Stop à la bureaucratie ! La hausse des inefficacités dans l’entreprise

Parce qu’on l’a trouvé particulièrement intéressant, ci-dessous un résumé en français d’un article en anglaisDecluttering the company, lu sur economist.com.

Peter Drucker disait que « la tâche d’un manager consiste principalement à rendre le travail difficile pour les autres ». Les employés subissent trop de désordre et d’inefficacité, de réunions sans fin et de reportings inutiles qui les empêchent d’accomplir correctement leur travail. Depuis cinquante ans, on améliore sans cesse l’efficacité dans les usines qu’on a rendues « lean », il est temps de faire de même dans les bureaux.

De plus en plus de complexité

Selon une étude du BCG (Boston Consulting Group) la complexité des organisations a été multipliée par 6 sur les 50 dernières années. Alors que 4 ou 5 critères-clé suffisaient autrefois à mesurer la performance, il en faut aujourd’hui entre 25 et 40 pour juger une entreprise « performante », suite à la multiplication de nouveaux critères de performance comme le respect de l’environnement, la diversité culturelle etc.

Le temps perdu en réunions

Bain&Company a démontré de son côté que dans les grandes entreprises, les managers passent 15% de leur temps de travail en réunion et que ce pourcentage ne fait qu’augmenter. La plupart de ces réunions n’ont pas d’objectifs précis.

L‘explosion du nombre d’emails

La gestion des e-mails constitue la troisième source d’inefficacité dans les entreprises.  Le nombre de messages reçus par les managers est passé de 1000/an en moyenne à 30 000 depuis 1970. Chaque e-mail exige une réaction de la part de celui qui le reçoit, soit une perte de temps monumentale en 30 ans.

Un problème sans solution ? 

Bien entendu, une partie des ralentissements et inefficacités des systèmes est inévitable et parfois la complexité est la rançon du succès. Une entreprise de 30000 salariés ne pourra jamais avoir la simplicité de fonctionnement d’une TPE. Ces dysfonctionnements pèsent cependant sur la productivité et sur le moral des salariés qui les subissent. Là encore, des études montrent que ce genre de blocages limite la créativité et la motivation dans l’entreprise.

Quelles sont les solutions ? Les grandes entreprises doivent régulièrement mener des campagnes contre la complexité interne. Jeffrey Immelt, a mis en place une « culture de la simplification » chez General Electrics, avec pour objectif de réduire les coûts de fonctionnement de 18,5% du chiffre d’affaires en 2011 à 12% en 2016. Alan Mulally, en 2006, a organisé un audit des réunions chez Ford et a remplacé des semaines entières de meetings par une courte réunion hebdomadaire ou chacun avait pour ordre d’aller droit au but. Chez Intel, on a supprimé les réunions sans « objectif spécifique ».

Perte de temps, perte d’argent

Le meilleur moyen de limiter l’inefficacité dans l’entreprise et d’obliger les managers à justifier tout processus bureaucratique, par exemple, en faisant de la diminution du nombre de réunions, memos etc. demandés par les managers aux membres de leur équipe un critère de performance. Comme Bain l’a souligné, le bien le plus précieux dans une entreprise est le temps de ses employés, et les sociétés devraient apprendre à manager ce temps avec la même efficacité qu’elles gèrent leurs actifs financiers.

 Lire l’article original (en VO)

Quelques citations à afficher au dessus de son lit

Chez Malt, on a la chance de rencontrer régulièrement des freelances dans tous les métiers. Ce qui nous frappe, c’est que malgré la diversité des personnalités et des personnes rencontrées, les malters partagent certains traits caractéristiques. Vous êtes indépendant ? Vous êtes créatif et entrepreneur dans l’âme? Voici quelques citations d’autres créatifs, entrepreneurs ou esprits libres qu’on aime tout particulièrement et qui devraient vous plaire à vous aussi !

Pour ne pas se décourager quand on est seul pour affronter les erreurs de codes, le design qui ne marche pas, les clients qui ne rappellent pas et autres problèmes quotidiens de la vie en freelance : 

Citation Churchill : Le succès c'est d'aller d'échec en échec sans perdre son enthousiasmeQuote Churchill

Pour proposer à ce client votre créa que vous trouvez vraiment réussie mais qui n’a rien à voir avec le brief initial :  

 Creativity Takes courage - MatisseQuote Steve Jobs innovation is the difference between a leader and a followerQuote Creativity is intelligence having Fun Esintein

Pour ceux qui rêvent de passer en freelances mais n’osent pas sauter le pas : 

Quote Steve Jobs your time is limited so don't waste it living someone else life

Quote Steve Jobs love what you do

Pour ceux qui parfois doutent de l’importance du design : 

Quote Steve Jobs Design is how it works

Ces citations nous motivent au quotidien, alors on espère qu’elles auront le même effet sur vous. Si vous avez des citations fétiches vous aussi, n’hésitez pas à nous les proposer !

Bien écrire pour le web : quelques conseils de base

 

Chez Malt, comme on se pose beaucoup de questions, il nous arrive de lire des livres sur un peu tout et n’importe quoi. La semaine dernière on a lu (en anglais, parce qu’on lit même en anglais !) : Nicely Said, writing for the web with style and purpose de Nicole Fenton et Kate Kiefer Lee (de Mailchimp). Bien écrire sur le web c’est indispensable non seulement pour un freelance Rédacteur ou Community Manager, mais aussi pour n’importe quel métier qui demande un peu de communication sur Internet. C’est pourquoi, on vous a résumé les concepts principaux en quelques mots…

 

1) Posez-vous les bonnes questions avant de vous lancer

Que vous soyez en train d’écrire une news, une FAQ, un article de blog ou un tweet, réfléchissez avant de vous lancer :

  • Qui est la cible de votre texte ?
  • Quel est l’objectif de la communication que vous vous apprêtez à envoyer ?
  •  Quel sera le moyen le plus efficace d’atteindre cet objectif ?
  • Comment exprimer que votre produit ou service est unique sans avoir l’air de vouloir vous vendre à tout prix ?

2) Préparez en amont, ça vous évitera de perdre du temps

Une fois que vous savez à qui vous vous adressez et dans quel but, essayez de clarifier et de résumer le but de votre projet.

Avant de commencer à écrire :

  • Faites des recherches
  • Définissez clairement votre message
  • Établissez un objectif concret

–> « concret » ça veut dire : spécifique, quantifiable, réaliste et mesurable, par exemple, engendrer 10 ventes, augmenter l’audience de 10% etc.

  • Prenez en compte les considérations techniques
  • Faites un plan

3) Votre premier jet

Vous avez fait vos recherches, vous avez un plan, vous n’y échapperez pas : il est temps de commencer à écrire ou tout du moins, d’écrire un premier jet.

Une écriture efficace est :

  • Claire
  • Concise
  • Utile
  • Agréable à lire et amicale

Clarté : 

  • Le style est secondaire, ce qui compte, c’est le message
  • Inutile d’utiliser des mots compliqués, choisissez toujours le mot le plus simple
  • Soyez cohérents, utilisez toujours le même mot pour parler d’un même concept. Par exemple, ne dites pas « notifications » quelque part et « messages d’alerte » au paragraphe suivant si vous parlez de la même chose.
  • Utilisez les outils à votre disposition pour mettre en avant les points-clé : écrivez en gras, en italique, soulignez
  • Réfléchissez à vos titres, ils doivent être clairs et refléter le contenu avec précision
  • N’hésitez pas à inclure des liens utiles, même s’ils font sortir de votre site
  • Utilisez des mots-clé
  • Citez vos sources si nécessaire

Concision : 

  • L’internaute est volatile et reste rarement plus de quelques minutes sur une page, alors plus c’est court, mieux c’est. 
  • Attention aux avalanche d’adjectifs et d’adverbes, trop de qualificatifs risquent de diluer votre message.
  • Supprimer les introductions lourdes et inutiles du type « nous sommes heureux de vous annoncer que… » ou « Nous vous écrivons pour… ». Allez droit au but.
  • Organiser vos pensées de manière visuelle : le web vous permet d’utiliser des images, des encarts, des couleurs etc., utilisez ces medias pour porter votre message
  • Faites des paragraphes courts, séparez-le avec des titres et des sous-titres

Utilité : 

Mettez-vous à la place de votre lecteur : qu’a-t-il envie de lire ? Ne le décevez pas et soyez honnête. écrivez comme vous parlez, sincèrement et uniquement si vous avez quelque chose à dire. 

Sympathie : 

Cela parait évident, mais pensez à être toujours courtois, exprimez vos opinions, mais restez toujours politiquement correct. Attention à l’humour, c’est bien de faire des blagues, mais n’en faites pas trop.

Trouvez le bon ton, celui qui mettra vos lecteurs à l’aise, un ton humain et enthousiaste. Le ton doit être adapté à la cible, mais aussi à la culture de votre entreprise et à ses valeurs : un cabinet d’avocats ne communiquera pas sur le même ton qu’un restaurant végétarien. Il varie aussi selon le support : vous pouvez vous adresser plus familièrement à vos fans Facebook qu’à des prospects qui n’ont jamais entendu parler de vous.

4) Relisez-vous et demandez des opinions extérieures

Laissez reposer votre texte jusqu’au lendemain, demandez l’opinion des autres et tenez-en compte. Demandez du feedback précis : est-que c’est clair ? Trop ou pas assez détaillé ? Est-ce que c’est fluide ?

Et hop, pour finir : lisez cet article très bien fait sur le Journal du Net qui vous permettra d’éviter quelques fautes d’orthographe de base.

À bientôt sur malt !