Comment bien cadrer ses missions de freelance ?

Consultant digital et développeur freelance depuis sa première année d’étude à EpitechChris Chaulvet réalise des missions pour des clients divers (pures-players, startups, fonds d’investissements…), tout en assurant une gestion de projet agile.

Comment bien établir un cahier des charges ? Comment éviter certains pièges ? Faut-il établir des règles de communication avec le client ? L’équipe Malt lui a posé quelques questions sur ces sujets !

D’après ton expérience, quelle est l’erreur classique lors de l’établissement du cahier des charges ?

D’après ce que j’ai pu voir, l’erreur la plus courante est une mauvaise expression du besoin par le client. Le client et le freelance ne vont alors pas comprendre la même chose. Ce sont souvent des petits détails, mais ils font perdre du temps à tout le monde. En plus, en général, le client ne revient pas en arrière et n’accepte pas forcément de rajouter du temps supplémentaire.

Comment éviter cela alors ?

Personnellement, quand j’établis un cahier des charges, j’essaye de tout définir à la lettre avec des captures d’écran, des scénarios… Déjà, parce que cela me permet de mieux comprendre le projet mais aussi pour servir de « preuve » en cas de litige.

Comment établies-tu les conditions de paiements ?

Je les établis par rapport à mon prévisionnel, mon fonds de roulement… J’inclus aussi la durée du projet. Par exemple, si le projet dure trois mois et si le client m’impose un paiement à + 30 jours, je ne recevrais l’argent que quatre mois après le début de la mission. C’est vraiment en fonction de ma trésorerie que je peux amener de la souplesse financière au client, et non l’inverse !

Et pour bien communiquer avec le client, quels sont les outils que tu privilégies ?

Avant tout, le téléphone ! J’utilise aussi Teamviewer, Google Doc, Hangouts… Je m’adapte au client, selon ses connaissances. Mais j’essaie toujours de garder les outils que je maîtrise le mieux pour apprendre au client à les utiliser. Mon but, c’est d’apprendre au client à faire la gestion de projet parce qu’il doit être pro-actif pour répondre à mes questions, m’apporter des solutions…

Pour conclure, si tu devais donner trois conseils essentiels pour la gestion client, quels seraient-ils ?

Prendre du recul sur les conditions de paiement pour pouvoir se protéger financièrement. Cela évite des mois où l’on ne peut pas se payer, où les journées sont à rallonge pour rattraper le retard financier…

Prêter attention à la partie gestion de projet. Personnellement, je me fixe une journée par semaine pour rappeler le client afin de faire le point sur les échéances à venir et lui faire valider les tickets.

Faire attention juridiquement sur la protection des données, les accords de confidentialité… Il ne faut pas hésiter à faire appel à un cabinet d’expertise juridique, si besoin.

Pour moi, ce sont vraiment les trois points essentiels qu’il faut retenir :)

Et vous, avez -vous d’autres conseils à partager pour bien cadrer ses missions ?

4 conseils pour éviter le mécontentement d’un client

Absence de communication, manque de précision dans la demande client, prix poussés vers le bas… Pas évident de se mettre à l’abri de certaines maladresses dans la relation client quand on est freelance. Pour éviter certaines déconvenues, nous avons demandé à Emmanuel Bismuth, expert webmarketing SEO/SEA et star malter, 4 conseils pour éviter le mécontentement d’un client et multiplier les missions dans de bonnes conditions !

1. Clarifier le besoin client

« Il arrive souvent que le client ne soit pas clair dans son besoin et exprime mal ses attentes. Il est malheureusement courant d’accepter un peu trop vite une mission alors que le client n’est pas encore mûr.

L’expérience m’a appris, qu’au contraire, il faut accepter de laisser maturer le client afin de lui faire une proposition précise le moment venu, quitte à le freiner dans un premier temps. Cela ne lui fera pas peur, au contraire, il retiendra votre professionnalisme et reviendra vers vous le moment venu.

A contrario, en acceptant de travailler avec lui alors qu’il n’était pas prêt, il est probable qu’il vous reprochera votre travail en indiquant que ce n’est pas ce qu’il attendait ! »

2. Fixer des règles de communication

« Chaque client a des attentes différentes en matière de communication avec son freelance. Certains souhaitent un appel quasi quotidien tandis que pour d’autres la relation est beaucoup plus distendue.

Afin d’éviter que votre client ait le sentiment d’être oublié, il est impératif de communiquer avec lui régulièrement et de lui préciser en amont votre mode travail. Il n’est pas possible d’être joignable 24h/24h ni de répondre dans l’heure à chaque message, d’autant plus si les clients s’accumulent. En fixant des règles au démarrage de la mission, on évite beaucoup de problème pour chacune des parties. »

3. Définir précisément les objectifs  

« Il est fondamental de bien s’accorder avec le client sur ce qu’il est censé obtenir en fin de mission. Les objectifs fixés doivent être autant que possible SMART (Spécifique/Mesurable/Atteignable/Réaliste/Temps).

Lorsque, les objectifs ne sont pas clairement définis cela se retournera forcément contre le freelance à un moment ou à un autre. C’est pourquoi une note de cadrage est nécessaire pour chaque lancement de projet car le devis n’est pas censé refléter les objectifs. »

4. Être ferme sur son tarif journalier moyen

« Si votre tarif est correct, qu’il est fixé en fonction des prix observés sur le marché et vos compétences, il n’y a pas de raison d’accepter de remise importante sur votre travail !

Au delà du manque à gagner, une négociation tarifaire appuyée est souvent le signe que le client n’estimera pas à sa juste valeur le travail du freelance. En effet, passer par un freelance comporte beaucoup d’avantages mais l’expertise a un prix. Selon moi, un freelance qui se brade est un freelance qui bâcle son travail. »

Et vous, avez -vous d’autres conseils à partager pour la gestion de vos relations avec vos clients ?

Crédit photo: Vincent Bousserez