4 tips pour bien collaborer entre freelances, même à distance

Pour une mission avec Neoness, Laure Alfonsi, chef de projet freelance, a fait appel à 4 autres freelances, chacun spécialiste dans leur domaine. Comment constituer une équipe de freelances, à distance, en l’étant soi-même ? Découvrez ses tips et son retour d’expérience 👇

Mettre l’accent sur la personnalité des freelances

C’est vraiment ça qui fait toute la différence selon moi. Il est essentiel de créer une atmosphère d’équipe, de la souder, malgré la distance. Et pour ça, il faut les bonnes personnalités. Des gens talentueux et humbles, capables de se remettre en question pour faire toujours mieux, se montrer solidaires, des gens généreux, prêts à s’entraider, à partager leur savoir. Un freelance dans une équipe est autonome mais n’est pas un solitaire.

Trouver les bons outils pour communiquer

Mettre en place les outils qui rendent les différents membres de l’équipe accessibles (Slack, Skype, Hangout ou autre) est vraiment à ne pas négliger ! Au-delà de ça, il faut veiller à mettre en place une démarche projet qui incite à la communication (conférence vidéo avec tous les membres de l’équipe tous les matins par exemple) de façon à ce que chacun sache quel est le rôle de l’autre, ce qu’il fait, comment il va s’y prendre, qu’on puisse partager sur nos doutes, demander un avis, une précision…

Encourager les échanges informels

Il n’y a pas de machine à café où se regroupent les membres de l’équipe, ça se fait donc moins naturellement, mais c’est très important. Il faut donc trouver des occasions pour discuter d’autre chose que du projet de temps en temps.

Offrir de la flexibilité

La plupart des freelance le sont pour ça. Si on demande à un freelance de porter les intérêts de l’équipe, il faut également que l’équipe soutienne les intérêts du freelance. En terme d’horaires par exemple, il est important que les équipes aient des horaires de travail en commun pour pouvoir « se pinger » mais ça ne nécessite pas d’être rigides sur le sujet. D’autre part, si quelqu’un a besoin de bosser en décalé et commencer sa journée plus tard, un jour, c’est important de reporter la conférence vidéo du matin de manière toute naturelle. Et on essaie de caler les réunions autant que possible à des horaires qui arrangent tout le monde ! On est tous acteurs et responsables du succès du projet, si le chef de projet prend en charge l’organisation car c’est son rôle, tous n’en ont pas moins leur mot à dire pour que tout se goupille au mieux.


Son retour d’expérience avec Neoness 💼

Peux-tu expliquer en quelques lignes le contexte de la mission et la problématique à laquelle tu as du répondre chez Neoness ?

Neoness a fait appel à moi via Malt dans le cadre de la refonte de leur site web. Une agence était mandatée pour sa réalisation. Le projet n’avançant pas comme espéré, ils souhaitaient faire appel à des compétences externes pour piloter le projet et le prestataire. Quelques semaines après mon arrivée, l’agence s’est retirée du projet. Heureusement, nous n’étions qu’en phase de conception. J’ai alors pu former rapidement une équipe grâce à Malt et à mon réseau pour reprendre le projet en l’état. Le premier à démarrer a été Kévin Husson, développeur PHP et Drupal, rencontré via Malt sur un autre projet et avec qui j’ai toujours beaucoup de plaisir à travailler. L’ont rejoint Mounir Chraïbi, sur la créa, que je connais bien aussi et dont la qualité des livrables ne change pas, Pauline Quillet pour la créa et l’intégration et Thomas Bosviel pour le développement Drupal. J’ai fait une belle découverte avec ces deux derniers sur cette mission.

Quelles compétences as-tu mis en oeuvre dans le cadre de cette mission ?

Les compétences classiques de gestion de projet agiles (choix des ressources, démarche projet, mise en place des outils, suivi du projet, gestion du backlog, pilotage des sprints…). La mise en place du projet fait partie des phases les plus critiques, une fois que tout est en place, que chacun a bien son périmètre et son rôle, tout roule. Il ne faut pas négliger le pilotage mais on a déjà écarté les plus gros risques du projet en travaillant dessus bien en amont. Les compétences que nous avons soigneusement choisies sont là pour identifier et palier les risques qui surviendraient

Comment as-tu formé l’équipe de freelances avec laquelle tu as travaillé ? Sur quels critères ?

Mes deux critères principaux sont la compétence technique (ou créa) et la personnalité. Je ne m’intéresse pas du tout à la localisation, tant qu’on reste sur un fuseau horaire proche. Pour tous les projets sur lesquels je suis amenée à constituer une équipe, je m’intéresse avant tout à l’expertise dont j’ai besoin, évidemment. Ensuite, la capacité d’apprentissage et à se remettre en question sont essentiels, en particulier dans un environnement digital et agile où ce qu’on sait est un atout, mais ne suffit jamais, car le contexte évolue constamment. Enfin, la capacité à travailler en équipe est cruciale, surtout à distance, où la communication non verbale est rare, et sur des projets où les échéances sont courtes. On n’a pas le temps de perdre du temps ! D’autre part, lorsque j’ai besoin d’une nouvelle compétence dans l’équipe, je m’assure toujours que le freelance pressenti pour nous rejoindre échange avec le reste de l’équipe. C’est très important pour moi que chacun se sente à l’aise et que tous me confirment qu’ils sont partants pour travailler ensemble. Si je sens des réserves, quelles qu’elles soient (un des membres de l’équipe déjà formée ou le freelance qui la rejoindrait), je ne prends pas le risque. La fluidité de la communication est trop importante. C’est le rôle du chef de projet de réunir les compétences, mais sur ce genre de décision, l’adhésion de tous ne peut pas être négligée.

Comment étiez-vous organisé : sur place ou en télétravail ?

J’étais sur site la majorité du temps. Tout le reste de l’équipe était à distance.

Quel bilan dresserais-tu de ce projet ?

Le projet a duré 10 mois avec 3 personnes à temps plein (1 profil design/intégration, deux développeurs), 1 profil design qui est intervenu à temps partiel et le chef de projet à temps partiel.

Si je devais faire un bilan, je dirais que, même si je suis pas à mon coup d’essai sur la formation de ce type d’équipe, j’apprends à chaque fois plein de nouvelles choses, à mieux recruter, plus vite, à monter des démarches agiles plus efficaces, plus qualitatives et plus agréables pour les équipes. Ce projet m’a confirmé que Malt était un bon intermédiaire pour trouver des talents. Le site est sorti fin avril. Tout le monde, côté client et freelance m’a dit être satisfait.

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