie de lire ? Ne le décevez pas et soyez honnête. écrivez comme vous parlez, sincèrement et uniquement si vous avez quelque chose à dire. 

Sympathie : 

Cela parait évident, mais pensez à être toujours courtois, exprimez vos opinions, mais restez toujours politiquement correct. Attention à l’humour, c’est bien de faire des blagues, mais n’en faites pas trop.

Trouvez le bon ton, celui qui mettra vos lecteurs à l’aise, un ton humain et enthousiaste. Le ton doit être adapté à la cible, mais aussi à la culture de votre entreprise et à ses valeurs : un cabinet d’avocats ne communiquera pas sur le même ton qu’un restaurant végétarien. Il varie aussi selon le support : vous pouvez vous adresser plus familièrement à vos fans Facebook qu’à des prospects qui n’ont jamais entendu parler de vous.

4) Relisez-vous et demandez des opinions extérieures

Laissez reposer votre texte jusqu’au lendemain, demandez l’opinion des autres et tenez-en compte. Demandez du feedback précis : est-que c’est clair ? Trop ou pas assez détaillé ? Est-ce que c’est fluide ?

Et hop, pour finir : lisez cet article très bien fait sur le Journal du Net qui vous permettra d’éviter quelques fautes d’orthographe de base.

À bientôt sur malt !

 

 

 

 

Malt lance les hop-ateliers !

Hier était un jour important chez Malt : c’était le jour du premier Hop-atelier.

L’idée c’est quoi ? D’organiser des ateliers sur des sujets qui vous intéressent, présentés par un freelance, pour des freelances.

Pour cette première édition, nous avions invité David Gageot à venir expliquer Docker à une dizaine de développeurs.

La journée a été intense : de 9h30 à 17h, nos 11 inscrits ont à peine levé la tête de leurs écrans. Heureusement, on avait prévu café à volonté et ravitaillement pour l’occasion. Et comme chez Malt, on est spécialiste de l’apéro, l’atelier s’est terminé par un verre avec l’équipe !

Et vous ? Vous voudriez participer à un atelier ? Vous êtes spécialiste d’un sujet et vous aimeriez en animer un ? 

N’hésitez pas à m’envoyer vos remarques ou vos idées de sujets à marie@malt.com.

Le prochain est prévu à la rentrée, alors restés connectés sur Twitter et Facebook pour ne rien louper !

Entreprenez avec KOUDETAT !

Malters, Malteuses,

Lors de nos apéros freelances, nous avons remarqué que certains d’entre vous ont envie de se lancer dans l’aventure start-up en parallèle de leur activité principale de freelance. Seulement, se lancer dans ce type d’aventure sans en connaître les grands principes peut être difficile.

C’est là qu’intervient  KOUDETAT !

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L’accélérateur The Family, que même la Silicon Valley nous envie, vient de lancer le programme de formation Koudetat pour former les Zuckerberg de demain.

Vous y retrouverez les fondateurs de The Family, Alice Zagury, Oussama Ammar et Nicolas Colin, anciens de l’incubateur Parisien Le Camping, ainsi que des intervenants de qualité qui vous formeront sur des bases théoriques mais aussi des exercices pratiques. Oubliez ce que vous avez appris (ou pas) à l’école, repartez de zéro, tout le monde peut devenir un entrepreneur de génie avec ce programme ! Zéro Pipo garantie.

Comment participer au cours ?
Rien de plus simple. Il vous suffit d’être motivé, plein de volonté et surtout de très bonne humeur !

3 options s’offrent ainsi à vous :
(1) KouàKou :Coût: 600 euros à chaque début de mois, sans engagement car à tout moment vous pouvez décider d’arrêter de suivre les cours, sans justification.
(2) Toutdunkou : Coût: 2 500 euros réglés à l’inscription par carte bancaire, virement ou par chèque, (soit 500 euros par mois).
(3) Kounnecté : C’est la formule à distance et sans engagement. Les cours sont accessibles en livestream ou en podcast. Les ateliers ne sont pas concernés. Il faudra venir une fois sur place pour valider l’examen par contre :) 

Et comme The Family aime Malt, et que on aime The Family (parce que ils sont vraiment excellents), ils nous ont proposé de faire profiter aux freelances Malt d’une remise de 10% sur TOUTES LES OFFRES en utilisant ce lien d’inscription : http://thefamily.co/Malt/

La fin du programme est sanctionné par un examen. Pas de pression ! Il s’agit de convaincre un jury de votre projet pour avoir accès au contact des Alumni de KOUDETAT.
Vous pourrez ainsi vous forger un réseau et lancer votre projet :)

Pour voir à quoi vous allez avoir droit en faisant partie du programme Koudetat, voici une vidéo exemple avec l’excellent Oussama, votre futur prof !

[youtube http://www.youtube.com/watch?v=JcdU1T889qc?list=PL_e3KIBwbAbXmii9AS2w-8DDt6_m2p1nQ]